Créer un dossier au bénéficiaire
L'incontournable du suivi de vos prestations.
Le dossier du bénéficiaire regroupe toutes les informations relatives à son parcours. C'est le poumon de votre activité !
Parmi ces informations, notons :
- les séances
- les documents
- le devis, la facturation et les règlements
- les notes
- l'historique des e-mails, sms envoyés
Dans téo, nous appelons bénéficiaires vos clients en tant qu'individus. Ils sont aussi peut être appelés "stagiaires" ou "clients" dans votre métier.
Un bénéficiaire peut venir chez vous pour des prestations successives (nous vous le souhaitons !), il faut alors lui créer un dossier à chaque fois. Non seulement, c'est important pour vos stats et votre suivi mais en plus c'est une obligation dans téo : si la première prestation qu'il a suivi est correctement facturée, vous ne pourrez pas planifier un nouveau rendez-vous facturable pour lui.
Les champs obligatoires du dossier
Il est primordial de remplir les champs suivants (même quand vous êtes hyper pressé) :
- Le prénom
- Le nom
- L'adresse mail (nécessaire pour envoyer des documents comme un devis, une convention de formation, des convocations, des liens de connexion à un espace en ligne, des relances etc...).
- Le numéro de mobile (surtout si vous envoyez des convocations par SMS)
Toute création de dossier entraîne automatiquement la création d'une fiche annuaire typée "bénéficiaire". Lors de la création d'un dossier, le bon réflexe est de vous rendre sur le libellé Nom souligné. Une popup ouvre alors l'annuaire. Entrez le nom de votre bénéficiaire vous permet de vérifier si une fiche annuaire existe déjà. Si c'est le cas, un clic vous permet de la reprendre afin qu'elle remplisse automatiquement le dossier. Si rien n'apparaît, fermez l'annuaire et créez votre dossier la conscience tranquille : ce bénéficiaire n'est pas encore venu chez vous.
Les autres champs du dossier
Les champs prestation et convention (vos tarifs) vous permettent un suivi rigoureux. Les remplir systématiquement est une hygiène quotidienne ! Leur paramétrage fait aujourd'hui partie de la formation de base à téo.
Tous les autres champs peuvent alimenter des statistiques. Les listes tels que le secteur d'activité proviennent de listes officielles de l'INSEE.
Notez que les champs Numéro de commande, début de commande et fin de commande peuvent être utiles pour des marchés pôle emploi. Nous contacter si c'est le cas. Ces champs peuvent entraîner des états du dossier différent.
Des listes déroulantes sont paramétrées par défaut. Notez qu'une croix en face d'un champ vous permet de créer un nouvelle item dans cette liste d'un simple clic.
Les champs Prescripteur et Contact admin présentent une icône bleue qui permet de basculer directement dans l'annuaire afin de créer une fiche personne rapidement : le type est déjà coché par défaut. Vous n'avez qu'à entrer le nom et le prénom puis enregistrer : la donnée vient alimenter la liste déroulante et s'enregistre automatiquement dans le champ concerné. Simple et rapide. La fiche annuaire contact admin est typée comme "Autre".
Consulter l'aide sur les états du dossier
Le champ financeur
Il est possible de paramétrer un financeur par défaut qui s'inscrira quand aurez choisi la convention (le tarif). Si ce n'est pas le cas, entrez le ou les financeurs à la main en indiquant le montant des forfaits dont chacun devra s'honorer... Cela vous permettra de facturer les deux financeurs d'un seul clic dans le sous menu comptabilité de votre bénéficiaire.
Cet article vous a été utile ?