Émargement électronique ✍️
L'émargement électronique permet de recueillir les signatures des participants sans papier. Les bénéficiaires et les animateurs signent directement sur écran ou via un lien reçu par email.
L'émargement utilise une signature électronique simple (aussi appelée "signature numérique"), conforme au niveau 1 du règlement européen eIDAS. Elle permet de simplifier les processus où la signature est indispensable (attestation de présence, accusé de réception...) et constitue un commencement de preuve par écrit.
Pour une signature avec un niveau de sécurité plus élevé (identification du signataire, intégrité garantie), utilisez la signature électronique de documents.
Comment ça marche ?
Demander une signature
Depuis une séance
- Ouvrez la séance concernée (elle doit être validée)
- Cliquez selon le cas :
- Envoyer à l'animateur — envoie la demande de signature à l'animateur
- Émarger la séance — si vous êtes l'animateur, pour signer vous-même
- Demander l'émargement — envoie les demandes aux bénéficiaires inscrits
- Un email est envoyé à chaque destinataire avec un lien de signature
Le bouton de demande n'apparaît que si l'action attend cette signature, si la séance est validée et si un seul modèle d'email d'émargement est configuré. Si l'adresse email d'un signataire est manquante, téo affiche Email manquant (bénéficiaire) ou L'animateur ne possède pas d'e-mail.
Depuis la liste des séances du dossier
Pour demander les signatures bénéficiaires de plusieurs séances d'un même dossier :
- Ouvrez le dossier
- Menu > Séances
- Lorsqu'un encart Des séances ne sont pas émargées apparaît, cliquez sur Demander les signatures
Le bouton envoie les demandes pour les séances validées du dossier dont la signature bénéficiaire n'est pas encore enregistrée. Les séances en absence, abandonnées, non validées ou dont l'action ne prévoit pas de signature bénéficiaire ne sont pas concernées.
Quel email est envoyé ?
Pour les bénéficiaires, téo utilise le modèle d'email actif (module Séance) configuré dans Admin > Documents & messages > Messages. Ce modèle doit contenir le marqueur d'émargement {seance.signature.url} : dans l'email reçu, il est remplacé par un lien cliquable vers la page de signature.
L'email est envoyé à l'adresse renseignée sur la fiche du bénéficiaire. Il reprend le Sujet, le Texte et l'Expéditeur du modèle. Les marqueurs du Sujet et du Texte sont remplacés par les informations de la séance et du dossier. Dans le corps, le marqueur d'émargement {seance.signature.url} devient un lien cliquable ; s'il est aussi présent dans le Sujet, téo y met l'adresse du lien en texte simple.
Pour l'animateur, l'email contient directement le lien de signature de la séance.
Côté signataire
Processus de signature
Quand une personne reçoit la demande :
- Elle reçoit un email avec un lien de signature
- Elle clique sur le lien (fonctionne sur mobile et ordinateur)
- Une page d'émargement électronique s'ouvre : elle rappelle l'identité du signataire et les informations de la séance (date et horaires), au-dessus d'une mention d'attestation de présence
- Elle choisit sa méthode de signature :
- Dessiner : elle trace sa signature dans la zone prévue, avec le doigt (sur mobile ou tablette) ou avec la souris
- Taper mon nom : elle saisit son nom complet, qui est mis en forme automatiquement dans une écriture manuscrite
- Le bouton Recommencer permet d'effacer le tracé et de recommencer
- Elle clique sur Valider ma signature
- La signature est enregistrée ✅
Une fois la signature validée, elle ne peut plus être modifiée. Si la personne rouvre le lien, la page affiche la signature déjà enregistrée et sa date.
Dès qu'une signature bénéficiaire ou animateur est enregistrée sur une séance, téo protège le créneau signé : dans le volet de séance, les champs Date, Heure début et Heure fin ne sont plus modifiables. Les autres informations restent modifiables, sauf si la séance est aussi bloquée.
Signature sur tablette (face-à-face)
Si vous avez une tablette pour l'émargement en direct :
- Ouvrez le lien de signature sur la tablette
- Présentez l'écran au bénéficiaire
- Il signe directement
- Vous passez au participant suivant
Suivre les signatures
Deux écrans de suivi sont dans Agenda > Contrôle. Ils s'affichent avec les autres écrans de cette section (Transferts, Recherche) : il faut le même droit, et un profil en consultation seule ne les voit pas.
Relances émargement
L'écran Agenda > Contrôle > Relances émargement regroupe les demandes de signature envoyées mais pas encore signées. Une séance y apparaît lorsque la dernière demande ou relance date de plus d'un jour. Les séances dont la date est antérieure à un an n'apparaissent pas.
Deux tableaux séparés : l'un pour les signatures bénéficiaires, l'autre pour celles des conseillers (titre du tableau selon le terme paramétré). Le premier tableau a une colonne Animateur.
