Créer et modifier des séances ✏️

Les séances sont au cœur de l'activité : chaque RDV, chaque session d'accompagnement, chaque réunion est une séance dans téo.

Créer une séance

Méthode 1 : Clic dans l'agenda (rapide)

La méthode la plus simple :

1. Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide à l'horaire souhaité
2. Le volet de séance s'ouvre
3. Sélectionnez le dossier concerné (recherche par nom) ou une action
4. Ajustez la date et les horaires si besoin

La séance est créée en arrière-plan dès que vous choisissez un dossier, une action ou une catégorie : aucun bouton Enregistrer à cliquer, vous pouvez refermer le volet directement.

Ajuster les horaires avant de choisir le dossier

Si vous voulez d'abord caler la date ou les horaires, modifiez-les librement : téo lance uniquement un contrôle de disponibilité (le bénéficiaire est-il déjà occupé sur ce créneau ?) sans créer de séance vide. La séance est créée seulement quand vous sélectionnez un dossier, une action ou une catégorie.

Méthode 2 : Formulaire complet

Pour plus d'options :

1. Menu Agenda > Nouvelle séance (ou bouton "+" dans l'agenda)
2. Remplissez le formulaire complet

Les champs d'une séance

Champ	Description	Obligatoire
Date	Date de la séance	✅
Heure début	Horaire de début	✅
Heure fin	Horaire de fin	✅
Conseiller	Qui anime la séance	✅
Catégorie	Type (Activité, Réunion, Autre)	✅
Dossier	Le bénéficiaire concerné	Pour activités
Action	L'étape du déroulé	Non
Lieu	Site où se déroule la séance	Non
Salle	Salle spécifique	Non
Objet	Description courte (100 caractères max.)	Non
Confidentiel	Masquer aux autres utilisateurs	Non

Champ "Objet"

Le champ Objet est limité à 100 caractères pour rester lisible dans l'agenda. Pour des notes plus longues sur la séance, utilisez les mémos rattachés à la séance ou au dossier.

Séances confidentielles

Les séances confidentielles permettent de protéger certains rendez-vous sensibles.

Activer la confidentialité

1. Ouvrez la séance
2. Dans les Options, activez le switch Confidentiel (icône bouclier 🔒)
3. La séance est automatiquement enregistrée

Comportement

Pour	Affichage
Le créateur	Voit tous les détails normalement
Les autres utilisateurs	Voient la séance mais sans détails (pas de nom, pas d'objet)

Label visuel

Les séances confidentielles affichent un label dédié dans l'agenda pour les autres utilisateurs, indiquant qu'il s'agit d'une séance confidentielle dont ils n'ont pas accès aux détails.

Cas d'usage

• Entretiens RH sensibles
• Rendez-vous avec des bénéficiaires VIP
• Réunions de direction
• Accompagnements nécessitant une discrétion particulière

Modifier une séance

1. Cliquez sur la séance dans l'agenda
2. Le volet de détail s'ouvre
3. Modifiez les champs souhaités

Le volet de séance enregistre chaque champ automatiquement — il n'y a pas de bouton Enregistrer à cliquer. Vous pouvez refermer le volet dès que vos modifications sont saisies.

Sauvegarde au fil de la saisie

La date, les horaires, l'objet et le nombre de places sont enregistrés en arrière-plan : le volet ne se recharge pas et le curseur reste dans le champ que vous éditez. Pendant l'enregistrement, une fine barre bleue défile en haut de la fenêtre. Si une saisie n'est pas acceptée (par exemple un créneau qui chevauche un autre RDV du bénéficiaire), un message d'erreur apparaît au-dessus du formulaire sans effacer ce que vous avez tapé : il suffit de corriger la valeur fautive.

Séance validée

Une fois validée, une séance ne peut plus être modifiée librement. Contactez votre responsable si vous devez corriger une séance validée.

Transférer une séance à un autre conseiller

Transfert d'une séance

1. Ouvrez la séance
2. Cliquez sur le nom ou l'avatar du conseiller (en haut de la fenêtre, info-bulle "Transférer la séance")
3. Un sélecteur de conseillers apparaît
4. Choisissez le nouveau conseiller
5. Cliquez sur l'icône de validation pour confirmer

La séance est immédiatement transférée au nouveau conseiller.

