Créer un dossier ➕

La création d'un dossier est la première étape d'un accompagnement. Plusieurs méthodes s'offrent à vous selon votre contexte de travail.

Les différentes façons de créer un dossier

Méthode	Idéale pour	Accès
Depuis l'agenda	Créer un dossier et planifier la 1ère séance en une opération	Clic sur créneau > Action > + Créer un dossier
Depuis le menu Dossiers	Création complète avec toutes les options	Dossiers > Nouveau dossier
Depuis une fiche personne	Bénéficiaire déjà connu dans l'annuaire	Fiche personne > Nouveau dossier
Depuis un groupe	Ajouter un participant à une session collective	Dossier groupe > Ajouter un participant

Détection automatique des doublons

Quelle que soit la méthode choisie, téo détecte automatiquement les doublons potentiels lors de la saisie du bénéficiaire. Vous n'avez pas besoin de vérifier manuellement dans l'annuaire au préalable.

Créer depuis l'agenda (recommandé)

Cette méthode est la plus efficace pour les conseillers : elle permet de créer le dossier et de planifier la première séance en une seule opération.

Les étapes

1. Dans l'Agenda, cliquez sur un créneau vide à l'horaire souhaité
2. Dans le formulaire de séance, sélectionnez une Action (ex: Accueil, Premier entretien, Analyse des besoins...)
3. Dans la section "Ajouter un client", cliquez sur + Créer un dossier
4. Renseignez les informations du bénéficiaire :
   • Civilité, Nom, Prénom
   • Email (recommandé pour les communications)
   • Téléphone
5. Sélectionnez la prestation
6. Complétez les informations du dossier (conseiller, tarification...)
7. Cliquez sur Enregistrer

→ Le dossier est créé ET la séance est planifiée !

Prérequis

Le bouton "+ Créer un dossier" apparaît uniquement lorsqu'une Action est sélectionnée dans le formulaire de séance.

Créer depuis le menu Dossiers

Pour une création avec accès à toutes les options.

Accéder à la création

Naviguez vers le menu Dossiers > Nouveau dossier.

Étape 1 : Le bénéficiaire

Vous avez deux options pour renseigner le bénéficiaire :

Si la personne existe déjà dans l'annuaire :

1. Dans le champ "Bénéficiaire", commencez à taper son nom, prénom, email ou numéro de téléphone.
2. Sélectionnez la personne correspondante dans la liste des suggestions qui apparaît.
3. Les informations principales de la personne seront automatiquement affichées.

Si c'est une nouvelle personne :

1. Cliquez sur le lien Créer une nouvelle personne (ou remplissez directement les champs si disponibles).
2. Saisissez les informations demandées :
   • Civilité
   • Nom (obligatoire)
   • Prénom (obligatoire)
   • Email (recommandé pour la communication)
   • Téléphone

Pour plus d'informations sur la gestion des fiches personnes, consultez la page Gérer les personnes.

Étape 2 : La prestation

1. Sélectionnez la prestation appropriée dans la liste déroulante.
2. La prestation choisie est fondamentale car elle détermine :
   • Le déroulé de l'accompagnement.
   • Les pièces justificatives obligatoires.
   • Les événements clés à suivre.
   • L'activité flo associée (si configurée pour cette prestation).

Pour paramétrer vos prestations, référez-vous à la section Prestations.

Étape 3 : L'affectation

Renseignez les rôles clés pour le suivi du dossier :

Champ	Description
Conseiller	L'utilisateur téo qui sera le référent principal de ce dossier.
Gestionnaire	L'utilisateur téo en charge des aspects administratifs du dossier (ce champ est optionnel).
Centre	Le site ou l'établissement où l'accompagnement sera réalisé (si votre organisation gère plusieurs sites).

Étape 4 : La tarification et le financement

Ces informations sont cruciales pour la gestion financière et contractuelle :

Champ	Description
Tarification/Marché	Le contrat cadre ou le marché public qui finance cette prestation.
Prescripteur	L'organisme ou la personne qui a orienté le bénéficiaire vers votre structure.
Date début commande	La date de début de validité du bon de commande ou du contrat.
Date fin commande	La date de fin de validité du bon de commande ou du contrat.

Pour en savoir plus sur la gestion des tarifications, consultez la page Tarifications et marchés.

