La réunion

Créer une réunion

Il est possible de créer une réunion, de la répéter, d'inviter des membres internes à la structure ou extérieurs à celle-ci.

La réunion se créée depuis une séance de l'agenda, en cliquant sur le temps Réunion.

Compléter les données de la réunion puis Enregistrer. Les champs d'inscription se déploient.

Inscrire des participants à la réunion

• S'inscrire soi-même : la réunion s'inscrit dans l'agenda de la personne qui créé la réunion. Les autres personnes peuvent s'inscrire elles-mêmes en se rendant dans l'agenda du créateur(trice) de la réunion et en cliquant sur le bouton "Je m'inscris". L'utilisateur est aussitôt inscrit à la réunion et la réunion s'inscrit alors dans son propre agenda.
• Inscrire des personnes internes à la structure : la colonne de gauche (grise) intitulée "Personnel" permet de rechercher des membres du personnel et de les inscrire en cochant leur nom puis en cliquant sur le bouton "Ajouter les participants". Les personnes inscrites s'inscrivent alors dans la colonne de droite des participants. Il suffit alors d'enregistrer et fermer en cliquant sur le bouton "Fermer" de la réunion.
• Inscrire des personnes extérieures à la structure : rechercher la personne ou la société dans la colonne du milieu liée à l'annuaire. Cocher les personnes qui vous intéressent puis les inscrire à la réunion en cliquant sur le bouton "Ajouter les participants".

Supprimer une réunion

• Seul l'auteur de la réunion peut la supprimer.
• Seul le Super Admin peut supprimer une réunion dont il n'est pas l'auteur.

Dispo ou pas ?

S'il invite un collègue de la structure sur une plage déjà occupée, l'auteur de la réunion est informé de son indisponibilité par un message rouge.

Si un membre inscrit à la réunion veut se retirer de la réunion et qu'il ne l'a pas créée, il peut utiliser la poubelle en face de son nom (on n'est jamais mieux servi que par soi-même). Attention, dans ce cas, l'auteur de la réunion ne reçoit pas de notification. Par esprit d''équipe, il vaut donc mieux le prévenir de son absence avant qu'il ne le découvre à la réunion.

Les types de réunion

Il est possible de créer des types de réunion (réunion d'équipe, réunion RGPD, réunion fonctionnement de l'ERP etc...) si l'on veut voir le temps consacré à tel ou tel type de réunion.

Paramétrage

Les types de réunion se créent dans l'admin de téo (Paramétrage>Type Autres séances). Il faut alors cocher la case "Analyse du temps du personnel" si l'on veut avoir le détail de ces temps de réunion s'implémenter dans l'écran Analyse des temps, dans l'annuaire.

Il est également possible de rattacher les réunions à un projet (module Projet).

Les temps de réunion

Vous retrouverez le détail de ces temps, pour chaque membre du personnel

• Dans l'écran Statistiques individuelles, temps Hors production (module pilotage)
• Dans l'écran Temps du personnel (module pilotage)