Créer et modifier des séances ✏️

Les séances sont au cœur de l'activité : chaque RDV, chaque session d'accompagnement, chaque réunion est une séance dans téo.

Créer une séance

Méthode 1 : Clic dans l'agenda (rapide)

La méthode la plus simple :

1. Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide à l'horaire souhaité
2. Une fenêtre de création s'ouvre
3. Sélectionnez le dossier concerné (recherche par nom)
4. Ajustez les horaires si besoin
5. Cliquez sur Enregistrer

Méthode 2 : Formulaire complet

Pour plus d'options :

1. Menu Agenda > Nouvelle séance (ou bouton "+" dans l'agenda)
2. Remplissez le formulaire complet

Les champs d'une séance

Champ	Description	Obligatoire
Date	Date de la séance	✅
Heure début	Horaire de début	✅
Heure fin	Horaire de fin	✅
Conseiller	Qui anime la séance	✅
Catégorie	Type (Activité, Réunion, Autre)	✅
Dossier	Le bénéficiaire concerné	Pour activités
Action	L'étape du déroulé	Non
Lieu	Site où se déroule la séance	Non
Salle	Salle spécifique	Non
Objet	Description courte	Non
Confidentiel	Masquer aux autres utilisateurs	Non

Séances confidentielles

Les séances confidentielles permettent de protéger certains rendez-vous sensibles.

Activer la confidentialité

1. Ouvrez la séance
2. Dans les Options, activez le switch Confidentiel (icône bouclier 🔒)
3. La séance est automatiquement enregistrée

Comportement

Pour	Affichage
Le créateur	Voit tous les détails normalement
Les autres utilisateurs	Voient la séance mais sans détails (pas de nom, pas d'objet)

Label visuel

Les séances confidentielles affichent un label dédié dans l'agenda pour les autres utilisateurs, indiquant qu'il s'agit d'une séance confidentielle dont ils n'ont pas accès aux détails.

Cas d'usage

• Entretiens RH sensibles
• Rendez-vous avec des bénéficiaires VIP
• Réunions de direction
• Accompagnements nécessitant une discrétion particulière

Modifier une séance

1. Cliquez sur la séance dans l'agenda
2. La fenêtre de détail s'ouvre
3. Modifiez les champs souhaités
4. Cliquez sur Enregistrer

Séance validée

Une fois validée, une séance ne peut plus être modifiée librement. Contactez votre responsable si vous devez corriger une séance validée.

Transférer une séance à un autre conseiller

Transfert d'une séance

1. Ouvrez la séance
2. Cliquez sur le nom ou l'avatar du conseiller (en haut de la fenêtre, info-bulle "Transférer la séance")
3. Un sélecteur de conseillers apparaît
4. Choisissez le nouveau conseiller
5. Cliquez sur l'icône de validation pour confirmer

La séance est immédiatement transférée au nouveau conseiller.

Transfert en masse

Pour transférer plusieurs séances d'un conseiller à un autre :

1. Menu Agenda > Contrôle > Transfert
2. Définissez les critères :
   • Transférer de : le conseiller source
   • Transférer vers : le conseiller cible
   • Période : dates de début et de fin
   • Optionnel : filtrer par action ou étiquette
3. Cliquez sur Appliquer — la liste des séances correspondantes s'affiche
4. Cochez les séances à transférer (ou "Tout cocher")
5. Cliquez sur Transférer

Accès au transfert en masse

Le menu "Transfert" n'est visible que si votre profil a le droit de transfert d'agenda activé. Contactez votre administrateur si vous ne voyez pas cette entrée.

Supprimer une séance

1. Ouvrez la séance
2. Cliquez sur Supprimer
3. Confirmez la suppression

Attention

La suppression est définitive ! Si la séance a déjà des données (signature...), préférez l'annulation à la suppression.

Séances avec dossier (activités)

Pour les séances d'accompagnement :

Associer un dossier existant

1. Dans le champ Dossier, commencez à taper le nom du bénéficiaire
2. Sélectionnez le dossier dans les suggestions
3. Les informations du dossier s'affichent (prestation, conseiller...)

Créer un nouveau dossier depuis la séance

Si le bénéficiaire n'a pas encore de dossier, vous pouvez le créer directement depuis le formulaire de séance :

1. Sélectionnez d'abord une Action dans le formulaire (ex: Accueil, Premier entretien...)
2. Dans la section "Ajouter un client", cliquez sur + Créer un dossier
3. Renseignez les informations du bénéficiaire (nom, prénom, email...)
4. Sélectionnez la prestation
5. Complétez les informations du dossier (conseiller, tarification...)
6. Enregistrez

→ Le dossier est créé ET la séance est planifiée en une seule opération !

Workflow conseiller

Cette méthode est idéale pour accueillir un nouveau bénéficiaire : vous créez son dossier et planifiez sa première séance sans quitter l'agenda. téo détecte automatiquement les doublons potentiels pendant la saisie.

Pour plus de détails sur la création de dossiers, consultez Créer un dossier.

