Émargement électronique ✍️

L'émargement électronique permet de recueillir les signatures des participants sans papier. Les bénéficiaires et les animateurs signent directement sur écran ou via un lien reçu par email.

Type de signature : Signature électronique simple (niveau 1)

L'émargement utilise une signature électronique simple (aussi appelée "signature numérique"), conforme au niveau 1 du règlement européen eIDAS. Elle permet de simplifier les processus où la signature est indispensable (attestation de présence, accusé de réception...) et constitue un commencement de preuve par écrit.

Pour une signature avec un niveau de sécurité plus élevé (identification du signataire, intégrité garantie), utilisez la signature électronique de documents.

Comment ça marche ?

Demander une signature

Depuis une séance

1. Ouvrez la séance concernée (elle doit être validée)
2. Dans la section Émargement électronique, cliquez sur :
   • Demander l'émargement (animateur) — envoie la demande de signature à l'animateur
   • Demander l'émargement (bénéficiaires) — envoie les demandes aux bénéficiaires inscrits
3. Un email est envoyé à chaque destinataire avec un lien de signature

Depuis la liste des séances du dossier

Pour demander les signatures de plusieurs séances :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Séances
3. Cochez les séances concernées
4. Cliquez sur Demander signatures

Côté signataire

Processus de signature

Quand une personne reçoit la demande :

1. Elle reçoit un email avec un lien de signature
2. Elle clique sur le lien (fonctionne sur mobile et ordinateur)
3. Une page s'ouvre avec les informations de la séance
4. Elle dessine sa signature sur l'écran (avec le doigt ou la souris)
5. Elle clique sur Valider
6. La signature est enregistrée ✅

Signature sur tablette (face-à-face)

Si vous avez une tablette pour l'émargement en direct :

1. Ouvrez le lien de signature sur la tablette
2. Présentez l'écran au bénéficiaire
3. Il signe directement
4. Vous passez au participant suivant

Suivre les signatures

Deux écrans de suivi sont disponibles dans le menu Agenda, section Contrôle. S'ils n'apparaissent pas, vérifiez que l'émargement électronique est activé et que vous disposez des droits agenda nécessaires.

Relances émargement

L'écran Agenda > Relances émargement regroupe les demandes de signature envoyées mais pas encore signées, pour relancer les retardataires. Une séance y apparaît lorsque la demande a été envoyée depuis plus d'un jour.

Deux tableaux séparés présentent :

• les signatures attendues des bénéficiaires ;
• les signatures attendues des animateurs.

Chaque ligne indique la date et l'horaire de la séance, l'animateur, le numéro de dossier, le bénéficiaire, l'action, la date de la signature demandée et le nombre de jours écoulés depuis la demande.

Vous pouvez filtrer la liste par Centre, Période, Utilisateur (conseiller) et Lieu.

Actions disponibles :

• Tout cocher / Tout décocher la liste
• Relancer : renvoie un email de demande de signature aux personnes sélectionnées
• Ne pas relancer : retire les séances sélectionnées des relances
• Tableur : exporte la liste

Séances émargées

L'écran Agenda > Séances émargées liste les séances dont la feuille d'émargement a été signée.

Renseignez au moins un filtre pour afficher les résultats :

• Bénéficiaire/GRP (nom)
• N° de dossier
• Période

Chaque ligne affiche la date et l'horaire de la séance, le conseiller, le numéro de dossier, le bénéficiaire, l'action, la date et l'heure de la signature ainsi que l'adresse IP depuis laquelle elle a été réalisée. L'icône en fin de ligne ouvre la feuille d'émargement signée. Le bouton Tableur exporte la liste.

Sur une séance

Dans le détail d'une séance, vous voyez :

• ✅ Signature bénéficiaire : Oui/Non
• ✅ Signature animateur : Oui/Non
• Date et heure de chaque signature

Relancer une signature

Si un participant n'a pas signé, ouvrez l'écran Agenda > Relances émargement :

1. Sélectionnez les séances concernées
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien de signature

Délai de relance

Attendez quelques jours avant de relancer. Le participant peut avoir un empêchement temporaire.

Cas des séances collectives

Pour les séances avec plusieurs participants :

• Chaque participant reçoit sa propre demande de signature
• Le suivi indique le nombre de signatures obtenues vs attendues
• Vous pouvez relancer uniquement ceux qui n'ont pas signé

Document d'émargement

Une fois les signatures recueillies :

1. Ouvrez la séance ou le dossier
2. Menu > Documents
3. Le document d'émargement est disponible au téléchargement
4. Il contient :
   • Les informations de la séance
   • Les signatures des participants
   • Date et heure de chaque signature

Configuration (Admin)

L'émargement électronique doit être activé et configuré :

1. Menu Admin > Installation > Signature
2. Ou via flo : Admin > Documents & messages > Signature électronique

Options configurables

Option	Description
Signature bénéficiaire	Obligatoire / Optionnelle
Signature animateur	Obligatoire / Optionnelle
Modèle d'email	Personnalisation du message
Délai de validité	Durée pendant laquelle le lien est actif

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Demandez la signature le jour même	Le participant se souvient mieux
Vérifiez l'email du bénéficiaire	Sinon il ne recevra pas la demande
Relancez après quelques jours	Pas trop tôt, pas trop tard
Utilisez une tablette en présentiel	Plus pratique et immédiat

Questions fréquentes

Le bénéficiaire n'a pas reçu l'email

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte sur sa fiche
2. L'email n'est pas dans ses spams
3. Vous pouvez relancer la demande

Le lien ne fonctionne plus

Les liens de signature ont une durée de validité. Si le lien a expiré :

1. Relancez la demande
2. Un nouveau lien sera généré

Peut-on signer sans email ?

Oui, en utilisant une tablette en face-à-face :

1. Ouvrez le lien sur votre tablette
2. Faites signer directement le participant