Saisie automatique des règlements

L'écran de saisie automatique permet d'importer des règlements clients depuis un tableau excel.

Prenons l'exemple d'un avis de paiement envoyé par Pôle Emploi.

Pour effectuer un enregistrement automatique des règlements, il suffit de sélectionner les lignes correspondantes (encadré rouge) avec les entêtes mais sans le total, puis de les copier/coller dans le champ de saisie de l'écran TéO, comme ci-dessous.

Entêtes non reconnus

Lorsque TéO ne reconnaît pas des entêtes de colonnes, c'est le cas lors de l'importation d'un tout nouveau modèle de fichier, il affiche la liste des entêtes inconnus avec, en face de chacun d'eux, la liste des correspondances possibles.

Dans le cas des règlements Pôle Emploi, seules les colonnes "Vos-Réf" et "Montant en EUR" sont utilisées. Les autres doivent être associées à "NE PAS IMPORTER", comme sur la copie écran ci-dessous.

Une fois l'ensemble des correspondances effectuées (il ne faut laisser aucun entête sans correspondance), cliquez de nouveau sur "Analyser" pour que TéO enregistre le modèle et poursuive le traitement.

Création des règlements

Lorsque l'ensemble des entêtes est reconnu, TéO recherche les factures associées aux différentes lignes de règlement et affiche l'analyse comme sur l'écran ci-dessous.

Chaque ligne comprend un pictogramme dont la forme et la couleur donne les indications suivantes :

• Coche orange : Le règlement est inférieur au solde de la facture. Cela n'empêche pas la poursuite du traitement
• Coche rouge : Le règlement est supérieur au solde de la facture. Cela n'empêche pas la poursuite du traitement
• Coche verte : Le règlement correspond exactement au solde de la facture
• Croix rouge : La facture n'a pas été trouvée. Le traitement de ce règlement ne peut être poursuivi

Par principe, tout est ok !

Notons ici que, par défaut, les cases de chaque ligne sont cochées. Si un règlement ne doit pas être créé, il suffit de décocher la case correspondante.

Une fois toutes les vérifications effectuées, cliquez sur "Créer les règlements". TéO va alors :

• Créer chaque règlement et le relier à sa facture d'origine
• Mettre à jour le solde de la facture
• Mettre à jour l'état des dossiers ou groupes rattachés à la facture