Créer un dossier ➕

La création d'un dossier est la première étape d'un accompagnement. Plusieurs méthodes s'offrent à vous selon votre contexte de travail.

Les différentes façons de créer un dossier

Méthode	Idéale pour	Accès
Depuis l'agenda	Créer un dossier et le rattacher à la séance	Créneau > Créer un dossier
Depuis la liste des dossiers	Création complète avec toutes les options	Production > Dossiers > bouton Nouveau dossier
Personne déjà dans l'annuaire	Réutiliser une fiche existante	Rechercher (séance) ou Rechercher un bénéficiaire
Depuis un groupe	Ajouter un participant à une session collective	Dossier groupe > Nouveau dossier

Homonymes

Lorsque vous saisissez le nom et le prénom, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Pour choisir une fiche tout de suite, utilisez Rechercher ou Rechercher un bénéficiaire.

→ Gérer les doublons

Créer depuis l'agenda (recommandé)

Cette méthode est la plus efficace pour les conseillers : elle permet de créer le dossier puis de le rattacher à la séance, sans quitter l'agenda.

Les étapes

1. Dans l'Agenda, cliquez sur un créneau vide (ou ouvrez une séance existante)
2. Dans la section Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), cliquez sur Créer un dossier
3. Le formulaire Nouveau dossier s'ouvre. Renseignez le bénéficiaire :
   • Civilité, Nom (obligatoire), Prénom
   • e-mail (recommandé pour les communications)
   • Tél mobile, Tél. personnel
4. Sélectionnez la Prestation
5. Complétez Tarification, Modalité, Origine de la demande…
6. Cliquez sur Enregistrer
7. Vous revenez sur la séance. Le bandeau Ajout de dossiers indique qu'un dossier est prêt à être ajouté
8. Complétez si besoin l'Action (Accueil, Premier entretien…), puis Enregistrez la séance

→ Le dossier est créé et rattaché à la séance.

Réutiliser une personne déjà dans l'annuaire

Si le bénéficiaire existe déjà, ne ressaisissez pas sa fiche :

1. Sur le formulaire Nouveau dossier, cliquez sur Rechercher
2. La fenêtre Rechercher une personne s'ouvre. Dans Recherche plein texte, saisissez quelques lettres du nom, du prénom ou de la société, puis cliquez sur Rechercher
3. Cliquez sur l'icône Utiliser ce contact
4. Le formulaire se remplit avec la fiche choisie. Complétez la prestation et les autres champs, puis Enregistrer
5. Vous revenez sur la séance avec le dossier prêt à être ajouté : Enregistrez la séance pour valider le rattachement

Places et volet

Créer un dossier n'est pas proposé lorsque le nombre de places maximum de la séance est atteint, ni lorsque la séance est ouverte dans le second volet.

Créer depuis la recherche de dossiers

Pour une création avec accès à toutes les options.

Accéder à la création

Accédez au formulaire de création depuis le bouton Nouveau dossier sur la page Production > Dossiers. Il n'y a pas d'entrée Nouveau dossier dans le menu latéral.

Rechercher un bénéficiaire existant

Avant de créer une nouvelle fiche, cliquez sur Rechercher un bénéficiaire (le libellé reprend le terme utilisé par votre structure). La fenêtre Rechercher une personne s'ouvre : saisissez quelques lettres, cliquez sur Rechercher, puis sur Utiliser ce contact.

Depuis une séance, le même parcours utilise le bouton Rechercher (voir Créer depuis l'agenda).

Le formulaire

Le même formulaire sert à la création et, ensuite, aux Données principales. Les blocs suivent l'écran. Le sommaire Sections du dossier (colonne à gauche sur grand écran, puces au-dessus sinon) y mène sans recharger.

Si le dossier est rattaché à un groupe, la première carte est Dossier lié à un groupe.

Identité du bénéficiaire

Champ	Description
Civilité, Genre	Identité civile du bénéficiaire.
Nom	Obligatoire. Placeholder Saisir le nom.
Prénom	Placeholder Saisir le prénom.
Date de naissance, Nom de naissance, Lieu de naissance	Optionnels.

Pour réutiliser une fiche : Rechercher un bénéficiaire existant. Si un homonyme existe, téo ouvre Vérification de doublon. → Gérer les doublons.

Coordonnées

Champ	Description
Tél mobile, Tél. personnel, Tél. professionnel, e-mail	Groupe Téléphones et e-mail. L'e-mail est recommandé pour les communications.
Adresse, Code postal, Ville	Groupe Adresse. Saisissez le code postal d'abord : la liste Ville se remplit alors.

