Créer une séance d'activité
La séance d'activité est le vrai pilote de téo. Elle contient tout un tas d'indications importantes et partagées. Elle permet de planifier vos temps de production et donc d'assurer le bon déroulement de la prestation.
Des infos déjà présentes
Par défaut, c'est depuis l'affichage de l'agenda par semaine qu'il va être proposé de créer votre première séance d'activité. Il est également possible de créer une séance d'activité depuis l'affichage journée ou depuis le planificateur.
Cliquer sur le bouton Activité
Cliquer sur le jour et le créneau horaire de votre choix. La date, l'heure de début et de fin (par défaut, un créneau d'une heure est prévu) et l'auteur de la séance s'inscrivent automatiquement.
Indiquez le lieu et la salle où se déroulera la prestation grâce aux listes déroulantes (abonnement Essentiels et Premium seulement).
Par défaut, la séance est cochée comme étant une séance collective. Laisser cette case cochée si :
- Vous créez un collectif
- Vous planifiez un groupe
- Vous créez une séance d'information non facturable qui ne démarre pas la prestation (action bleue)
Décocher la case séance collective si vous planifiez l'entretien d'une prestation individuelle (un bilan de compétences par exemple).
Créer une séance individuelle
Dans la seconde partie de la séance, entrez les premières lettres du nom du bénéficiaire. Téo propose alors tous les dossiers déjà créés commençant par ces deux lettres. Vous n'avez qu'à choisir le dossier en le sélectionnant.
Indiquez ensuite "l'action" de l'entretien. Si la prestation a bien été entrée dans le dossier du bénéficiaire, les actions proposées correspondent au déroulement de cette prestation seulement. Cliquer sur l'action à planifier.
Bleu : elles sont visibles quelque soit la prestation entrée dans le dossier du bénéficiaire (l'une d'elle est par exemple une séance d'information)
Vert : c'est un temps "bénéficiaire seulement" : il passe des tests, il fait des recherches... Il est en autonomie et la plage de l'agenda n'est pas totalement occupée. Le conseiller peut y prévoir une autre activité.
Noir : il s'agit d'un temps d'entretien, de face à face entre le conseiller et le bénéficiaire, "classique".
Rouge : c'est la dernière séance de la prestation. Elle a été paramétrée pour faire passer le dossier à l'état "terminé". Il est important de la choisir s'il s'agit de l'entretien qui clôt la prestation.
Si votre séance est en distanciel, choisissez le type de contact visio. N'oubliez pas de l'indiquer à téo, c'est ainsi qu'il calcule les heures de séances en distanciel pour le BPF.
L'état de la séance est "prévisionnel" quand elle est créée. Quand elle sera passée, elle passera directement en "validé".
Enregistrer et fermer. La séance est inscrite dans votre agenda.
Créer une séance collective
Pour créer une séance collective, laisser la case séance collective cochée.
Vous pouvez aller chercher un groupe préalablement créé en cliquant sur la fonctionnalité Groupe. Sélectionner le groupe désiré, enregistrer et fermer.
Pour en savoir plus sur les groupes
Vous pouvez également créer une séance collective sans groupe, en associant, pour une séance seulement par exemple, plusieurs bénéficiaires. Sélectionnez alors les dossiers en inscrivant les deux premières lettres de leur nom.
Répéter une séance
La répétition d'une séance permet de planifier une série de séances tout en les liant entre elles. Il est alors possible de modifier une seule séance pour voir la modification s'appliquer à toute la série.
Voir la répétition de la séance
Dupliquer une séance
La duplication permet de créer une première séance et de la répéter où l'on veut dans l'agenda d'un simple clic. Attention : cette fois, les séances ne sont pas liées entre elles. Il est donc nécessaire de modifier chaque séance pour qu'une modification s'applique à toutes les séances
Voir la duplication d'une séance
Créer une visio Teams depuis la séance
Voir Créer une visio Teams
Le statut de la séance
La validation de la séance est importante : elle permet de renseigner le bon statut de la séance et de faire avancer la prestation en facturation.
Il est possible de prévoir une validation automatique des séances dans le paramétrage des droits de chaque groupe et/ou utilisateur. Si ce droit n'est pas coché, la validation doit alors se faire manuellement.
Il existe trois état de la séance :
- Prévisionnel : elle est planifiée mais n'a pas eu lieu
- Absence : le bénéficiaire ne vient pas à la séance
- A reporter : la séance n'a pas lieu mais elle doit être reportée dans le planning de la prestation.
La séance peut être annulée en cochant la case Séance annulée dans la partie Saisie des données de la séance. Annuler la séance permet de garder la trace d'une séance planifiée mais non utilisée.
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