Émargement numérique
L'émargement à distance permet au bénéficiaire et à la personne ayant animé la séance de signer à partir d'un smartphone ou d'un ordinateur afin de valider leur présence. Outre qu’il s’agit d’un beau geste en faveur de l’environnement (plus de 75 kg de papier par personne chaque année en entreprise !), l’émargement électronique est plus sécurisé que l’émargement "papier".
L'émargement à distance est disponible depuis les écrans :
- De la séance de l'agenda
- De la liste des séances du dossier
Par défaut, toutes les actions d'un déroulé de prestation sont paramétrées pour que l'émargement se déclenche à la validation de la séance. Si toutes les séances n'ont pas besoin d'être émargées (par exemple seules quelques séances doivent s'inscrire sur la feuille d'émargement), il faut décocher les cases émargement dans les actions qui ne nécessitent pas l'émargement. Rendez-vous dans le paramétrage>Gestion des actions>ouvrir l'action>décocher la case Emargement Bénéficiaire et/ou Conseiller
Envoyer la demande d'émargement
Il est nécessaire que la séance ait été validée pour voir apparaître la fonctionnalité signature.
Les icônes symbolisant la signature apparaissent en haut de la séance, sur un fond gris tant que la séance n'a pas été émargée.
Pour envoyer une demande de signature au(x) bénéficiaire(s), il suffit de cliquer sur l'icône signature. téo affiche le nombre d'emails envoyés
L'animateur de la séance peut signer directement depuis la séance en cliquant sur l'icône signature. Le pad s'ouvre alors, il peut signer et fermer le pad. La signature est enregistrée.
L'animateur de la séance est la personne sur l'agenda de laquelle ont été positionnées les séances d'activité (formateur ou consultant).
En face du nom des stagiaires, l'icône signature reste orange tant que le bénéficiaire n'a pas signé.
L'icône signature est grise si le bénéficiaire n'a pas d'adresse mail renseignée dans le dossier
Une fois la demande d'émargement envoyée, l'heure et la date de la séance sont bloquées dans téo. C'est une façon de sécuriser la signature de votre bénéficiaire. Attention, donc, avant d'envoyer vos demandes de signature !
Si l'animateur signe depuis la séance avant le bénéficiaire, aucun mail ne lui est envoyé. S'il n'a pas émargé alors que la demande de signature est envoyée au bénéficiaire, alors un mail lui est également adressé, lui demandant d'émarger la séance.
Vérifier les émargements
L'icône signature passe au vert quand le bénéficiaire a signé depuis son portable ou son smartphone. Dans une séance collective, il est alors aisé de voir quelles sont les signatures manquantes.
L'heure et la date de la séance ainsi que celle de leur signature sont enregistrées si le marqueur horodatage est bien présent dans le modèle de la feuille d'émargement.
Un simple clic sur l'icône signature permet de vérifier la présence de la signature.
La feuille d'émargement
Les signatures électroniques apparaissent sur des feuilles d'émargement créées dans téo edit. Veuillez nous consulter si vous n'avez pas la main sur téo edit.
Il est possible de générer une feuille d'émargement depuis un dossier individuel et/ou un groupe.
La feuille d'émargement de séance collective n'existe pas (seulement celle d'un groupe). Les signatures et feuille d'émargement d'un collectif sont accessible depuis les dossiers individuels.
Les marqueurs de la signature numérisée se trouvent dans la catégorie Feuille d'émargement Planning dossier >Séance.
Vous y trouverez l'image de la signature du bénéficiaire et celle de la signature du conseiller. Il est également possible d'ajouter les marqueurs de l'horodatage.
Enregistrez ensuite votre Feuille d'émargement en format .odt puis rangez-la dans la catégorie Feuille d'émargement Planning dossier.
Il est possible d'indiquer dans le paramétrage de l'action que cette dernière doit être émargée et d'autres pas. Par défaut, toute action créée est "émargeable" à la fois par le conseiller et le bénéficiaire. En décochant l'un ou/et l'autre, vous supprimez l'envoi de demande d'émargement. Une action qui n'a pas besoin de signature ne s'inscrit pas sur la feuille d'émargement.
Pour en savoir plus sur la création des courriers dans téo edit, cliquer ici
Relancer les émargements manquants
Au bout de 48 heures, si un des participants à la séance (bénéficiaire et/ou animateur) n'a pas signé, son nom se retrouve dans l'écran "Relances émargement".
L'écran Relances émargement affiche le nombre de jours écoulés depuis le dernier envoi de la signature. Il permet ainsi de décider du renvoi de la demande d'émargement en toute connaissance de cause.
Seules les séances non émargées depuis 1 an sont affichées.
Pour renvoyer une demande d'émargement à distance, il suffit de cocher la case au bout de la ligne du bénéficiaire (ou de l'animateur) et de cliquer sur Relancer.
La fonctionnalité Tout relancer permet de relancer toutes les demandes d'émargement à distance en même temps.
Les utilisateurs cochés comme *Conseillers *dans leur fiche annuaire ne voient que leurs séances
La signature électronique est réalisée par l'envoi d'un lien unique. Si la signature doit être renvoyée, c'est par l'intermédiaire d'un nouveau lien. La signature est ensuite stockée dans la base de données de votre téo, en lien avec le dossier. Si le dossier est anonymisé, le lien du bénéficiaire avec sa signature est coupé.
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