Transfert en masse

Pour transférer plusieurs séances d'un conseiller à un autre :

1. Menu Agenda > Contrôle > Transfert
2. Définissez les critères :
   • Transférer de : le conseiller source
   • Transférer vers : le conseiller cible
   • Période : dates de début et de fin
   • Optionnel : filtrer par action (multi-sélection) ou par étiquette
3. Cliquez sur Appliquer — la liste des séances correspondantes s'affiche
4. Cochez les séances à transférer (ou "Tout cocher")
5. Cliquez sur Transférer

Filtrer sur plusieurs actions à la fois

Le sélecteur Action est en mode multi-sélection : ouvrez la liste, cochez plusieurs actions (par exemple « Accueil » + « Diagnostic » + « Bilan final ») et le tableau affiche toutes les séances qui correspondent à au moins une des actions sélectionnées. Inutile de lancer plusieurs transferts successifs pour traiter un mélange d'actions.

Accès au transfert en masse

Le menu "Transfert" n'est visible que si votre profil a le droit de transfert d'agenda activé. Contactez votre administrateur si vous ne voyez pas cette entrée.

Réinitialisation des filtres

Le bouton Réinitialiser dans le panneau de filtres remet à zéro tous les critères (action, étiquette, période, conseillers) en un clic, ce qui évite de devoir décocher manuellement chaque case d'une multi-sélection.

Supprimer une séance

1. Ouvrez la séance
2. Cliquez sur Supprimer
3. Confirmez la suppression

Attention

La suppression est définitive ! Si la séance a déjà des données (signature...), préférez l'annulation à la suppression.

Séances avec dossier (activités)

Pour les séances d'accompagnement :

Associer un dossier existant

1. Dans le champ Dossier, commencez à taper le nom du bénéficiaire
2. Sélectionnez le dossier dans les suggestions
3. Les informations du dossier s'affichent (prestation, conseiller...)

Créer un nouveau dossier depuis la séance

Si le bénéficiaire n'a pas encore de dossier, vous pouvez le créer directement depuis le formulaire de séance :

1. Sélectionnez d'abord une Action dans le formulaire (ex: Accueil, Premier entretien...)
2. Dans la section "Ajouter un client", cliquez sur + Créer un dossier
3. Renseignez les informations du bénéficiaire (nom, prénom, email...)
4. Sélectionnez la prestation
5. Complétez les informations du dossier (conseiller, tarification...)
6. Enregistrez

→ Le dossier est créé ET la séance est planifiée en une seule opération !

Workflow conseiller

Cette méthode est idéale pour accueillir un nouveau bénéficiaire : vous créez son dossier et planifiez sa première séance sans quitter l'agenda. téo détecte automatiquement les doublons potentiels pendant la saisie.

Pour plus de détails sur la création de dossiers, consultez Créer un dossier.

Associer une action du déroulé

Si la prestation a un déroulé défini :

1. Le champ Action propose les étapes disponibles
2. Sélectionnez l'action correspondante (Accueil, Diagnostic, Bilan...)
3. La durée prévisionnelle peut s'ajuster automatiquement

Séances avec plusieurs bénéficiaires

Une séance peut accueillir un seul ou plusieurs bénéficiaires. Le bénéficiaire ajouté définit automatiquement le statut de la séance :

Configuration	Résultat
Un seul bénéficiaire	Séance individuelle, icône silhouette unique dans l'agenda
Plusieurs bénéficiaires ou dossier groupe associé	Séance collective, icône groupe et libellé « COLLECTIF » dans l'agenda

Ajouter des participants

1. Ouvrez la séance
2. Section Participants ou Bénéficiaires
3. Cliquez sur Ajouter
4. Recherchez et sélectionnez les dossiers
5. Définissez si besoin le nombre de places pour limiter l'inscription

Retirer un participant

1. Dans la liste des participants
2. Cliquez sur le bouton de suppression à côté du nom
3. Le participant est retiré (son dossier n'est pas supprimé)

Comprendre l'avertissement « le bénéficiaire bloque toute la journée »

Si vous tentez de poser une séance sur le créneau d'un bénéficiaire qui a déjà un autre RDV ou une étiquette « Journée entière » posée sur ce jour, téo l'indique avec un message clair et propose de modifier l'horaire ou d'ouvrir l'autre séance pour la déplacer.

L'avertissement ne se déclenche que quand l'autre engagement couvre réellement toute la journée (étiquette jour = 1 ou plage chevauchant les horaires). Une séance ponctuelle déjà posée sur le même créneau déclenche un message d'indisponibilité classique sur l'horaire concerné.

