Émargement électronique ✍️

L'émargement électronique permet de recueillir les signatures des participants sans papier. Les bénéficiaires et les animateurs signent directement sur écran ou via un lien reçu par email.

Type de signature : Signature électronique simple (niveau 1)

L'émargement utilise une signature électronique simple (aussi appelée "signature numérique"), conforme au niveau 1 du règlement européen eIDAS. Elle permet de simplifier les processus où la signature est indispensable (attestation de présence, accusé de réception...) et constitue un commencement de preuve par écrit.

Pour une signature avec un niveau de sécurité plus élevé (identification du signataire, intégrité garantie), utilisez la signature électronique de documents.

Comment ça marche ?

Demander une signature

Depuis une séance

1. Ouvrez la séance concernée (elle doit être validée)
2. Dans la section Émargement électronique, cliquez sur :
   • Demander l'émargement (animateur) — envoie la demande de signature à l'animateur
   • Demander l'émargement (bénéficiaires) — envoie les demandes aux bénéficiaires inscrits
3. Un email est envoyé à chaque destinataire avec un lien de signature

Depuis la liste des séances du dossier

Pour demander les signatures de plusieurs séances :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Séances
3. Cochez les séances concernées
4. Cliquez sur Demander signatures

Côté signataire

Processus de signature

Quand une personne reçoit la demande :

1. Elle reçoit un email avec un lien de signature
2. Elle clique sur le lien (fonctionne sur mobile et ordinateur)
3. Une page s'ouvre avec les informations de la séance
4. Elle dessine sa signature sur l'écran (avec le doigt ou la souris)
5. Elle clique sur Valider
6. La signature est enregistrée ✅

Signature sur tablette (face-à-face)

Si vous avez une tablette pour l'émargement en direct :

1. Ouvrez le lien de signature sur la tablette
2. Présentez l'écran au bénéficiaire
3. Il signe directement
4. Vous passez au participant suivant

Suivre les signatures

Voir les séances non émargées

Pour voir les séances en attente de signature :

1. Menu Agenda > Non émargées
2. Liste des séances validées mais non signées
3. Filtrez par période, conseiller...

Voir les séances émargées

Pour voir les séances déjà signées :

1. Menu Agenda > Émargées
2. Liste des séances avec signatures complètes

Sur une séance

Dans le détail d'une séance, vous voyez :

• ✅ Signature bénéficiaire : Oui/Non
• ✅ Signature animateur : Oui/Non
• Date et heure de chaque signature

Relancer une signature

Si un participant n'a pas signé :

1. Ouvrez la séance ou la liste des non émargées
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien de signature

Délai de relance

Attendez quelques jours avant de relancer. Le participant peut avoir un empêchement temporaire.

Cas des séances collectives

Pour les séances avec plusieurs participants :

• Chaque participant reçoit sa propre demande de signature
• Le suivi indique le nombre de signatures obtenues vs attendues
• Vous pouvez relancer uniquement ceux qui n'ont pas signé

Document d'émargement

Une fois les signatures recueillies :

1. Ouvrez la séance ou le dossier
2. Menu > Documents
3. Le document d'émargement est disponible au téléchargement
4. Il contient :
   • Les informations de la séance
   • Les signatures des participants
   • Date et heure de chaque signature

Configuration (Admin)

L'émargement électronique doit être activé et configuré :

1. Menu Admin > Installation > Signature
2. Ou via flo : Admin > Documents > Signature électronique

Options configurables

Option	Description
Signature bénéficiaire	Obligatoire / Optionnelle
Signature animateur	Obligatoire / Optionnelle
Modèle d'email	Personnalisation du message
Délai de validité	Durée pendant laquelle le lien est actif

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Demandez la signature le jour même	Le participant se souvient mieux
Vérifiez l'email du bénéficiaire	Sinon il ne recevra pas la demande
Relancez après quelques jours	Pas trop tôt, pas trop tard
Utilisez une tablette en présentiel	Plus pratique et immédiat

Questions fréquentes

Le bénéficiaire n'a pas reçu l'email

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte sur sa fiche
2. L'email n'est pas dans ses spams
3. Vous pouvez relancer la demande

Le lien ne fonctionne plus

Les liens de signature ont une durée de validité. Si le lien a expiré :

1. Relancez la demande
2. Un nouveau lien sera généré

Peut-on signer sans email ?

Oui, en utilisant une tablette en face-à-face :

1. Ouvrez le lien sur votre tablette
2. Faites signer directement le participant