Associer une action du déroulé

Si la prestation a un déroulé défini :

1. Le champ Action propose les étapes disponibles
2. Sélectionnez l'action correspondante (Accueil, Diagnostic, Bilan...)
3. La durée prévisionnelle peut s'ajuster automatiquement

Séances collectives

Pour les sessions avec plusieurs participants :

Créer une séance collective

1. Cochez Collectif ou sélectionnez un dossier groupe
2. Définissez le nombre de places
3. Les bénéficiaires pourront être ajoutés ensuite

Ajouter des participants

1. Ouvrez la séance collective
2. Section Participants ou Bénéficiaires
3. Cliquez sur Ajouter
4. Recherchez et sélectionnez les dossiers

Retirer un participant

1. Dans la liste des participants
2. Cliquez sur le bouton de suppression à côté du nom
3. Le participant est retiré (son dossier n'est pas supprimé)

Créer une visio Teams

Pour organiser une visioconférence :

1. Créez ou ouvrez la séance
2. Cliquez sur Créer une visio Teams
3. Le lien Teams est généré automatiquement
4. Il apparaît dans le champ "Lien visio"

Pour envoyer les invitations :

1. Cliquez sur Envoyer invitations
2. Un email avec le lien Teams est envoyé aux participants

Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)

Le mode RDV flash permet de créer plusieurs séances identiques en quelques clics.

Activer le mode duplication

1. Ouvrez une séance existante (qui servira de modèle)
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Un bandeau jaune apparaît en haut de l'agenda : "Mode duplication actif"

Créer les copies

1. Dans l'agenda, cliquez sur les créneaux vides où vous voulez créer des copies
2. Chaque clic crée une copie de la séance modèle à cet horaire
3. Répétez autant de fois que nécessaire

Désactiver le mode

1. Cliquez sur Désactiver la duplication dans le bandeau
2. Vous revenez au mode normal

Cas d'usage

Le RDV flash est idéal pour :

• Créer des créneaux de disponibilité (téo rdv)
• Planifier des sessions récurrentes
• Préparer une semaine type

Répéter une séance (récurrence)

Pour créer une série de séances régulières :

Configurer la récurrence

1. Créez ou ouvrez une séance
2. Dépliez la section Répétition
3. Choisissez la récurrence :

Fréquence	Description
Jours	Tous les jours
Semaines	Toutes les semaines
Quinzaines	Toutes les 2 semaines
Mois	Tous les mois
Année	Tous les ans

4. Optionnel : cochez Samedi et/ou Dimanche si la récurrence doit inclure les week-ends
5. Définissez la date de fin dans Jusqu'au
6. Cliquez sur Créer les séances

Toutes les séances de la série sont créées automatiquement.

Propager des modifications aux séances futures

Quand vous modifiez une séance appartenant à une série, vous pouvez propager le changement à toutes les séances futures :

• Modifier les séances : copie les données de la séance courante (horaire, lieu, animateur...) sur toutes les séances futures de la série
• Supprimer les séances : supprime toutes les séances futures de la série (avec confirmation)

Ajouter ou retirer un participant sur toute la série

Quand vous ajoutez ou retirez un participant (dossier ou bénéficiaire) sur une séance de la série, une boîte de dialogue vous propose :

Action	Option 1	Option 2
Ajouter un dossier	"Oui, ajouter partout" (séance + futures)	"Non, seulement à cette séance"
Retirer un dossier	"Oui, détacher partout" (séance + futures)	"Non, seulement de cette séance"
Ajouter un participant	"Oui, ajouter partout"	"Non, seulement à cette séance"
Retirer un participant	"Oui, détacher partout"	"Non, seulement de cette séance"

Modifications ciblées

Si vous ne souhaitez modifier qu'une seule séance de la série (par exemple déplacer un seul RDV), choisissez "Non, seulement à cette séance". Les autres séances de la série ne sont pas affectées.

Changer l'état d'une séance

État	Quand l'utiliser
Prévue	État initial, séance planifiée
Validée	Séance réalisée et confirmée
Absence	Le bénéficiaire n'est pas venu
Annulée	La séance n'a pas eu lieu

Pour changer l'état :

1. Ouvrez la séance
2. Sélectionnez le nouvel état dans la liste
3. Pour les absences, sélectionnez aussi le motif
4. Enregistrez

Signatures et émargement depuis la séance

Quand l'émargement électronique est activé et que la séance est validée, la fiche séance affiche une section Émargement électronique avec :

• L'état de signature de chaque participant (demandé, signé, en attente)
• Des boutons pour demander l'émargement à l'animateur et/ou aux bénéficiaires
• Si l'email d'un participant est manquant, le bouton de demande est désactivé

→ En savoir plus sur l'émargement

Documenter vos séances

Après une séance, vous pouvez conserver des notes de différentes façons :

Utiliser les mémos

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Menu > Mémos > Nouveau mémo
3. Saisissez vos notes et observations
4. Définissez une échéance si nécessaire

Les mémos sont conservés dans l'historique du dossier et peuvent être partagés avec l'équipe.

Compléter l'activité flo

Si la prestation dispose d'une activité flo :

1. Depuis le dossier, cliquez sur "Ouvrir l'activité flo liée"
2. Complétez les champs du formulaire
3. Les données sont automatiquement sauvegardées

Les données flo peuvent être reprises dans les documents générés (bilans, attestations...).

Quelle méthode choisir ?

• Mémos : pour des notes rapides, relances, points d'attention
• Activité flo : pour des données structurées et exploitables dans les documents

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Associez toujours un dossier	Pour le suivi et la facturation
Renseignez l'action du déroulé	Pour les statistiques
Validez rapidement vos séances	Pour que les heures soient comptabilisées
Utilisez les lieux et salles	Pour éviter les conflits de réservation