Créer une visio Teams

Pour organiser une visioconférence :

1. Créez ou ouvrez la séance
2. Cliquez sur Créer une visio Teams
3. Le lien Teams est généré automatiquement
4. Il apparaît dans le champ "Lien visio"

Pour envoyer les invitations :

1. Cliquez sur Envoyer invitations
2. Un email avec le lien Teams est envoyé aux participants

Bouton Teams toujours disponible

La section Visio Teams reste visible sur le formulaire de séance, même quand la séance n'a pas encore de dossier ou de participants associés. Vous pouvez ainsi générer le lien dès la création, et inviter les participants une fois ajoutés.

Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)

Le mode RDV flash permet de créer plusieurs séances identiques en quelques clics.

Activer le mode duplication

1. Ouvrez une séance existante (qui servira de modèle)
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Un bandeau jaune apparaît en haut de l'agenda : "Mode duplication actif"

Créer les copies

1. Dans l'agenda, cliquez sur les créneaux vides où vous voulez créer des copies
2. Chaque clic crée une copie de la séance modèle à cet horaire
3. Répétez autant de fois que nécessaire

Désactiver le mode

1. Cliquez sur Désactiver la duplication dans le bandeau
2. Vous revenez au mode normal

Cas d'usage

Le RDV flash est idéal pour :

• Créer des créneaux de disponibilité (téo rdv)
• Planifier des sessions récurrentes
• Préparer une semaine type

Répéter une séance (récurrence)

Pour créer une série de séances régulières :

Configurer la récurrence

1. Créez ou ouvrez une séance
2. Dépliez la section Répétition
3. Choisissez la récurrence :

Fréquence	Description
Jours	Tous les jours
Semaines	Toutes les semaines
Quinzaines	Toutes les 2 semaines
Mois	Tous les mois
Année	Tous les ans

4. Optionnel : cochez Samedi et/ou Dimanche si la récurrence doit inclure les week-ends
5. Définissez la date de fin dans Jusqu'au
6. Cliquez sur Créer les séances

Toutes les séances de la série sont créées automatiquement.

Propager des modifications aux séances futures

Quand vous modifiez une séance appartenant à une série, vous pouvez propager le changement à toutes les séances futures :

• Modifier les séances : copie les données de la séance courante (horaire, lieu, animateur...) sur toutes les séances futures de la série
• Supprimer les séances : supprime toutes les séances futures de la série (avec confirmation)

Changer la fréquence d'une récurrence en cours de route

Vous ne pouvez pas modifier directement la fréquence (jours/semaines/mois) d'une séance déjà issue d'une série. Pour repartir avec une nouvelle récurrence à partir d'une date donnée :

1. Ouvrez la séance à partir de laquelle vous voulez changer la cadence
2. Cliquez sur Supprimer les séances futures
3. Créez ensuite une nouvelle récurrence avec les nouveaux paramètres

Cela évite les incohérences sur les séances déjà passées et garantit un historique propre.

Ajouter ou retirer un participant sur toute la série

Quand vous ajoutez ou retirez un participant (dossier ou bénéficiaire) sur une séance de la série, une boîte de dialogue vous propose :

Action	Option 1	Option 2
Ajouter un dossier	"Oui, ajouter partout" (séance + futures)	"Non, seulement à cette séance"
Retirer un dossier	"Oui, détacher partout" (séance + futures)	"Non, seulement de cette séance"
Ajouter un participant	"Oui, ajouter partout"	"Non, seulement à cette séance"
Retirer un participant	"Oui, détacher partout"	"Non, seulement de cette séance"

Modifications ciblées

Si vous ne souhaitez modifier qu'une seule séance de la série (par exemple déplacer un seul RDV), choisissez "Non, seulement à cette séance". Les autres séances de la série ne sont pas affectées.

Changer l'état d'une séance

État	Quand l'utiliser
Prévue	État initial, séance planifiée
Validée	Séance réalisée et confirmée
Absence	Le bénéficiaire n'est pas venu
Annulée	La séance n'a pas eu lieu

Pour changer l'état :

1. Ouvrez la séance
2. Sélectionnez le nouvel état dans la liste
3. Pour les absences, sélectionnez aussi le motif
4. Enregistrez

Signatures et émargement depuis la séance

Quand l'émargement électronique est activé et que la séance est validée, la fiche séance affiche une section Émargement électronique avec :

• L'état de signature de chaque participant (demandé, signé, en attente)
• Des boutons pour demander l'émargement à l'animateur et/ou aux bénéficiaires
• Si l'email d'un participant est manquant, le bouton de demande est désactivé

→ En savoir plus sur l'émargement

Documenter vos séances

Après une séance, vous pouvez conserver des notes de différentes façons :

Utiliser les mémos

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Menu > Mémos > Nouveau mémo
3. Saisissez vos notes et observations
4. Définissez une échéance si nécessaire

Les mémos sont conservés dans l'historique du dossier et peuvent être partagés avec l'équipe.

