Créer un dossier ➕
La création d'un dossier est la première étape d'un accompagnement. Plusieurs méthodes s'offrent à vous selon votre contexte de travail.
Les différentes façons de créer un dossier
| Méthode | Idéale pour | Accès |
|---|---|---|
| Depuis l'agenda | Créer un dossier et le rattacher à la séance | Créneau > Créer un dossier |
| Depuis la liste des dossiers | Création complète avec toutes les options | Production > Dossiers > bouton Nouveau dossier |
| Personne déjà dans l'annuaire | Réutiliser une fiche existante | Rechercher (séance) ou Rechercher un bénéficiaire |
| Depuis un groupe | Ajouter un participant à une session collective | Dossier groupe > Nouveau dossier |
Lorsque vous saisissez le nom et le prénom, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Pour choisir une fiche tout de suite, utilisez Rechercher ou Rechercher un bénéficiaire.
Créer depuis l'agenda (recommandé)
Cette méthode est la plus efficace pour les conseillers : elle permet de créer le dossier puis de le rattacher à la séance, sans quitter l'agenda.
Les étapes
- Dans l'Agenda, cliquez sur un créneau vide (ou ouvrez une séance existante)
- Dans la section Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), cliquez sur Créer un dossier
- Le formulaire Nouveau dossier s'ouvre. Renseignez le bénéficiaire :
- Civilité, Nom, Prénom
- Email (recommandé pour les communications)
- Téléphone
- Sélectionnez la prestation
- Complétez les informations du dossier (tarification, modalité…)
- Cliquez sur Enregistrer
- Vous revenez sur la séance. Le bandeau Ajout de dossiers indique qu'un dossier est prêt à être ajouté
- Complétez si besoin l'Action (Accueil, Premier entretien…), puis Enregistrez la séance
→ Le dossier est créé et rattaché à la séance.
Réutiliser une personne déjà dans l'annuaire
Si le bénéficiaire existe déjà, ne ressaisissez pas sa fiche :
- Sur le formulaire Nouveau dossier, cliquez sur Rechercher
- La fenêtre Rechercher une personne s'ouvre. Dans Recherche plein texte, saisissez quelques lettres du nom, du prénom ou de la société, puis cliquez sur Rechercher
- Cliquez sur l'icône Utiliser ce contact
- Le formulaire se remplit avec la fiche choisie. Complétez la prestation et les autres champs, puis Enregistrer
- Vous revenez sur la séance avec le dossier prêt à être ajouté : Enregistrez la séance pour valider le rattachement
Créer un dossier n'est pas proposé lorsque le nombre de places maximum de la séance est atteint, ni lorsque la séance est ouverte dans le second volet.
Créer depuis la recherche de dossiers
Pour une création avec accès à toutes les options.
Accéder à la création
Accédez au formulaire de création depuis le bouton Nouveau dossier sur la page Production > Dossiers. Il n'y a pas d'entrée Nouveau dossier dans le menu latéral.
Rechercher un bénéficiaire existant
Avant de créer une nouvelle fiche, cliquez sur Rechercher un bénéficiaire (le libellé reprend le terme utilisé par votre structure). La fenêtre Rechercher une personne s'ouvre : saisissez quelques lettres, cliquez sur Rechercher, puis sur Utiliser ce contact.
Depuis une séance, le même parcours utilise le bouton Rechercher (voir Créer depuis l'agenda).
Étape 1 : Le bénéficiaire
Si la personne existe déjà dans l'annuaire :
- Cliquez sur Rechercher un bénéficiaire (formulaire complet) ou Rechercher (formulaire ouvert depuis une séance)
- Dans Recherche plein texte, saisissez quelques lettres du nom, du prénom ou de la société
- Cliquez sur Rechercher, puis sur Utiliser ce contact
- Les informations de la fiche s'affichent dans le formulaire
Si c'est une nouvelle personne :
- Saisissez les informations demandées :
- Civilité
- Nom (obligatoire)
- Prénom (obligatoire)
- Email (recommandé pour la communication)
- Téléphone
Si un homonyme existe, téo ouvre Vérification de doublon : choisissez Utiliser ce contact ou poursuivez la création. → Gérer les doublons.
Étape 2 : La prestation
- Sélectionnez la prestation appropriée dans la liste déroulante.
- La prestation choisie est fondamentale car elle détermine :
- Le déroulé de l'accompagnement.
- Les pièces justificatives obligatoires.
- Les événements clés à suivre.
- L'activité flo associée (si configurée pour cette prestation).
Pour paramétrer vos prestations, référez-vous à la section Prestations.
