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Créer une règle d’envoi automatique

Le module Automatisation de téo permet d’envoyer automatiquement un email ou un SMS à partir d’un événement déclencheur.
Cela peut être utile pour :

  • Envoyer un questionnaire de satisfaction après une prestation ;
  • Adresser une convocation avant un rendez-vous ;
  • Programmer un rappel ou un message personnalisé à une date clé.

Accéder aux règles​

Rendez-vous dans Paramétrage > Automatisation pour consulter la liste des règles déjà configurées.

Chaque ligne indique :

  • Le nom de la règle ;
  • Le déclencheur (ex. date de fin de dossier, séance en face-à-face…) ;
  • Le délai (ex. 2 jours après la date) ;
  • Le statut (Active / Inactive).

Créer une nouvelle règle​

Cliquez sur + Nouvelle règle pour configurer une règle d’envoi automatique.

Étapes de paramétrage​

  1. Nom de la règle : donnez un nom explicite (ex. "Questionnaire prescripteur", "Convocation bilan").
  2. Déclencheur :
    • Date de fin du dossier
    • Date de la séance d’activité
    • Date de la séance associée à une action (pour les rappels)
  3. Délai : précisez combien de jours avant ou après le déclencheur l'envoi doit se produire.
  4. Action à effectuer :
    • Envoyer un email
    • Envoyer un SMS

Modèle de message​

  • Sujet (pour les emails) ;
  • Expéditeur (adresse email utilisée) ;
  • Corps du message avec possibilité d’insérer des marqueurs dynamiques (ex. nom du bénéficiaire, lien vers un questionnaire) ;
  • Nombre de rappels possibles si besoin.

info Liens avec les questionnairesPour envoyer automatiquement un questionnaire, sélectionnez-le dans le champ dédié en bas de l’écran.
Le lien vers ce questionnaire sera inséré automatiquement dans le message si vous utilisez le marqueur {{ questionnaire.url }}.
Si le questionnaire sélectionné est valide, il sera considéré comme lié à une règle automatique (le tag “Automatique” s'affichera dans la liste des questionnaires).

Exemple d'utilisation​

  • Questionnaire de satisfaction :
    • Déclencheur : Date de fin du dossier
    • Délai : 2 jours après
    • Action : Envoyer un email
    • Texte type :
  • Convocation à une séance :
    • Déclencheur : Date de la séance d’activité
    • Délai : 2 jours avant
    • Action : Envoyer un SMS
    • Contenu du SMS :

Gestion des règles​

  • Les règles peuvent être activées/désactivées à tout moment ;
  • Vous pouvez également les modifier ou supprimer depuis la liste ;
  • Un test d’envoi est possible pour vérifier le contenu du message.

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