Lieu de réalisation

Champ	Description
Lieu	Placeholder Choisir un lieu.
Centre	Site ou établissement.

Commande

Champ	Description
N° de commande	Numéro du bon ou de la lettre de commande.
N° externe	Identifiant libre du dossier. Distinct du N° de commande et des n° France Travail.
Date début de commande	Début de validité du bon de commande. Si la prestation a une Durée en jour, Fin prévue : s'affiche sous ce champ.
Date fin de commande	Fin de validité. Remplie automatiquement si Forcer date de fin de cde est coché sur la prestation. Une fin déjà saisie n’est pas écrasée.
N° France Travail (historique)	Ancien identifiant (ex-Pôle Emploi).
N° national France Travail (11 chiffres)	Rempli à l'import Prest@ppli quand France Travail le fournit.
Date d'inscription	Date d'inscription du dossier.
Informations complémentaires	Commentaire libre.

Un N° de commande de plus de 50 caractères est refusé (Le n° de commande dépasse 50 caractères.) au lieu d’être tronqué. Une date impossible (30 février…) est refusée (La date de début de commande n’est pas une date valide (AAAA-MM-JJ).) : rien n’est enregistré.

L’assistant téo peut proposer Modifier un dossier pour le n° et les dates de commande, le Conseiller ou la Tarification, à valider sur la carte.

→ Date fin de commande

Prestation & durées

La prestation détermine le déroulé, les pièces obligatoires, les événements et l'activité flo. → Prestations

Champ	Description
État	Tous les états sont listés ; téo recalcule ensuite les états automatiques. → États d'un dossier
Prestation	Placeholder Choisir une prestation.
Modalité	Présentiel, Distanciel, Mixte… Le + permet d'ajouter une valeur. Même champ sur le groupe.
Tarification	Placeholder Choisir une tarification. Doit être proposée et de la prestation du dossier (celle que le même enregistrement lui donne). Si le devis du dossier porte son échéancier, aucune tarification ne s’applique. Une tarification nouvelle rééquilibre les parts des payeurs (forfaits → pourcentages). → Tarifications et marchés
Origine de la demande	Liste Origines des demandes : Admin > Contenus > Listes déroulantes.
Motifs de sortie	S'enregistre seulement si le dossier est Sans suite ou Refusé. → Suivre l'accompagnement

Une fois le dossier créé, le groupe Suivi du dossier affiche en lecture seule Date de création, Créé par, Date début, Date fin, Durée prévue et Durée réelle.

Contacts

Champ	Description
Conseiller	Référent principal du dossier. Doit être un membre du personnel en poste. Un conseiller déjà affecté qui a quitté la structure reste en place tant que vous ne le changez pas.
Gestionnaire	Suivi administratif (optionnel).
Référent externe	Tiers du dossier. Destinataire des questionnaires Référent externe et contact proposé à l'envoi d'un message.
Société	Organisation liée au dossier.
Donneur d'ordre	L'organisation qui commande la prestation.
Prescripteur	La personne qui a orienté le bénéficiaire (profil Prescripteur). Si Lier les prescripteurs et donneur d'ordres est activé, le champ affiche Choisir un donneur d'ordre d'abord tant qu'aucun donneur n'est choisi, puis uniquement les prescripteurs de ce donneur.

Si l’enregistrement est refusé, le motif s’affiche et rien n’est écrit :

Message	Cause
Ce conseiller a quitté la structure : il ne peut plus suivre un dossier.	Conseiller plus en poste
Conseiller introuvable.	Identifiant inconnu
Cette tarification n’est plus proposée.	Tarification inactive
Cette tarification est celle d’une autre prestation que celle du dossier.	Mauvaise prestation
Le devis du dossier porte son échéancier : le devis fait foi, aucune tarification ne s’applique.	Devis à échéancier

Vider le Conseiller peut ne pas tenir : au prochain recalcul, téo reprend celui de la première séance s’il est encore en poste. Vider la Tarification peut de même reprendre celle du devis, seulement si le dossier n’en a plus.

Tous les champs sont actifs dès la création

Les sélecteurs Lieu, Centre, Tarification et Prescripteur sont fonctionnels dès la création du dossier — vous pouvez tout renseigner en une seule fois, sans avoir besoin d'enregistrer une première fois puis de revenir compléter ces champs.

Créer un prescripteur sans quitter le dossier

Si la personne qui a orienté le bénéficiaire n'est pas encore dans votre annuaire, cliquez sur le bouton + à droite du champ Prescripteur. Un volet latéral s'ouvre avec un formulaire de création pré-rempli avec le donneur d'ordre et le profil « Prescripteur ». Remplissez le nom et le prénom, enregistrez : la nouvelle personne est immédiatement sélectionnée dans le champ du dossier, sans rechargement.

