Déclencher des événements dans un dossier
Saisissez les étapes clés d'un parcours : entrée, sortie, abandon, changement de phase pour marquer les moments importants et déclencher les actions automatiques.
Objectif
Maîtriser l'utilisation des événements pour suivre précisément les étapes d'un parcours et déclencher les actions automatiques associées.
Qu'est-ce qu'un événement ?
Un événement représente une étape marquante dans le parcours d'un bénéficiaire :
- Entrée en prestation : début officiel du parcours
- Sortie : fin du parcours (positive, abandon, rupture)
- Changement de phase : passage d'une étape à une autre
- Validation d'une étape : validation d'un objectif intermédiaire
- Événements personnalisés : selon votre paramétrage
Les événements permettent de :
- Marquer les étapes importantes du parcours
- Déclencher des actions automatiques (notifications, facturation, etc.)
- Constituer un historique précis du parcours
- Calculer des indicateurs (durée, taux de réussite, etc.)
Déclencher un événement
Accéder à l'onglet Événements
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Allez dans l'onglet "Événements" (dans la barre d'onglets du dossier)
- Cliquez sur "+ Nouvel événement" ou "Ajouter un événement"
- Le formulaire de création s'ouvre
Renseigner l'événement
Type d'événement :
- Sélectionnez le type dans la liste déroulante
- Les types disponibles dépendent de votre paramétrage (Admin > Prestations > Événements)
- Exemples : Entrée, Sortie positive, Abandon, Changement de phase, etc.
Date :
- Date de l'événement : date à laquelle l'événement s'est produit ou se produira
- Par défaut : date du jour
- Peut être modifiée pour des événements passés ou futurs
Commentaire :
- Description détaillée : précisez les circonstances de l'événement
- Motif : pour les abandons ou ruptures, expliquez la raison
- Résultats : pour les sorties positives, décrivez les résultats obtenus
Informations complémentaires :
- Selon le type d'événement, des champs supplémentaires peuvent apparaître
- Exemples : nouveau statut, nouveau financeur, etc.
Enregistrer l'événement
- Vérifiez toutes les informations saisies
- Cliquez sur "Enregistrer" ou "Créer l'événement"
- L'événement est ajouté à l'historique du dossier
Événements courants
Entrée en prestation
Quand l'utiliser :
- Début officiel du parcours
- Première séance réalisée
- Validation de l'entrée par le financeur
Informations à renseigner :
- Date d'entrée
- Commentaire : contexte de l'entrée, objectifs initiaux
Impact :
- Mise à jour du statut du dossier en "En cours"
- Début du calcul des durées
- Déclenchement possible de notifications
Sortie positive
Quand l'utiliser :
- Formation terminée avec succès
- Objectifs atteints
- Retour à l'emploi
- Fin normale du parcours
Informations à renseigner :
- Date de sortie
- Commentaire : résultats obtenus, objectifs atteints, suite du parcours
Impact :
- Mise à jour du statut du dossier en "Terminé"
- Calcul final des durées et heures réalisées
- Déclenchement possible de notifications au financeur
- Génération possible d'attestations
Abandon
Quand l'utiliser :
- Le bénéficiaire ne vient plus aux séances
- Arrêt volontaire du parcours
- Impossibilité de continuer
Informations à renseigner :
- Date d'abandon
- Motif obligatoire : raison de l'abandon
- Exemples : problème personnel, changement de situation, perte de motivation, etc.
