Automatiser les envois de mails et sms

Il est possible d'envoyer automatiquement mails et sms de convocation, de confirmation de rendez-vous, etc. Pour cela, il est nécessaire d'indiquer à téo une série de règles d'envoi.

Ces règles se créent dans l'admin. L'accès à l'écran Automatisation est accessible aux utilisateurs disposant du droit Courrier et questionnaires.

Créer les règles d'automatisation

Rendez-vous dans l'admin, puis dans l'écran Automatisation.

Cliquez sur le bouton Ajouter une règle

Donnez lui un nom comme par exemple convocation, rappel, proposition de rendez-vous… Afin que le libellé soit le plus clair possible, vous pouvez également préciser la règle, comme par exemple "Rappel de rendez-vous J-2".

Choisissez le moment qui va déclencher l'envoi. Trois possibilités s'offrent à vous :

• La date de la séance d'activité en face à face : vous désirez faire partir un mail ou sms avant ou après toutes les séances de toutes les prestations. Seules les séances avec une action s'appliquant au bénéficiaire et au conseiller sont concernées.
• La date du début du dossier : vous désirez faire partir le mail ou le sms avant ou après le premier rendez-vous d'une prestation
• La date de la séance associée à une action : vous désirez faire partir le mail avant ou après une séance en particulier. Il sera alors nécessaire de préciser laquelle dans la liste déroulante du champ *Action *associée au déclenchement

Les champs Délai et moment : choisissez le moment de l'envoi automatique par rapport au déclenchement indiqué ci-dessus. Par exemple, inscrivez 1 dans le champ Délai puis choisissez Avant dans le champ moment. Si vous avez choisi le déclenchement Date de la séance d'activité en face à face, le mail ou le sms sera alors envoyé la veille de chaque séance entre le conseiller et le bénéficiaire tout au long de la prestation. Si vous souhaitez envoyer un questionnaire ou un sms le jour même pour un rendez-vous à venir, inscrivez 0 dans le champ Délai.

Le champ Action à effectuer vous permet d'indiquer si votre choix se porte sur un mail ou un sms. Attention, il est nécessaire d'activer l'option Envoi de SMS dans l'admin pour envoyer des sms (Installation>sms). Toute les informations concernant les sms sont indiquées sur cet écran.

Calcul des délais

Pour compter le délai de déclenchement à indiquer dans la règle, tenez compte du jour courant. Imaginons un mail ou un sms devant être envoyé deux jours avant le rendez-vous. Si le rendez-vous est positionné un vendredi, le bénéficiaire recevra le mail ou le sms le mercredi matin précédant son rendez-vous.

Les mails et sms sont envoyés toutes les nuits aux alentours d'une heure du matin.

Notez que quand une règle est créée et activée, elle s'applique à partir du jour même.

Si un nouveau dossier ou une nouvelle séance est créée, le bénéficiaire recevra un mail ou un sms dans l'heure si le dossier ou la séance a hérité d'une règle de déclenchement le jour même.

Créer les modèles de mails et de sms

Dans le champ Sujet, renseignez l'objet du mail.

Dans le champ Expéditeur, il est possible de renseigner l'adresse mail du conseiller ou une des adresses renseignées dans l'installation de l'admin.

Le bouton Afficher les marqueurs téo bascule sur les marqueurs téo edit vous permettant de personnaliser votre mail ou sms. Notez que vous pouvez utiliser des marqueurs également dans le sujet, par exemple : "votre rendez-vous du XXX".

Déclenchement et marqueurs

Pour les envois de mails et sms automatiques, seuls les marqueurs téo edit fonctionnent.

Si vous utilisez le déclenchement Date de début de dossier, vous utiliserez les marqueurs de la catégorie Dossier.

Si vous utilisez les déclenchements Date de la séance d'activité ou date de la séance associée à une action, vous utiliserez les marqueurs des catégories Dossiers et Séances

Le bouton Ouvrir le centre d'images permet d'entrer dans la banque d'images de téo (Admin>Images). Ainsi, vous pouvez par exemple afficher votre logo dans votre mail.

Le texte de votre message, avec les marqueurs, est à écrire dans la zone de saisie située juste en dessous.

Il est possible de tester le texte de votre mail ou sms, alors que la règle n'est pas encore activée, en cliquant sur le bouton *orange Tester le texte fusionné. *Le texte fusionne alors avec les marqueurs du dernier dossier concerné par un envoi du même type. Cela permet de visualiser le texte avant de rendre la règle active.

Le test de la fusion peut également être réalisé dans l'écran Email et sms de la production en cliquant sur le bouton Afficher les règles inactives.

Rendre la règle active

N'oubliez pas de rendre la règle active en cliquant sur le bouton Règles actives tout en haut de l'écran.

L'écran de contrôle Emails et sms de la production vous permet de contrôler les envois programmés et l'historique des envois passés

L'écran Aujourd'hui de l'agenda vous permet de continuer à envoyer plusieurs mails en même temps