Les documents du bénéficiaire

Le dossier de votre bénéficiaire peut comporter deux types de documents :

• Les documents édités d'un clic depuis téo (planning, feuille d'émargement, convention de formation etc...). Il est possible de les éditer en Word ou PDF, vous choisissez.
• Les documents que vous voulez conserver dans le dossier du bénéficiaire (devis signé, cv, références etc...) qu'il est possible d' importer depuis votre poste.

Ces deux types de documents sont disponibles au même endroit : dans l'onglet documents du dossier bénéficiaire.

Les documents édités depuis téo

Des documents types sont déjà paramétrés dans téo. Vous n'avez qu'à poser votre logo et vos couleurs dessus. Il s'agit de :

• Un modèle de convention de formation pour le bénéficiaire
• Un modèle de devis pour le bénéficiaire
• Un modèle d’émargement d’un groupe
• Un modèle d’émargement pour un dossier bénéficiaire individuel
• Un modèle d’attestation de formation pour le bénéficiaire
• Un modèle de certificat de réalisation pour la société
• Un modèle de facture
• Un modèle d'avoir

Il est également possible de réaliser vos propres modèles de documents grâce à téoedit et notre aide en ligne ou notre tuto

Les documents importés depuis votre poste dans téo

• Rendez-vous dans le dossier bénéficiaire, dans l'écran Documents.
• Cliquer sur la fonctionnalité Ajouter un document.
• Aller chercher le document sur le poste de travail et enregistrer
• Le document est disponible depuis le dossier du bénéficiaire. Il peut être envoyé par mail.

L'étiquette liée au document

Les étiquettes de couleur permettent d'identifier plus facilement les documents qui s'affichent en ligne dans le dossier. Elles sont créées dès qu'un document est édité et enregistré dans téo.

Le poids des documents importés ne doit pas excéder 15 MO (15 000 KO)

Envoyer les documents par mail

Depuis le dossier, il est possible d'envoyer autant de documents que vous voulez. A partir du moment où ils sont liés au dossier bien sûr !

Les droits sur les documents

Les droits d'accès aux documents sont les mêmes que ceux liés aux "objets téo" auxquels ils sont reliés (dossiers, devis, affaires, factures...). C'est à dire que si un utilisateur n'a pas accès aux devis, il ne verra pas les devis dans le dossier du bénéficiaire.

La suppression des documents

Dans la GED (module Documents), l'écran Documents à supprimer permet d'aller chercher les documents que vous voulez nettoyer, les sélectionner et les faire disparaître. RGPD friendly... Super pratique pour supprimer les documents que certaines données légales vous obligent à supprimer.