Le tableau bénéficiaires indique Date, Heure début, Heure fin, Animateur, N° de dossier, Bénéficiaire, Action, Signature demandée et Jours. Le tableau conseillers n'a pas les colonnes dossier et bénéficiaire.
Vous pouvez filtrer par Centre, Période, Utilisateur et Lieu. Une seule borne de Période suffit.
Cochez les séances, puis :
- Relancer — renvoie un email de demande de signature
- Ne pas relancer — retire les séances des relances
- Tout cocher / Tout décocher
- Tableur — exporte la liste
Séances émargées
L'écran Agenda > Contrôle > Séances émargées liste les séances dont la feuille d'émargement a été signée.
Sans filtre, la liste reste vide. Renseignez Bénéficiaire/GRP, N° de dossier ou Date. Une seule borne de Date suffit (Depuis le… ou Jusqu'au…). Le sélecteur est le même que partout ailleurs : Filtres de période.
Chaque ligne affiche Date, Heure début, Heure fin, le conseiller, N° de dossier, le bénéficiaire, Action, la date et l'heure de la signature, et IP. L'icône en fin de ligne ouvre la page d'émargement : Signature enregistrée, le tracé, et Signé le avec la date et l'heure. Tableur exporte la liste. Les séances confidentielles d'un autre conseiller masquent le bénéficiaire et le N° de dossier. Sans résultat, téo affiche Aucune signature.
Cas des séances collectives
Pour les séances avec plusieurs participants :
- Chaque participant reçoit sa propre demande de signature
- Le suivi indique le nombre de signatures obtenues vs attendues
- Vous pouvez relancer uniquement ceux qui n'ont pas signé
Document d'émargement
La feuille d'émargement se génère depuis un modèle téo edit, une fois les signatures recueillies.
| Contexte | Catégorie du modèle | Où générer |
|---|---|---|
| Parcours d'un bénéficiaire | Feuille d'émargement / Planning d'un dossier | Dossier → Documents → Générer un document |
| Séance collective | Feuille d'émargement d'un groupe | Groupe → Documents → Générer un document |
Le modèle se prépare dans Admin > Documents & messages > Documents (téo edit). Pour y faire apparaître le tracé des signatures : Images de signature.
Configuration (Admin)
Qui doit signer se règle sur l'action, dans le bloc Émargement électronique :
| Case | Effet |
|---|---|
| Bénéficiaire | Une signature est attendue de chaque bénéficiaire inscrit |
| Conseiller | Une signature est attendue de l'animateur de la séance |
Décochez les deux cases si aucune signature n'est attendue pour cette action.
| Où | Chemin |
|---|---|
| Action d'un parcours | Admin > Production > Prestations > menu Parcours > ouvrez l'action |
| Action non rattachée | Admin > Production > Actions seules |
| Email de demande | Un seul modèle email actif contenant {seance.signature.url} — Admin > Documents & messages > Messages |
| Feuille d'émargement | Admin > Documents & messages > Documents (téo edit) |
Ce réglage appartient à l'action : s'il est partagé entre plusieurs prestations, le même choix s'applique partout. Un bandeau Utilisation commune à N prestations le rappelle.
Sur les séances validées dont l'action attend une signature, la section d'émargement apparaît.
Pour envoyer les demandes de signature, téo doit trouver exactement un modèle email actif contenant le marqueur d'émargement de la séance. S'il n'y en a aucun, ou s'il y en a plusieurs, un message d'alerte s'affiche et l'envoi est bloqué jusqu'à correction du paramétrage.
Questions fréquentes
Le bénéficiaire n'a pas reçu l'email
Vérifiez :
- L'adresse email est correcte sur sa fiche
- L'email n'est pas dans ses spams
- Un seul modèle d'email d'émargement est actif dans Admin > Documents & messages > Messages
- Vous pouvez relancer la demande
Le lien affiche « Signature enregistrée »
C'est que la séance a déjà été signée : la page rappelle alors la signature recueillie et sa date, il n'y a rien de plus à faire. Si vous deviez recueillir une nouvelle signature, créez une nouvelle demande depuis la séance.
Peut-on signer sans email ?
Oui, en utilisant une tablette en face-à-face :
- Ouvrez le lien sur votre tablette
- Faites signer directement le participant
Je ne vois pas les cases d'émargement sur l'action
Elles sont toujours sur la fiche de l'action, entre L'action et L'action est. Pour une action de parcours, ouvrez-la depuis Admin > Production > Prestations > Parcours : Actions seules ne liste que les actions non rattachées à une prestation.
Je ne vois pas Relances émargement dans le menu
Vérifiez que Agenda > Contrôle affiche aussi Transferts et Recherche (même droit). Un profil en consultation seule ne voit pas ces écrans.
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