Cela évite l'aller-retour par Annuaire > Société > Nouvelle personne quand un nouveau prescripteur est mentionné en cours d'entretien.

Autres données

Niveau de formation, RQTH, situation professionnelle, secteur, qualification, profession et disponibilités.

Enregistrer

Enregistrer n'apparaît que lorsque Nom est renseigné.

1. Cliquez sur Enregistrer.
2. Le dossier est créé et un numéro unique lui est attribué.
3. Depuis Production > Dossiers, la fiche s'ouvre avec ce numéro. Depuis une séance, vous revenez sur la séance avec le bandeau Ajout de dossiers : Enregistrez la séance pour rattacher le dossier.

Sur un dossier déjà créé (Données principales), Enregistrer reste sur la page : un message Dossier enregistré confirme, le défilement et la saisie sont conservés. Un refus s'affiche en bandeau. Quitter la page avec des modifications non enregistrées demande confirmation.

Pour revenir à la liste, le bouton à gauche de l'en-tête affiche le nom de cette liste (par exemple Dossiers). S'il n'a pas de nom, il affiche Fermer.

Réutiliser une fiche personne existante

La fiche personne n'a pas de bouton Nouveau dossier. Pour créer un dossier sur une personne déjà dans l'annuaire :

1. Ouvrez Production > Dossiers, puis cliquez sur Nouveau dossier
2. Cliquez sur Rechercher un bénéficiaire
3. Choisissez la fiche avec Utiliser ce contact
4. Complétez la prestation et les autres informations, puis Enregistrer

Depuis l'agenda, le même principe s'applique avec Créer un dossier puis Rechercher. Après Enregistrer, le dossier revient sur la séance, prêt à être ajouté.

Créer depuis un groupe

Pour ajouter un participant à une session collective ou un dossier de groupe :

1. Ouvrez le dossier groupe concerné.
2. Accédez au menu Dossiers du groupe.
3. Cliquez sur Nouveau dossier.
4. Créez la fiche personne du bénéficiaire (ou sélectionnez une personne existante) et remplissez les informations du dossier.
5. Cliquez sur Créer.
6. Si le groupe a déjà des séances, la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire le bénéficiaire, puis confirmez avec Créer.

Si la personne est déjà rattachée au groupe, téo affiche Ajout impossible. → Dossiers groupes

Un dossier individuel est alors créé pour cette personne et automatiquement rattaché au dossier groupe.

Pour rattacher un dossier individuel déjà existant, utilisez Relier un dossier sur la même page.

Pour plus de détails sur les dossiers de groupe, consultez la page Dossiers groupes.

Ajouter des financeurs

Si la prestation est financée par plusieurs organismes :

1. Une fois le dossier créé, ouvrez Devis & Factures > Factures.
2. Cliquez sur Ajouter un financeur.
3. Choisissez qui finance :
   • Une organisation : recherchez-la dans Client société. Si elle n'apparaît pas, cliquez sur créer dans l'annuaire pour ouvrir Nouvelle société, puis sélectionnez-la.
   • Ou le bénéficiaire lui-même : activez l'interrupteur Bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure).
4. Définissez sa quote-part :
   • Pourcentage (par exemple 60 %)
   • OU Forfait (par exemple 1 500 €)
5. Cliquez sur Enregistrer. Répétez pour chaque financeur.
6. Assurez-vous que le total représente 100 % du financement.

Sans société ni bénéficiaire, téo affiche Financeur manquant. Sans quote-part, Saisie obligatoire. Les deux champs Pourcentage et Forfait remplis : Saisie unique.

Un seul mode par financeur

Pour chaque financeur, choisissez soit un pourcentage, soit un forfait. Remplir un champ vide l'autre.

Bénéficiaire auto-financé

Pour un particulier qui paie lui-même sa prestation, ajoutez-le comme financeur en activant l'interrupteur Bénéficiaire, avec 100 % de quote-part.

Les financeurs par défaut d'une tarification sont copiés automatiquement à l'enregistrement du dossier. Pour les préparer une fois pour toutes : Financeurs par défaut.

Homonymes

Lorsque vous saisissez le nom et le prénom, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Pour choisir une fiche avant de saisir, utilisez Rechercher (séance) ou Rechercher un bénéficiaire (formulaire complet).

