Activité flo 📝

flo est une application compagnon de téo qui permet de gérer des formulaires d'accompagnement avancés. Quand une prestation est liée à une activité flo, vous pouvez remplir un formulaire structuré directement depuis le dossier.

Comment ça marche ?

Accéder à l'activité

Depuis la vue simple du dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Repérez le bouton "Ouvrir l'activité flo liée" (avec le logo flo)
3. Cliquez dessus
4. flo s'ouvre dans un nouvel onglet

Depuis le menu du dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Menu latéral > Activité (avec le logo flo)
3. Cliquez dessus

Indicateurs visuels

Situation	Affichage
✅ Activité disponible	Bouton actif avec logo flo
⚠️ Aucune activité liée	Bouton grisé + message "Aucune activité n'est liée à la prestation"
⚠️ Pas de prestation	Bouton grisé + message "Le dossier n'a pas de prestation"

Remplir le formulaire

Une fois dans flo :

Navigation

• Le formulaire est organisé en sections ou onglets
• Utilisez le menu de navigation pour passer d'une section à l'autre
• Certaines sections peuvent être optionnelles

Types de champs

Type	Description	Exemple
Texte	Champ libre	Nom, commentaire
Paragraphe	Zone de texte longue	Description détaillée
Choix	Sélection unique ou multiple	Niveau d'études, compétences
Switch	Oui/Non	Accord validé, critère rempli
Date	Sélecteur de date	Date de naissance
Tableau	Grille de données	Liste d'expériences

Sauvegarder

• Sauvegarde automatique : vos données sont enregistrées au fur et à mesure
• Ou cliquez sur le bouton Enregistrer pour forcer la sauvegarde
• Une confirmation s'affiche

Terminer l'activité

Selon le formulaire :

• Vous pouvez marquer l'activité comme terminée
• Ou simplement fermer l'onglet et revenir à téo

Revenir à téo

Plusieurs options :

• Fermez l'onglet flo
• Cliquez sur le lien "Retour" (si présent)
• Revenez sur l'onglet téo dans votre navigateur

Utiliser les données dans les documents

Les données saisies dans flo sont automatiquement disponibles pour générer des documents dans téo.

Dans les modèles de documents

Les administrateurs peuvent utiliser des variables flo dans les templates :

Syntaxe	Description
{d.form.nom_du_champ}	Valeur d'un champ texte
{d.form.nom_du_champ_d}	Date formatée
{d.form.choix.option}	Si une option est sélectionnée
{d.form.choix.selection}	Label de l'option choisie

Important : Les variables disponibles dépendent de chaque modèle de formulaire flo.

Exemple concret

Si vous avez saisi dans flo :

• Objectif professionnel : "Reconversion dans le numérique"
• Date de début souhaitée : 01/03/2024

Ces informations apparaîtront automatiquement dans les documents générés (bilan, synthèse...) si le modèle utilise les bonnes variables.

Prérequis

Pour que l'activité flo soit disponible sur un dossier :

1. La prestation doit être configurée avec une activité flo

   • Menu Admin > Prestations > section API & Apps > champ Activité flo
   • Sélectionner le processus flo approprié

2. Le dossier doit avoir cette prestation assignée

Si le bouton est grisé, contactez votre administrateur pour vérifier la configuration.

Activer un formulaire flo installé par défaut

À la création de votre compte téo, des formulaires modèles sont installés par défaut dans flo (formulaire bilan, formulaire VAE, formulaire conseil en évolution professionnelle…). Ces formulaires sont visibles dans la liste des activités flo, mais ne sont pas automatiquement liés à vos prestations.

Pour activer l'un de ces formulaires :

1. Ouvrez Admin > Prestations et sélectionnez la prestation à laquelle vous voulez associer le formulaire.
2. Dans la section API & Apps, ouvrez le sélecteur Activité flo.
3. Choisissez le formulaire correspondant dans la liste (par exemple « Bilan de compétences — modèle standard »).
4. Enregistrez la prestation.
5. Tous les nouveaux dossiers créés sur cette prestation auront accès au formulaire flo. Pour les dossiers existants, ré-enregistrez-les pour activer la liaison.

Personnaliser un formulaire modèle avant de l'activer

Les modèles installés par défaut sont entièrement modifiables. Avant de les activer en production, vous pouvez les personnaliser dans flo : ajout/suppression de questions, modification du libellé des sections, ajustement des champs obligatoires… Les modifications n'impactent pas les autres téos : chaque compte téo dispose de ses propres copies des modèles.

Si vous souhaitez repartir d'un modèle vierge, contactez l'assistance téo pour réinitialiser le formulaire concerné.

Exporter les réponses flo

Pour récupérer les réponses saisies dans un formulaire flo (par exemple pour analyse statistique des publics RQTH, indicateurs qualité, suivi de cohortes…) :

1. Ouvrez flo > Activités.
2. Filtrez sur l'activité (le formulaire) souhaitée.
3. Cliquez sur le bouton de téléchargement à gauche de la liste.
4. Un fichier CSV est généré avec toutes les réponses des dossiers correspondants.

Statistiques avancées avec une licence flo

La licence flo (en option) débloque deux fonctionnalités d'export complémentaires :

• Export Excel natif (en plus du CSV).
• Connecteur Power Query : votre Excel ou Power BI se synchronise en temps réel avec vos données flo, sans téléchargement manuel.

Contactez l'assistance téo pour activer ces fonctionnalités.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Remplissez au fur et à mesure	Évitez de tout faire à la fin
Sauvegardez régulièrement	Même si c'est automatique, vérifiez
Complétez avant de générer des documents	Les données seront à jour
Ne fermez pas l'onglet pendant la saisie	Attendez la confirmation de sauvegarde

Questions fréquentes

Je ne vois pas le bouton flo

Vérifiez que :

• Le dossier a bien une prestation assignée
• Cette prestation est configurée avec une activité flo
• Contactez votre administrateur si besoin

Mes données ne s'affichent pas dans le document

Vérifiez que :

• Vous avez bien sauvegardé dans flo
• Le modèle de document utilise les bonnes variables
• Contactez votre administrateur pour vérifier le template

Je peux modifier mes réponses ?

Oui, tant que l'activité n'est pas verrouillée. Rouvrez flo et modifiez les champs souhaités.