Émargement électronique ✍️

L'émargement électronique permet de recueillir les signatures des participants sans papier. Les bénéficiaires et les animateurs signent directement sur écran ou via un lien reçu par email.

Type de signature : Signature électronique simple (niveau 1)

L'émargement utilise une signature électronique simple (aussi appelée "signature numérique"), conforme au niveau 1 du règlement européen eIDAS. Elle permet de simplifier les processus où la signature est indispensable (attestation de présence, accusé de réception...) et constitue un commencement de preuve par écrit.

Pour une signature avec un niveau de sécurité plus élevé (identification du signataire, intégrité garantie), utilisez la signature électronique de documents.

Comment ça marche ?

Demander une signature

Depuis une séance

1. Ouvrez la séance concernée (elle doit être validée)
2. Dans la section Émargement électronique, cliquez sur :
   • Demander l'émargement (animateur) — envoie la demande de signature à l'animateur
   • Demander l'émargement (bénéficiaires) — envoie les demandes aux bénéficiaires inscrits
3. Un email est envoyé à chaque destinataire avec un lien de signature

Le bouton est disponible uniquement si l'émargement est activé, si la séance est validée et si un seul modèle d'email d'émargement est configuré. Si l'adresse email d'un signataire est manquante, téo affiche Email manquant et la demande ne peut pas être envoyée pour cette personne.

Depuis la liste des séances du dossier

Pour demander les signatures bénéficiaires de plusieurs séances d'un même dossier :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Séances
3. Lorsqu'un encart Des séances ne sont pas émargées apparaît, cliquez sur Demander les signatures

Le bouton envoie les demandes pour les séances validées du dossier dont la signature bénéficiaire n'est pas encore enregistrée. Les séances en absence, abandonnées, non validées ou dont l'action ne prévoit pas de signature bénéficiaire ne sont pas concernées.

Quel email est envoyé ?

Pour les bénéficiaires, téo utilise le modèle d'email actif (module Séance) configuré dans Admin > Documents & messages > Messages. Ce modèle doit contenir le marqueur d'émargement {seance.signature.url} : dans l'email reçu, il est remplacé par un lien cliquable vers la page de signature.

L'email est envoyé à l'adresse renseignée sur la fiche du bénéficiaire. Il reprend le Sujet, le Texte et l'Expéditeur du modèle. Les marqueurs du Sujet et du Texte sont remplacés par les informations de la séance et du dossier. Dans le corps, le marqueur d'émargement {seance.signature.url} devient un lien cliquable ; s'il est aussi présent dans le Sujet, téo y met l'adresse du lien en texte simple.

Pour l'animateur, l'email contient directement le lien de signature de la séance.

Côté signataire

Processus de signature

Quand une personne reçoit la demande :

1. Elle reçoit un email avec un lien de signature
2. Elle clique sur le lien (fonctionne sur mobile et ordinateur)
3. Une page d'émargement électronique s'ouvre : elle rappelle l'identité du signataire et les informations de la séance (date et horaires), au-dessus d'une mention d'attestation de présence
4. Elle choisit sa méthode de signature :
   • Dessiner : elle trace sa signature dans la zone prévue, avec le doigt (sur mobile ou tablette) ou avec la souris
   • Taper mon nom : elle saisit son nom complet, qui est mis en forme automatiquement dans une écriture manuscrite
5. Le bouton Recommencer permet d'effacer le tracé et de recommencer
6. Elle clique sur Valider ma signature
7. La signature est enregistrée ✅

Une seule signature par demande

Une fois la signature validée, elle ne peut plus être modifiée. Si la personne rouvre le lien, la page affiche la signature déjà enregistrée et sa date.

Dès qu'une signature bénéficiaire ou animateur est enregistrée sur une séance, téo protège le créneau signé : dans le volet de séance, les champs Date, Heure début et Heure fin ne sont plus modifiables. Les autres informations de la séance restent modifiables selon vos droits et l'état de la séance.

Signature sur tablette (face-à-face)

Si vous avez une tablette pour l'émargement en direct :

1. Ouvrez le lien de signature sur la tablette
2. Présentez l'écran au bénéficiaire
3. Il signe directement
4. Vous passez au participant suivant

Suivre les signatures

Deux écrans de suivi sont disponibles dans le menu Agenda, section Contrôle. S'ils n'apparaissent pas, vérifiez que l'émargement électronique est activé et que vous disposez des droits agenda nécessaires.

Relances émargement

L'écran Agenda > Relances émargement regroupe les demandes de signature envoyées mais pas encore signées, pour relancer les retardataires. Une séance y apparaît lorsque la demande a été envoyée depuis plus d'un jour.

