Le BPF
TéO établit le BPF automatiquement à partir des éléments du dossier clients, de la facturation et de la planification des formations.
La navigation au sein du BPF
Dès l'ouverture de l'écran du BPF, TéO effectue les calculs et affiche le résultat. Ces calculs peuvent être longs et vous demander un peu de patience. C'est le bon moment pour faire une courte pause café.
Les données qui s'affichent par défaut sont celles de l'exercice en cours. C'est très pratique quand on veut contrôler son BPF tout au long de l'année. Par contre, si vous envisagez d'établir la version destinée à la DIRECCTE, pensez à demander le BPF de l'exercice passé, simlplement en cliquant sur le lien correspondant (par exemple : BPF 2019).
L'écran BPF vous permet également :
- D'afficher le BPF d'un seul de vos centres en le choissant dans la liste déroulante puis en cliquant sur le bouton situé juste à côté
- D'exporter la totalité de l'écran sous excel
- De contrôler chaque ligne du BPF en cliquant sur le picto de détail de la dernière colonne
- De remonter dans le temps sur le BPF des années antérieures pour les nostalgiques
La construction du BPF
Les tableaux de chiffre d'affaires sont calculés à partir des factures présentes en comptabilité et qui répondent aux exigences suivantes :
- La facture comprend au moins une ligne
- La ligne a une sous-famille
- La sous-famille a une activité de formation.
Les tableaux de durées et nombre de stagiaires sont calculés à partir des séances validées des dossiers facturés. Ils s'agit donc des dossiers liées aux factures prises en compte dans le chiffre d'affaires.
Les factures non prises en compte
Lorsque des factures ne respectent pas les conditions ci-dessus, TéO affiche une alerte sur fond orange. Vous pouvez cliquer sur cette alerte pour les télécharger sous Excel et les contrôler.
Si vous effectuez un contrôle de ces factures et souhaitez en réintégrer certaines dans le BPF, il vous suffit de corriger :
- Soit la ligne de la facture, en lui associant la bonne sous-famille
- Soit le paramétrage de la sous-famille, en lui associant un produit de formation
Une facture ne peut pas être modifiée après avoir été contrôlée. Il est donc recommandé de vérifier votre BPF régulièrement tout au long de l'exercice.
Tableau C. bilan financier hors taxes
Ce tableau présente le chiffre d'affaires des actions de formations, catégorisé selon l'origine des produits.
Pour effectuer ce calcul, TéO analyse toutes les lignes de factures de l'exercice concerné des lors qu'elles sont "liées au BPF" (voir paragraphes précédents). Cette liaison s'effectue au travers de la sous-famille de la ligne.
Les sous-familles sont des lignes budgétaires directement associées à votre plan comptables. Elles permettent tout à la fois de suivre votre budget (recette et dépenses) et d'alimenter les mouvements comptables.
En cas de double financements (le cas de certaines prestations CPF), il sera possible d'éditer deux factures. Ces factures alimenteront deux lignes différentes du tableau C. Pour la bonne santé de ce tableau, prenez garde à ne pas avoir la même sous famille pour des financements différents. Il existe, pour ce contrôle, une ligne spécial BPF dans la facture !
Pour en savoir plus sur le paramétrage des sous-familles, cliquez ici.
Tableau E. personnes dispensant des heures de formation
Pour construire ce tableau, TéO s'appuie sur les séances validées des dossiers. Ce tableau ne nécessite aucun paramétrage.
La 1ère ligne (personnes de votre organisme...) affiche les heures des intervenants ayant une fiche typée personnel dans l'annuaire.
La seconde ligne (personnes extérieures...) affiche les heures des personnes ayant une fiche typée autre dans l'annuaire et qui sont liées à une société sous-traitante du dossier.
Tableau F1. types de stagiaires de l'organisme
Le tableau F1 de la partie pédagogique du BPF propose un typage des stagiaires.
Ce typage ne nécessite aucun paramétrage car il est automatiquement déduit des produits de formation du tableau C selon la correspondance ci-dessous.