→ Gérer les doublons

Après la création

Une fois le dossier créé, vous pouvez immédiatement poursuivre l'accompagnement en réalisant les actions suivantes :

Action	Accès
Planifier des séances	Menu Liste des séances, bouton Trouver un créneau, ou l'agenda
Compléter l'activité flo	Bouton Ouvrir l'activité flo liée (si configuré)
Ajouter des documents	Menu Documents
Ajouter des financeurs	Devis & Factures > Factures > Ajouter un financeur

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Renseignez l'email du bénéficiaire	Permet l'envoi d'emails et de communications automatiques.
Choisissez la bonne prestation	Détermine l'ensemble du paramétrage et du suivi de l'accompagnement.
Associez une tarification	Indispensable pour la gestion de la facturation et des financements.
Renseignez les dates de commande	Permet le contrôle des délais contractuels et le suivi financier.

Cas particuliers

Dossier sans tarification

Il est possible de créer un dossier sans y associer de tarification, par exemple dans le cas d'un autofinancement direct par le bénéficiaire. Dans cette situation :

• Les contrôles liés aux délais de commande ne s'appliquent pas.
• La facturation sera directement adressée au client ou bénéficiaire.

Si le devis du dossier porte son échéancier, aucune tarification ne s’applique : le devis fait foi. Tenter d’en poser une est refusé (le devis fait foi).

Dossier avec plusieurs prestations

Un même bénéficiaire peut être accompagné sur plusieurs prestations différentes. Dans téo, chaque accompagnement correspond à un dossier distinct. Il est donc tout à fait normal qu'une personne puisse avoir plusieurs dossiers actifs ou clôturés.

Fiche annuaire partagée

Quand plusieurs dossiers sont rattachés à la même fiche dans l'annuaire, ils partagent l'identité du bénéficiaire (nom, prénom, coordonnées, adresse…).

Sur le formulaire du dossier, un bandeau indique par exemple Fiche annuaire partagée avec 1 autre dossier (ou … avec N autres dossiers), avec le texte : Les modifications d'identité s'appliquent à tous ces dossiers.

Depuis ce bandeau :

Lien	Effet
Voir le parcours	Ouvre le Parcours de la personne (tous ses dossiers)
Séparer ce dossier	Donne à ce dossier sa propre fiche annuaire

Modifier l'identité sur une fiche partagée

Si vous changez des informations d'identité puis cliquez sur Enregistrer, téo affiche la fenêtre Fiche partagée :

Ces changements d'identité s'appliqueront aussi aux autres dossiers de cette fiche.

Choisissez Enregistrer pour confirmer, ou Annuler pour revenir au formulaire sans enregistrer.

Séparer ce dossier

Utilisez Séparer ce dossier lorsque l'identité de ce dossier doit évoluer sans modifier les autres dossiers de la même fiche (homonyme, correction d'une confusion, parcours distinct…).

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Dans le bandeau de fiche partagée, cliquez sur Séparer ce dossier
3. Dans la fenêtre Séparer ce dossier, lisez le rappel puis cliquez sur Séparer (ou Annuler)

Après confirmation :

• ce dossier a sa propre fiche (avec l'identité affichée au moment de la séparation) ;
• les autres dossiers restent sur la fiche d'origine ;
• les séances, factures et mémos du dossier sont conservés.

Un message Fiche séparée confirme l'opération.

Parcours de la personne

Le lien Voir le parcours mène à la même vue que le menu Parcours de la fiche personne.

→ Consulter le parcours

Dupliquer un dossier

Il n'y a pas de bouton « dupliquer un dossier » : chaque prestation suivie par un bénéficiaire fait l'objet d'un nouveau dossier. Quand un bénéficiaire revient pour une nouvelle prestation, créez un nouveau dossier.

Pour éviter de ressaisir ses informations, réutilisez sa fiche annuaire :

• Dans le formulaire Nouveau dossier, cliquez sur Rechercher un bénéficiaire (ou Rechercher depuis une séance), puis Utiliser ce contact.
• Depuis l'agenda, Créer un dossier puis Rechercher rattache aussi la séance après Enregistrer.

Vous ne ressaisissez ainsi que les informations propres au nouveau dossier (prestation, tarification, financeurs…). Les dossiers ainsi créés partagent la même fiche annuaire : voir Fiche annuaire partagée.

Dossier de test

Pour vous familiariser avec téo, vous pouvez créer des dossiers de test. Ces dossiers peuvent être supprimés tant qu'ils sont en état Prévisionnel, Sans suite, Refusé ou Non facturable, et qu'aucune séance n'y est rattachée. Si le bénéficiaire n'a pas d'autre dossier, la fenêtre Supprimer le dossier propose la case Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé pour retirer aussi sa fiche de l'annuaire.

→ Supprimer un dossier