Deux tableaux séparés présentent :

• les signatures attendues des bénéficiaires ;
• les signatures attendues des animateurs.

Chaque ligne indique la date et l'horaire de la séance, l'animateur, le numéro de dossier, le bénéficiaire, l'action, la date de la signature demandée et le nombre de jours écoulés depuis la demande.

Vous pouvez filtrer la liste par Centre, Période, Utilisateur (conseiller) et Lieu.

Actions disponibles :

• Tout cocher / Tout décocher la liste
• Relancer : renvoie un email de demande de signature aux personnes sélectionnées
• Ne pas relancer : retire les séances sélectionnées des relances
• Tableur : exporte la liste

Séances émargées

L'écran Agenda > Séances émargées liste les séances dont la feuille d'émargement a été signée.

Renseignez au moins un filtre pour afficher les résultats :

• Bénéficiaire/GRP (nom)
• N° de dossier
• Période

Pour filtrer par Période, renseignez Date début et Date fin. Une seule date ne limite pas la liste : complétez les deux bornes ou utilisez un autre filtre.

Chaque ligne affiche la date et l'horaire de la séance, le conseiller, le numéro de dossier, le bénéficiaire, l'action, la date et l'heure de la signature ainsi que l'adresse IP depuis laquelle elle a été réalisée. L'icône en fin de ligne ouvre la feuille d'émargement signée. Le bouton Tableur exporte la liste.

Sur une séance

Dans le détail d'une séance, vous voyez :

• ✅ Signature bénéficiaire : Oui/Non
• ✅ Signature animateur : Oui/Non
• Date et heure de chaque signature

Relancer une signature

Si un participant n'a pas signé, ouvrez l'écran Agenda > Relances émargement :

1. Sélectionnez les séances concernées
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien de signature

Délai de relance

Attendez quelques jours avant de relancer. Le participant peut avoir un empêchement temporaire.

Cas des séances collectives

Pour les séances avec plusieurs participants :

• Chaque participant reçoit sa propre demande de signature
• Le suivi indique le nombre de signatures obtenues vs attendues
• Vous pouvez relancer uniquement ceux qui n'ont pas signé

Document d'émargement

Une fois les signatures recueillies :

1. Ouvrez la séance ou le dossier
2. Menu > Documents
3. Le document d'émargement est disponible au téléchargement
4. Il contient :
   • Les informations de la séance
   • Les signatures des participants
   • Date et heure de chaque signature

Configuration (Admin)

Le paramétrage métier de l'émargement se fait par action :

Niveau	Réglage	Où le faire
Action	Qui doit signer : Bénéficiaire et/ou Animateur	Admin > Production > Actions seules, ou le déroulé d'une prestation — voir Contenus et listes
Email de demande	Un seul modèle email actif (module Séance) contenant le marqueur {seance.signature.url}	Admin > Documents & messages > Messages
Feuille d'émargement	Personnalisation du document de restitution	Admin > Documents & messages

Activation du module

L'activation globale du module d'émargement est gérée par téo assistance au niveau de l'installation de votre structure. Ce n'est pas un réglage accessible aux administrateurs de la structure. Une fois le module actif, c'est le paramétrage par action qui détermine si une signature bénéficiaire et/ou animateur est attendue.

Sur les séances validées dont l'action attend une signature, la section Émargement électronique apparaît.

Un seul email d'émargement actif

Pour envoyer les demandes de signature, téo doit trouver exactement un modèle email actif contenant le marqueur d'émargement de la séance. S'il n'y en a aucun, ou s'il y en a plusieurs, un message d'alerte s'affiche et l'envoi est bloqué jusqu'à correction du paramétrage.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Demandez la signature le jour même	Le participant se souvient mieux
Vérifiez l'email du bénéficiaire	Sinon il ne recevra pas la demande
Relancez après quelques jours	Pas trop tôt, pas trop tard
Utilisez une tablette en présentiel	Plus pratique et immédiat

Questions fréquentes

Le bénéficiaire n'a pas reçu l'email

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte sur sa fiche
2. L'email n'est pas dans ses spams
3. Un seul modèle d'email d'émargement est actif dans Admin > Documents & messages > Messages
4. Vous pouvez relancer la demande

Le lien affiche « Signature enregistrée »

C'est que la séance a déjà été signée : la page rappelle alors la signature recueillie et sa date, il n'y a rien de plus à faire. Si vous deviez recueillir une nouvelle signature, créez une nouvelle demande depuis la séance.

Peut-on signer sans email ?

Oui, en utilisant une tablette en face-à-face :

1. Ouvrez le lien sur votre tablette
2. Faites signer directement le participant