- La ligne Salariés d'employeurs privés hors apprentis (F-1-a) est déduite de la ligne Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés (C-1)
- La ligne Apprentis (F-1-b) est déduite des lignes des contrats d'apprentissage (C-1-a), des contrats de professionnalisation (C-1-b) et de la promotion de la reconversion par alternance (C-1-c)
- La ligne Personnes en recherche d’emploi formées par votre organisme de formation (F-1-c) est déduite de l’addition des lignes des dispositifs spécifiques pour les personnes en recherche d’emploi du tableau (C-1-f) et des 5 lignes Produits provenant des pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques (C-4, C-5, C-6, C-7, C-8)
- La ligne Particuliers à leurs propres frais formés par votre organisme de formation (F-1-d) est déduite de la ligne Produits provenant de contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leur frais (C-9)
- La ligne Autres stagiaires (F-1-e) est déduites des lignes restantes, à savoir : (C-1-d, C-1-e, C-1-f, C-1-g, C-1-h, C-3, C-10, C-11)
La ligne dont stagiaires et apprentis ayant suivi une action en tout ou partie à distance affiche le nombre de dossiers dont au moins une séance a été effectuée en distanciel. Pour que ce calcul se fasse, vous devez saisir dans les séances concernées (en fait, au moins une par stagiaire) un "type de contact" considéré comme du distanciel (voir paragraphe suivant).
Comment gérer le distanciel ?
Il existe, dans la saisie d'une séance, une information sous forme de liste déroulante appelée type de contact. Vous pouvez modifier cette liste depuis TéOadmin et préciser, pour chaque type, s'il s'agit de distanciel. Par exemple, le type de contact visio-conférence pourra être coché comme distanciel. On peut, bien entendu, créer tout simplement un type de contact Distanciel.
Lors de la création d'une séance, choisissez un type de contact en distanciel pour que l'information puisse remonter dans le BPF.
La liste des types de contacts ne s'affiche pas par défaut dans les séances. Pour l'activer, il suffit de de cocher la case Type de contact de l'onglet Agenda dans l'écran INSTALLATION de TéOadmin.
Tableau F2. activité sous-traitée
Les temps de sous-traitance sont calculés en analysant les séances qui ont été confiées à des formateurs d'un autre organisme. Cet organisme apparaissant lui-même comme "sous-traitant" du dossier stagiaire (ou du groupe).
Le module TéOgrp vous permet de gérer la sous-traitance de manière optimale. Notre équipe commerciale se fera une joie de vous en dire plus à ce sujet.
Tableau F3. objectif général des prestations
Ce tableau F3 du BPF répartit les stagiaires selon l'activité de formation indiquée dans le paramétrage de la prestation. Si vous n'avez pas renseigné cette information lors de la création d'une formation, pas de problème, retournez dans le paramétrage et faites la correction. Le BPF se mettre automatiquement à jour (pensez néanmoins à rafraîchir l'écran).
Dans le cas où une prestation est liée à l'activité de formation intitulée Formation visant un diplôme, titre ou certificat RNCP, vous devez préciser le niveau de cette prestation - directement dans son paramétrage - car ceux-ci sont détaillés dans le tableau F3.
Tableau F4. spécialités de formation
La spécialité de formation est indiquée dans le paramétrage de la prestation.
Lors du calcul du BPF, TéO répartit les stagiaires et les heures au sein de vos différentes activités. Si vous proposez plus de 5 activités distinctes, TéO affiche les 5 plus importantes dans les 5 premières lignes du tableau F4. Les codes des autres activités, ainsi que les stagiaires et durées, étant regroupés sur la ligne "Autres spécialités".
Tableau G. stagiaires confiés à votre organisme par un autre
Si votre organisme est lui-même sous-traitant d'un autre organisme, cette activité est indiquée dans le tableau G.
Le paramétrage de cette sous-traitance se fait au niveau de la convention, simplement en cochant la case "sous-traitance".
Petit résumé sur le paramétrage du BPF
Rappelons ici tous les paramétrages nécessaires au bon établissement du BPF.
Les formations (prestations)
- Obligatoire : l'activité de formation
- Uniquement si l'activité est un diplôme, titre ou certificat enregistré au RNCP : le niveau de formation
- Obligatoire : la spécialité de formation
Les conventions
- Uniquement si vous êtes sous-traitant : cocher la case sous-traitance
Le plan comptable (sous-familles)
- Obligatoire : le produit de formation
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