La facture

Une facture automatisée

L'avantage de téo est la facturation automatisée. Finie la saisie laborieuse, la multi-saisie avec les risques d'erreurs que cela peut provoquer... Les champs de votre facture sont déjà remplies grâce

• Au paramétrage des tarifs (les conventions téo)
• Au paramétrage de vos échéances de facturation. Chaque échéance déclenche une facture

La numérotation de la facture

La facture présente un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. La facture téo commence par une lettre (selon le type de facture) suivie de l'année sur deux chiffres (par exemple 24 pour 2024) puis d'un compteur qui redémarre à un à chaque changement d'exercice.

• La facture de vente commence par un F

• La facture d'achat commence par un A

• L'avoir commence par V

  Les champs de la facture

  Les données principales

  • Le centre s'inscrit automatiquement, il s'agit du centre de facturation, votre structure la plupart du temps
  • La date d'échéance s'inscrit automatiquement si elle a bien été remplie dans la fiche société dans l'annuaire. Elle est de 30 jours par défaut.
  • Le type est automatiquement incrémenté quand il s'agit d'une facture de Vente créée depuis le dossier ou le groupe. S'il s'agit d'une facture fournisseur, il est nécessaire d'indiquer le type Achat
  • Fournisseur, client ou bénéficiaire : le champ se remplit automatiquement si le financeur a bien été entré dans le dossier. Il est nécessaire d'avoir préalablement créé la fiche société en question afin que téo la propose dès la saisie de deux premières lettres.
  • Le taux de TVA qui s'incrémente par défaut est paramétré dans la convention (case appliquer la TVA et paramétrage de la compta dans l'admin). Il est possible de le changer directement dans le champ.
  • Le montant de la TVA se calcule automatiquement. Il doit pas être renseigné ou modifié d'ici.
  • Le montant HT et le montant TTC sont repris de la ligne de détail de la facture. Il ne faut pas les renseigner ou les modifier ici, mais seulement dans la ligne de détail de la facture.
  • Le libellé est également repris de la première ligne de détail.
  • La case acompte doit être cochée si un dossier est facturé avant que la prestation ne soit réellement terminée (et l'échéance de facturation n'a pas été paramétrée). Dans ce cas, téo ne modifie pas l'état du dossier et ce dernier reste accessible depuis l'agenda. Si un acompte est créé sur un dossier en cours, ce dossier conserve l'état "En cours". Le dossier passera automatiquement en "Facturé" lorsque la facture de solde sera créée ou si la case "Acompte" est décochée.
  • Code analytique : si vous désirez que ce champ soit obligatoire pour la facturation, il faut aller le cocher dans le paramétrage de la comptabilité>Exportation>code analytique obligatoire Eléments comptables
  • Le compte client ou fournisseur est directement repris de la fiche annuaire. Dans le cas d'une facturation au bénéficiaire, le compte est automatiquement créé : 411 + quatre premières lettres de son nom + chronologue.
  • Le compte TVA est repris de la fiche annuaire. Il s'agit d'un compte de TVA collecté pour les facture de vente et de TVA déductible dans le cas de facture d'achat. Les lignes de détail

Le véritable coeur de la facture. En cas de facture non automatisée et créé à partir de l'écran Nouvelle facture, les montants doivent se remplir à la main d'ici. Ils remonteront automatiquement dans les données principales une fois l'enregistrement réalisé.

En cas de facture de vente, ces champs sont remplis automatiquement (si vous facturez depuis un dossier ou un groupe dont les tarifs sont paramétrés).

Le libellé : il est possible de paramétrer un libellé automatique pour ce champ depuis la prestation

La sous famille est essentielle pour obtenir des tableaux d'analyse précis et complets. La sous-famille est directement liée au compte d'imputation (charge ou produit).

Le prix UHT et la quantité peuvent sont à remplir manuellement dans le cas d'une facture d'achat.

pas de virgule

Pas de virgule dans les montants des nombres décimaux dans la facture téo. Seul le point est un séparateur : 24.50 €

La facture multi-lignes

Lorsqu'une facture comporte plusieurs lignes de produits, il peut être pertinent de saisir chacune de ces lignes pour :

• Conserver une trace des prix unitaires et connaître éventuellement leur évolution
• Obtenir des analyses très fines des postes de recettes et de dépenses

Pour saisir plusieurs lignes, il suffit, après chaque ligne, de cliquer sur "Enregistrer & ajouter" pour que téo sauvegarde la ligne en cours et en ouvre une nouvelle. Il n'y a pas de limite au nombre de lignes possibles.

facture et échéance de facturation

Chaque échéance de facturation génère une facture. Il peut donc exister plusieurs factures pour une seule prestation. Si, par exemple, une échéance d'acompte de 25% a été programmée au moment du démarrage de la prestation, l'échéance programmée en fin de prestation générera une deuxième facture. C'est le numéro de la dernière facture qui pourra être déposée sur les plate-formes du service public.

Annuler une facture

En cas d'erreur, il est possible d'annuler une facture en cliquant sur le bouton Annuler la facture. Un avoir total, contre-passant la facture est alors créé. Le dossier repasse à l'état terminé, permettant une nouvelle facturation. En cas de double financement, si la facture d'un des financeurs a été soldée, le dossier ou le groupe restera à l'état soldé malgré l'annulation d'une des factures.

En cas d'erreur, un bouton permet d'annuler l'annulation de la facture.

Il est possible de supprimer la dernière facture créée. La fonction supprimer disparaît de toutes les autres factures. La loi interdit tout "trou" dans votre chronologue de facturation.

Faire un avoir sur une facture

Pour savoir comment créer un avoir, cliquer ici

Le contrôle de la facture

Les factures incomplètes ne peuvent pas être contrôlées. Elles doivent d'abord être complétées. Les factures non contrôlées ne peuvent pas être exportées.

Il est possible de revenir sur le contrôle d'une facture si l'on possède le droit super admin

Voir l'aide sur le contrôle des factures

contrôle BPF

Afin de vous aider à suivre la complétude des données du Bilan Pédagogique et Financier, une ligne de contrôle bleue indique quelle partie du BPF cette facture va alimenter