Créer des plages de disponibillité

Certains utilisateurs peuvent avoir besoin d'indiquer les plages de disponibilité qu'ils réservent à tel ou tel rendez-vous. Ainsi, leurs collègues de la planification peuvent positionner rapidement de l'activité sur ces créneaux.

Ces rendez-vous peuvent être exportés dans un tableur Excel afin d'être centralisés et éventuellement envoyés à un client pour information ou pour positionner lui-même des bénéficiaires sur ces plages.

Paramétrer la plage de disponibilité (téo admin)

La plage de disponibilité est une action qui doit être paramétrée comme telle, soit depuis une prestation en particulier soit depuis l'admin (elle sera alors disponible depuis toutes les prestations).

Depuis une prestation

Paramétrage de la prestation >Déroulé>Nouvelle action

• Libellez cette action de telle manière à ce que tout le monde comprenne qu'il s'agit d'une plage de disponibilité.
• Cochez-la comme Primo RDV. Ainsi, elle pourra s'inscrire dans la liste des plages de disponibilité.
• Cochez les cases S'applique au bénéficiaire et S'applique au conseiller puisqu'il s'agit d'un temps de face à face.
• S'il ne s'agit pas d'une action facturable, ne pas cocher la case Facturable
• Si vous ne voulez pas qu'elle apparaisse dans le planning, car ce n'est pas le réel début de la prestation, cochez la case Masquée dans le planning.

Voilà, votre plage de dispo est créée dans le déroulé de votre prestation. Les commerciaux ou conseillers la retrouveront dans la liste déroulante des actions de la séance.

Depuis toutes les prestations

Si vous voulez paramétrer une action d'information disponible depuis toutes les prestations, effectuez le paramétrage de l'action depuis l'Admin>Gestion des actions>Nouvelle action.

Après avoir paramétré l'action comme depuis une prestation (voir ci dessus, Depuis une prestation), cochez en plus la case Toujours disponible. L'action s'affichera alors en bleu dans la liste déroulante des actions de la séance, quelque soit la prestation renseignée dans le dossier.

Poser ses plages de disponibilité

Il suffit alors, pour l'utilisateur, de se rendre dans son agenda, d'ouvrir une séance et de choisir l'action plage de dispo.

Attention, cette plage de disponibilité doit être créée en temps collectif (case Séance collective cochée), même si une seule personne est attendue. Il est nécessaire d'indiquer combien de personnes peuvent être accueillies dans le champ Nb de places. S'il s'agit d'un rendez-vous individuel, il suffit d'inscrire 1.

Répéter cette plage...

Pour positionner plusieurs fois une plage de disponibilité, il est possible d'utiliser l'outil de répétition ou bien de dupliquer la séance d'un seul clic.

Retrouvez la liste des disponibilités

Toutes les plages de dispo du centre se retrouvent :

• Depuis le bouton Disponibilités (module production)
• Depuis la bande orange Disponibilité qui s'affiche dans chaque nouveau dossier quand il n'a pas encore été planifié

Placer un dossier sur une plage de disponibilité depuis le dossier lui-même

Depuis la bande orange d'un nouveau dossier, cliquer sur Disponibilités, choisissez la dispo en question grâce au bouton radio puis cliquez sur Enregistrer. Le dossier s'inscrit sur la plage de disponibilité choisie dans l'agenda et la séance à venir s'inscrit dans la liste des séances du dossier.

Placer un dossier sur une plage de disponibilité depuis la production

Le bouton Disponibilité, tout en bas des écrans du module production permet de créer le dossier et de lui donner un rendez-vous d'information en même temps.

• La zone Nouveau dossier permet de créer le dossier
• La zone Disponibilités permet d'entrer des critères de recherche sur les disponibilités afin de réduire la liste des dispos
• La dernière zone affiche en liste toutes les plages trouvées. Si aucun critère de recherche n'est entré, téo présente les plages du jour. La fonctionnalité Période suivante permet d'aller chercher les plages des jours suivants.

Pour positionner un dossier sur une plage, créez d'abord le dossier, sélectionnez le rendez-vous à l'aide du bouton radio à gauche de la date choisie puis cliquez sur Enregistrer.

Aussitôt plusieurs informations sont mises à jour :

• Le dossier s'inscrit dans la ligne supérieure de l'écran (tous les dossiers créés le jour même s'inscrivent ici)
• La séance s'inscrit dans la liste des séances du bénéficiaire
• Le dossier est positionné sur la plage de disponibilité de l'agenda.
• Si la plage n'avait qu'une seule place, elle disparait de la liste (elle est maintenant prise). S'il s'agissait d'une plage collective avec plusieurs places, le dossier est retranché du nombre de places encore disponibles.