Créer un questionnaire

téo permet de réaliser des questionnaires répondant à des besoins diverses :

• Questionnaires de satisfaction
• Questionnaires de positionnement
• Questionnaire de suivi
• Questionnaires servant à tracer des données chiffrées (nombre d'enquêtes métiers réalisées par exemple)
• Questionnaires de prospection

Tous les questionnaires font l'objet de traitements statistiques que vous retrouverez dans l'écran Stats Questionnaires de la production.

Création du questionnaire

Le questionnaire se créé depuis l'écran Questionnaires, depuis l'admin. Cliquer sur Nouveau pour que les champs de création se déploient.

La création du questionnaire comprend deux écrans :

• Les données principales du questionnaire
• La liste des questions où se créé les questions et les champs de réponses du questionnaires

Testez et modifiez

A tout moment, il est possible de tester le rendu du questionnaire en cliquant sur la fonctionnalité Tester en haut à droite de l'écran. Une fois créées les questions s'inscriront en bas de votre écran. Pour pouvoir les modifier, il suffit de cliquer dessus.

Prévoir un mail type

Afin que le questionnaire puisse partir depuis téo (et revenir), il est nécessaire de le lier au mail type qui sera envoyé. Dans le corps du mail, inscrivez le lien sur lequel devra cliquer la personne qui recevra le questionnaire : DossierLienQuest.

Un seul modèle de mail peut être fait pour l'ensemble des questionnaires. Il est aussi possible de réaliser un modèle de mail par questionnaire. Si les destinataires sont des types de publics différents (clients, financeurs etc...), il sera nécessaire de réaliser un mail par type de public.

Renseigner les données principales

• Questionnaire : titre donné au questionnaire
• Date de début et de fin : permet de rendre le questionnaire disponible sur une durée. Le questionnaire sera alors disponible pour tous les dossiers dont la date de début est postérieure à la date renseignée.
• Rattacher le questionnaire à un mail type.
• Afficher les questions l'une après l'autre : affichage conseillé car l'enregistrement des réponses se fait au fur et à mesure. Si cette case est décochée alors le destinataire doit valider le questionnaire à la fin.
• Uniformisation automatique des questions : si la case est cochée téo gère l'homogénéité de la police, style, taille de caractères, emplacement du texte. L'uniformisation ne s'applique pas aux sections.
• Bannière : pour créer l'en tête de votre questionnaire, il est possible de créer une image (2000x500) ou d'utiliser votre logo. Depuis le picto images du champ Bannière, vous basculez directement dans la banque d'images et allez copier le lien de l'image pour l'inscrire ici.
• Retour autorisé : le destinataire pourra revenir en arrière
• Anonyme : les réponses au questionnaire alimentent les statistiques mais elles ne sont pas accessibles depuis le dossier du bénéficiaire. Il n'est plus possible de cocher la case conseiller.
• Conseiller : le questionnaire est envoyé au conseiller (cas d'un questionnaire de fin de formation qui lui est adressé par exemple).
• Destinataire : selon le destinataire, cocher la bonne case : le questionnaire peut être envoyé au bénéficiaire du dossier, au contact admin (par exemple le financeur) ou au prescripteur (par exemple le client). Ces champs doivent bien sûr être renseignés dans le dossier pour fonctionner.
• Notification : cocher une des cases si vous souhaitez que la personne sélectionnée reçoive une notification quand le questionnaire sera retourné ou Désactiver si vous ne souhaitez aucune notification. Cliquer sur Autre et entrer une adresse mail dédiée est pratique, pensez-y ! Si la gestionnaire du dossier quitte votre structure, les notifications n'arriveront pas sur une boîte mail fermée mais sur cette boîte dédiée.

Rattacher le questionnaire à une ou plusieurs prestations

Dans la zone suivante, appelée Prestations, il est nécessaire de rattacher le questionnaire aux prestations pour lesquelles ils doivent être à disposition depuis l'écran Compléments et suivi.

Il est également possible de paramétrer un moment de déclenchement par rapport à cette prestation :

• soit un nombre de jours avant ou après le début ou la fin du dossier
• soit après la validation d'une action

L'envoi n'est pas automatique. Vous retrouverez votre questionnaire dans l'écran Complément et suivi du dossier. Même si la règle du déclenchement n'est pas atteinte, un bouton "Forcer l'envoi" permettra d'envoyer le questionnaire.

Créer les questions et les champs de réponses

La question se créée directement dans l'éditeur de texte de la zone Ajouter une question.

Cocher le type de réponse que vous voulez obtenir grâce aux boutons radio. Les grands types de questions que vous pouvez créer sont :

• La section sert à introduire plusieurs questions, à donner une consigne, un texte d'explication ou d'introduction. Elle n'appelle pas de réponse de la part du destinataire.
• Choix multiple : plusieurs réponses seront possibles. Saisissez les réponses une à une en validant à chaque fois
• Unique : un seul choix sera possible. Saisissez les réponses une à une en validant à chaque fois.
• Libre : une zone de saisie permettra au destinataire d'écrire quelques lignes. Le champ texte simple lui permettra d'inscrire un mot (un nom, prénom par exemple). Le champ texte multiligne lui permettra d'écrire un texte plus long. Le champ nombre entier permettra au destinataire d'inscrire un nombre. Le champ nombre décimal, un nombre décimal. Notez que les statistiques peuvent avoir lieu sur les champs Nombre entier et Nombre décimal mais pas sur les zone de saisie libre.
• Critères : ce type de question permet d'afficher des tableaux de critères (échelle de Lickert). Renseignez d'abord la liste des critères séparés par un point virgule dans le champ "Critères => Ex 1;2;3;4 ou En présentiel; Mixte; En distanciel ou encore Pas du tout satisfait; Insatisfait; Satisfait, Très satisfait. Validez. Entrez les différentes réponses en validant à chaque fois. En cas de question unique n'appelant qu'une seule échelle de Lickert entrez "Votre réponse ci-contre" dans le champ Réponse.

Le bouton Sauvegarder permet d'enregistrer chaque réponse. Le bouton Terminer fait basculer la question dans la zone Liste des questions.

La validation du questionnaire

téo renverra automatiquement le questionnaire quand la dernière question sera validée. Afin que le bénéficiaire comprenne que son questionnaire a été renvoyé, il est préférable de créer une dernière question de type Section afin de le remercier et de lui indiquer que son questionnaire a bien été renvoyé.

Envoyer le questionnaire

Envoyer le questionnaire

Retour de questionnaire

La date de retour s'incrémentera dans l'écran Complément et Suivi du dossier à côté de la date d'envoi dès que le bénéficiaire aura validé la dernière question du questionnaire.