La complétude des dossiers
Les statistiques que vous pouvez sortir de téo nécessitent une bonne complétude des dossiers. C'est vrai également pour le bon déroulement des automatismes tels que la facturation.
Les écrans ci-dessous permettent de contrôler cette complétude et éviter ainsi les trous dans votre base de données. N'hésitez pas à les consulter sans attendre qu'une alerte se déclenche.
De bonnes procédures préventives valent mieux qu'une opération commando fastidieuse.
Chaque écran de contrôle possède une liste de critères qui permettent de filtrer les dossiers selon, par exemple, la prestation, la convention ou encore l'état du dossier. Notez que chaque critère affiché en liste ne propose que des choix "actifs". Cela signifie que si un choix n'est pas disponible c'est qu'aucun dossier s'y rapportant n'apparaît à l'écran.
Un petit exemple : Je regarde la liste des dossiers en attente de commande. téo me propose, d'entrée de jeu, une liste de dossiers. Je souhaite afficher uniquement les bilans de compétences mais je constate que cette prestation n'apparaît pas dans la liste qui m'est proposée. Ceci m'indique qu'aucun dossier en attente de commande ne concerne le bilan de compétences.
Pensez à cliquer sur Réinitialiser pour rétablir la liste des critères par défaut dès lors que vous avec filtré les résultats et souhaitez appliquer un nouveau filtre.
Dossiers incomplets
L'écran des dossiers incomplets affiche tous les dossiers pour lesquels des données obligatoires sont manquantes. Par donnée obligatoire on entend une information essentielle pour la bonne tenue d'un statistique ou le bon fonctionnement de l'opérationnel. Ces données ne sont imposées par TéO mais définies par votre TéOmaster et ce, pour chaque prestation.
Les données obligatoires apparaissent en rouge dans le dossiers du bénéficiaire. Impossible de passer à côté !
Sans commande
Cet écran affiche les dossiers pour lesquels un bon de commande est attendu. Seules les prestations concernées par une commande obligatoire - et paramétrées comme tel par votre TéOmaster - sont prises en compte.
Commandes dépassées
Une commande est dépassée lorsque la date de fin réelle du dossier (i.e. le dernier rendez-vous) est postérieur à la date de commande inscrite dans le dossier.
Sans conseiller
Cet écran affiche tous les dossiers n'ayant pas de conseiller référent.
Sans convention
La convention est un élément majeur des données de TéO. c'est en effet elle qui permet de déterminer le chiffre d'affaires prévisionnel du dossier et d'automatiser la facturation. Si trop de dossiers ne possèdent pas de convention, alors le suivi préventif de l'activité est faussé. Donc, à surveiller comme le lait sur le feu !
Les dossiers sans-suite, refusé et non-facturables sont exclus des écrans de contrôle de la complétude.
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