Compléter l'activité flo

Si la prestation dispose d'une activité flo :

1. Depuis le dossier, cliquez sur "Ouvrir l'activité flo liée"
2. Complétez les champs du formulaire
3. Les données sont automatiquement sauvegardées

Les données flo peuvent être reprises dans les documents générés (bilans, attestations...).

Quelle méthode choisir ?

• Mémos : pour des notes rapides, relances, points d'attention
• Activité flo : pour des données structurées et exploitables dans les documents

Étiquettes (télétravail, astreinte, formation interne…)

Les étiquettes vous permettent de marquer un créneau pour des activités hors RDV bénéficiaire : télétravail, astreinte, formation interne, fermeture exceptionnelle, etc.

Poser une étiquette

1. Cliquez sur un créneau vide dans l'agenda
2. Choisissez la catégorie Autre
3. Dans le sélecteur Étiquette, choisissez le type configuré (Télétravail, Formation interne, Réunion CSE…)
4. Renseignez la date / horaires (selon le mode de l'étiquette)
5. Enregistrez

Les deux modes d'étiquettes

Chaque étiquette est paramétrée en amont par votre administrateur avec deux propriétés indépendantes : Journée entière et Info seulement.

Mode	Effet sur la séance	Effet sur l'agenda
Journée entière	Les champs Heure de début et Heure de fin sont masqués / désactivés à la saisie. L'étiquette couvre tout le jour.	Affichage en bandeau sur toute la journée
Info seulement	L'étiquette n'est jamais bloquante : elle peut être posée même si le créneau contient déjà des RDV.	Affichage discret (bandeau ou pastille) cohabitant avec les autres séances

Les deux propriétés sont indépendantes et combinables :

Journée entière	Info seulement	Cas d'usage
❌	❌	Étiquette ponctuelle qui bloque le créneau (ex : Réunion CSE de 14h-16h, le créneau n'est plus disponible pour un RDV)
✅	❌	Étiquette journée bloquante (ex : Formation interne — pas de RDV ce jour-là)
❌	✅	Étiquette horaire informative (ex : Télétravail de 14h-18h — vos collègues voient l'info sans que le créneau soit bloqué)
✅	✅	Étiquette journée informative (ex : Astreinte téléphonique — visible toute la journée, mais d'autres RDV peuvent être posés en parallèle)

Étiquette informative impossible à poser ?

Si vous n'arrivez pas à poser une étiquette « Info seulement » sur un créneau déjà rempli, vérifiez son paramétrage avec votre administrateur (Admin > Paramètres > Étiquettes). La case « Info seulement » doit être cochée pour autoriser la cohabitation avec d'autres RDV.

Étiquettes « journée entière »

Quand vous sélectionnez une étiquette « Journée entière », les champs d'horaires se grisent automatiquement et un message indique que l'étiquette couvre toute la journée. Pas besoin de saisir 00h00 → 23h59 : laissez les champs comme proposés.

Indisponibilité du bénéficiaire

Quand vous saisissez ou modifiez la date / les horaires d'une séance, téo vérifie en arrière-plan que le bénéficiaire associé n'a pas déjà un autre rendez-vous sur le même créneau. Si c'est le cas, un message d'erreur « Le [bénéficiaire] est indisponible » s'affiche en haut du formulaire (le terme exact dépend du paramétrage de votre structure : bénéficiaire, salarié, candidat…).

Pour résoudre l'indisponibilité, deux options :

• Modifier l'horaire de la séance pour qu'il ne chevauche plus l'autre RDV
• Ouvrir l'autre séance depuis l'agenda du bénéficiaire pour la déplacer ou la supprimer

Sur une nouvelle séance

Sur une séance en cours de création, le contrôle de disponibilité ne se déclenche qu'une fois le conseiller sélectionné et les trois champs Date, Heure début et Heure fin renseignés — ce qui évite les faux messages d'indisponibilité pendant la saisie initiale.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Associez toujours un dossier	Pour le suivi et la facturation
Renseignez l'action du déroulé	Pour les statistiques
Validez rapidement vos séances	Pour que les heures soient comptabilisées
Utilisez les lieux et salles	Pour éviter les conflits de réservation