- Commentaire : détails supplémentaires
Impact :
- Mise à jour du statut du dossier en "Abandonné"
- Arrêt du calcul des durées
- Notification au financeur (si configuré)
- Blocage possible de la facturation des séances non réalis ées
Rupture
Quand l'utiliser :
- Rupture du contrat de formation
- Arrêt décidé par le financeur
- Incompatibilité avec le bénéficiaire
Informations à renseigner :
- Date de rupture
- Motif : raison de la rupture
- Commentaire : circonstances détaillées
Impact :
- Mise à jour du statut du dossier
- Notification aux parties prenantes
- Gestion de la facturation selon les modalités contractuelles
Changement de phase
Quand l'utiliser :
- Si le parcours comporte plusieurs phases distinctes
- Passage d'une étape à une autre
- Validation d'un objectif intermédiaire
Exemples de phases :
- Bilan initial : phase de diagnostic
- Phase d'accompagnement : phase principale du parcours
- Phase de consolidation : phase de renforcement
- Bilan final : phase d'évaluation
Informations à renseigner :
- Date du changement
- Phase précédente et nouvelle phase
- Commentaire : éléments marquants de la transition
Impact :
- Mise à jour du suivi du parcours
- Calcul des indicateurs par phase
- Possibilité de déclencher des actions spécifiques
Impact des événements
Certains événements déclenchent automatiquement des actions selon votre paramétrage :
Mise à jour du statut
- Entrée → Statut "En cours"
- Sortie positive → Statut "Terminé"
- Abandon → Statut "Abandonné"
- Rupture → Statut "Rupture"
Calcul des indicateurs
- Durée du parcours : calculée entre l'entrée et la sortie
- Heures réalisées : cumul des séances validées
- Taux de présence : calculé selon les séances émargées
- Taux de réussite : selon les objectifs atteints
Notifications
- Notification au financeur : envoi automatique d'email/SMS
- Notification au bénéficiaire : information sur l'évolution du parcours
- Notification à l'équipe : alerte pour suivi
Facturation
- Déblocage de la facturation : après validation de certaines étapes
- Blocage de la facturation : en cas d'abandon ou rupture
- Génération d'échéances : selon les modalités de la convention
Génération de documents
- Attestations : génération automatique après sortie positive
- Bilans : création de documents de synthèse
- Rapports : génération de rapports pour le financeur
Historique des événements
L'onglet "Événements" affiche :
Chronologie complète :
- Tous les événements du dossier dans l'ordre chronologique
- Du plus ancien au plus récent (ou inversement selon votre préférence)
Détails de chaque événement :
- Type : nature de l'événement
- Date : date de l'événement
- Auteur : qui a saisi l'événement
- Commentaire : description détaillée
- Statut : si l'événement a déclenché des actions
Actions possibles :
- Consulter : voir les détails d'un événement
- Modifier : corriger un événement (si droits)
- Supprimer : retirer un événement (si droits)
Bonnes pratiques
Pour un suivi efficace
Déclenchez les événements dès qu'ils se produisent pour avoir un historique précis et déclencher les actions automatiques au bon moment.
Ajoutez toujours un commentaire détaillé, surtout pour les abandons et ruptures. Cela aide au suivi et à la compréhension des situations.
Pour la conformité
Certaines formations nécessitent de déclarer les entrées et sorties. Utilisez les événements pour respecter ces obligations.
L'historique des événements constitue une trace légale du parcours. Ne supprimez pas les événements sans raison valable.
Cas particuliers
Événement déclenché par erreur
Si vous avez déclenché un événement par erreur :
- Ouvrez l'événement dans l'historique
- Modifiez-le ou Supprimez-le (si droits)
- Les actions automatiques déclenchées peuvent nécessiter une intervention manuelle
Événement manquant
Si vous avez oublié de déclencher un événement :
- Créez l'événement avec la date réelle (pas la date du jour)
- Ajoutez un commentaire expliquant que l'événement est saisi a posteriori
- Les actions automatiques peuvent ne pas se déclencher si elles sont liées à la date
Plusieurs événements le même jour
Si plusieurs événements se produisent le même jour :
- Créez-les séparément pour garder une trace précise
- Ordonnez-les dans les commentaires si nécessaire
- L'ordre d'enregistrement peut être important pour certaines actions automatiques
Pour aller plus loin
Guide : Compléter le dossier Guide : Suivre les présences Référence : Événements Paramétrage : Paramétrer les événements
Prochaines étapes
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