Créer une visio Teams

Il est possible de créer une activité Teams (visio) directement depuis votre séance téo, d'inviter des participants et de l'inscrire dans votre agenda Outlook.

Prérequis

Pour que le lien entre téo et Teams puisse être établi, vous devez posséder un compte Microsoft.

Utilisation

Commencez par créer une séance dans votre agenda, sans rien changer à vos habitudes (le nom du dossier et l'action sont obligatoires). Après l'avoir enregistrée, un bouton "Créer une visio Teams" s'affiche. Vous ne pouvez pas le manquer, il arbore fièrement la couleur violette de Teams.

Toute première utilisation

Lors de la toute première utilisation, vous êtes invités à saisir les identifiants de votre compte Microsoft. Par la suite, ces identifiants sont réutilisés mais il peuvent vous être redemandés au bout de quelques temps, pour des raisons de sécurité.

Cliquez sur ce bouton, téo se connecte à votre compte Microsoft et crée l'activité Teams. Le bouton violet se transforme alors en "Ouvrir l'activité Teams", il suffit de cliquer dessus, le jour J, pour rejoindre la visio.

Deux pictos apparaissent dès que l'activité Teams est créée :

• Un avion en papier qui symbolise l'envoi des invitations
• Un copier/coller qui permet de copier le lien de l'activité Teams, soit pour le coller dans un navigateur, soit pour l'envoyer manuellement à un tiers.

L'invitation

Lorsque l'invitation est envoyée depuis téo, chaque participant reçoit un email. Un fichier au format ics (fichier comportant des informations) peut être joint afin d'importer le rendez-vous dans un autre agenda (Gmail ou autre).

La plage de rendez-vous est automatiquement réservée dans le calendrier Teams des utilisateurs Microsoft 365

Le texte de l'e-mail reprend les caractéristiques de la séance et affiche le lien vers l'activité Teams.

Inviter l'animateur

L'animateur de la séance reçoit également l'invitation. Cela lui permet d'enregistrer la séance dans son agenda Outlook de manière à afficher son indisponibilité dans Teams. Il doit néanmoins ouvrir le fichier ics et importer le rendez-vous, comme les autres participants. Le jour J, il peut ouvrir l'activité Teams directement depuis téo.

Séances concernées

Toutes les séances de l'agenda téo sont concernées, à l'exception des "Autres" :

• La séance d'activité individuelle ou collective permet de créer une activité Teams avec des bénéficiaires
• Le rendez-vous permet de créer une activité Teams en invitant un contact externe dans le cadre d'un rendez-vous commercial
• La réunion permet de créer une activité Teams en faisant participer des personnes internes ou externes à votre structure.

Pas de répétition Teams

La répétition ou la duplication d'une séance pour laquelle une activité Teams a été créée ne répète pas l'activité Teams.