Enregistrer

1. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
2. Le dossier est créé et un numéro unique lui est attribué.
3. Vous êtes automatiquement redirigé vers la vue détaillée du dossier.

Créer depuis une fiche personne

Si vous êtes déjà sur la fiche d'un bénéficiaire existant :

1. Ouvrez la fiche de la personne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau dossier.
3. Le champ "Bénéficiaire" sera pré-rempli avec les informations de cette personne.
4. Complétez les autres informations du dossier comme décrit ci-dessus.

Créer depuis un groupe

Pour ajouter un participant à une session collective ou un dossier de groupe :

1. Ouvrez le dossier groupe concerné.
2. Accédez à la section des participants (souvent via un menu ou un onglet "Dossiers").
3. Cliquez sur Ajouter un participant.
4. Recherchez la personne dans l'annuaire ou créez une nouvelle fiche si elle n'existe pas.
5. Un dossier individuel est alors créé pour cette personne et automatiquement rattaché au dossier groupe.

Pour plus de détails sur les dossiers de groupe, consultez la page Dossiers groupes.

Ajouter des financeurs

Si la prestation est financée par plusieurs organismes :

1. Une fois le dossier créé, accédez à la section Financeurs.
2. Cliquez sur Ajouter financeur.
3. Sélectionnez l'organisme financeur dans la liste.
4. Définissez sa quote-part :
   • En pourcentage (par exemple, 60%)
   • Ou en montant (par exemple, 1500€)
5. Répétez cette opération pour chaque financeur.
6. Assurez-vous que le total des quotes-parts représente 100% du financement.

Détection automatique des doublons

téo vous protège contre les doublons grâce à une détection automatique en temps réel.

Comment ça fonctionne

1. Lorsque vous saisissez le nom, prénom, email ou numéro de téléphone, téo recherche des correspondances dans l'annuaire.
2. Si une ou plusieurs fiches similaires sont détectées, une alerte s'affiche.
3. Vous avez alors la possibilité de :
   • Sélectionner une fiche existante si le bénéficiaire est bien celui déjà enregistré.
   • Confirmer la création d'une nouvelle fiche si vous êtes certain qu'il s'agit d'une personne différente (homonyme par exemple).

Cette fonctionnalité vous aide à maintenir une base de données propre sans effort supplémentaire. Pour une gestion plus approfondie, consultez Gérer les doublons.

Après la création

Une fois le dossier créé, vous pouvez immédiatement poursuivre l'accompagnement en réalisant les actions suivantes :

Action	Accès
Planifier des séances	Dans la vue du dossier, utilisez le menu "Planifier" ou l'agenda.
Compléter l'activité flo	Cliquez sur le bouton "Ouvrir l'activité flo liée" (si configurée).
Ajouter des documents	Dans la vue du dossier, accédez au menu "Documents".
Ajouter des financeurs	Dans la vue du dossier, accédez à la section "Financeurs".
Modifier les informations	Utilisez le bouton "Modifier" dans la vue du dossier.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Renseignez l'email du bénéficiaire	Permet l'envoi d'emails et de communications automatiques.
Choisissez la bonne prestation	Détermine l'ensemble du paramétrage et du suivi de l'accompagnement.
Associez une tarification	Indispensable pour la gestion de la facturation et des financements.
Renseignez les dates de commande	Permet le contrôle des délais contractuels et le suivi financier.

Cas particuliers

Dossier sans tarification

Il est possible de créer un dossier sans y associer de tarification, par exemple dans le cas d'un autofinancement direct par le bénéficiaire. Dans cette situation :

• Les contrôles liés aux délais de commande ne s'appliquent pas.
• La facturation sera directement adressée au client ou bénéficiaire.

Dossier avec plusieurs prestations

Un même bénéficiaire peut être accompagné sur plusieurs prestations différentes. Dans téo, chaque accompagnement correspond à un dossier distinct. Il est donc tout à fait normal qu'une personne puisse avoir plusieurs dossiers actifs ou clôturés.

Dossier de test

Pour vous familiariser avec téo, vous pouvez créer des dossiers de test. Ces dossiers peuvent être supprimés par la suite, à condition qu'ils ne contiennent pas de séances validées ou de factures émises.