Étape 3 : L'affectation
Renseignez les rôles clés pour le suivi du dossier :
| Champ | Description |
|---|---|
| Conseiller | L'utilisateur téo qui sera le référent principal de ce dossier. |
| Gestionnaire | L'utilisateur téo en charge des aspects administratifs du dossier (ce champ est optionnel). |
| Référent externe | Tiers du dossier (bloc Contacts). Destinataire des questionnaires Référent externe et contact proposé à l'envoi d'un message. |
| Centre | Le site ou l'établissement où l'accompagnement sera réalisé (si votre organisation gère plusieurs sites). |
Étape 4 : La tarification et le financement
Ces informations sont cruciales pour la gestion financière et contractuelle :
| Champ | Description |
|---|---|
| Modalité | Liste du dossier (Présentiel, Distanciel, Mixte… par défaut). Le + à côté du champ permet d'ajouter une valeur. Même champ sur le groupe. |
| Origine de la demande | D'où vient le bénéficiaire. Liste Origines des demandes : Admin > Contenus > Listes déroulantes. |
| Lieu de réalisation | Le site où l'accompagnement aura lieu (autocomplete sur les lieux configurés). |
| Tarification/Marché | Le contrat cadre ou le marché public qui finance cette prestation. |
| Donneur d'ordre | L'organisation qui finance ou commande la prestation. |
| Prescripteur | L'organisme ou la personne qui a orienté le bénéficiaire vers votre structure. |
| N° de commande | Numéro du bon ou de la lettre de commande (bloc Commande). |
| N° externe | Identifiant libre du dossier (bloc Commande). Distinct du N° de commande et du N° France Travail. |
| Date début de commande | Début de validité du bon de commande. Si la prestation a une Durée en jour, Fin prévue : s'affiche sous ce champ. |
| Date fin de commande | Fin de validité du bon de commande. Remplie automatiquement si Forcer date de fin de cde est coché sur la prestation. |
Les sélecteurs Lieu, Centre, Tarification et Prescripteur sont fonctionnels dès la création du dossier — vous pouvez tout renseigner en une seule fois, sans avoir besoin d'enregistrer une première fois puis de revenir compléter ces champs.
Si la personne qui a orienté le bénéficiaire n'est pas encore dans votre annuaire, cliquez sur le bouton + à droite du champ Prescripteur. Un volet latéral s'ouvre avec un formulaire de création pré-rempli avec le donneur d'ordre et le profil « Prescripteur ». Remplissez le nom et le prénom, enregistrez : la nouvelle personne est immédiatement sélectionnée dans le champ du dossier, sans rechargement.
Cela évite l'aller-retour par Annuaire > Société > Nouvelle personne quand un nouveau prescripteur est mentionné en cours d'entretien.
Pour en savoir plus sur la gestion des tarifications, consultez la page Tarifications et marchés.
Enregistrer
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Le dossier est créé et un numéro unique lui est attribué.
- Depuis Production > Dossiers, vous restez sur la fiche du dossier. Depuis une séance, vous revenez sur la séance avec le bandeau Ajout de dossiers : Enregistrez la séance pour rattacher le dossier.
Pour revenir à la liste, le bouton à gauche de l'en-tête affiche le nom de cette liste (par exemple Dossiers). S'il n'a pas de nom, il affiche Fermer.
Réutiliser une fiche personne existante
La fiche personne n'a pas de bouton Nouveau dossier. Pour créer un dossier sur une personne déjà dans l'annuaire :
- Ouvrez Production > Dossiers, puis cliquez sur Nouveau dossier
- Cliquez sur Rechercher un bénéficiaire
- Choisissez la fiche avec Utiliser ce contact
- Complétez la prestation et les autres informations, puis Enregistrer
Depuis l'agenda, le même principe s'applique avec Créer un dossier puis Rechercher. Après Enregistrer, le dossier revient sur la séance, prêt à être ajouté.
Créer depuis un groupe
Pour ajouter un participant à une session collective ou un dossier de groupe :
- Ouvrez le dossier groupe concerné.
- Accédez au menu Dossiers du groupe.
- Cliquez sur Nouveau dossier.
- Créez la fiche personne du bénéficiaire (ou sélectionnez une personne existante) et remplissez les informations du dossier.
- Cliquez sur Créer.
- Si le groupe a déjà des séances, la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire le bénéficiaire, puis confirmez avec Créer.
Un dossier individuel est alors créé pour cette personne et automatiquement rattaché au dossier groupe.
Pour rattacher un dossier individuel déjà existant, utilisez Relier un dossier sur la même page.
Pour plus de détails sur les dossiers de groupe, consultez la page Dossiers groupes.
Ajouter des financeurs
Si la prestation est financée par plusieurs organismes :
- Une fois le dossier créé, ouvrez Devis & Factures > Factures.
- Cliquez sur Ajouter un financeur.
- Choisissez qui finance :
- Une organisation : recherchez-la dans Client société. Si elle n'apparaît pas, cliquez sur créer dans l'annuaire pour ouvrir Nouvelle société, puis sélectionnez-la.
- Ou le bénéficiaire lui-même : activez l'interrupteur Bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure).
- Définissez sa quote-part :
- Pourcentage (par exemple 60 %)
- OU Forfait (par exemple 1 500 €)
- Cliquez sur Enregistrer. Répétez pour chaque financeur.
- Assurez-vous que le total représente 100 % du financement.
Sans société ni bénéficiaire, téo affiche Financeur manquant. Sans quote-part, Saisie obligatoire. Les deux champs Pourcentage et Forfait remplis : Saisie unique.
Pour chaque financeur, choisissez soit un pourcentage, soit un forfait. Remplir un champ vide l'autre.
Pour un particulier qui paie lui-même sa prestation, ajoutez-le comme financeur en activant l'interrupteur Bénéficiaire, avec 100 % de quote-part.
Les financeurs par défaut d'une tarification sont copiés automatiquement à l'enregistrement du dossier. Pour les préparer une fois pour toutes : Financeurs par défaut.
Homonymes
Lorsque vous saisissez le nom et le prénom, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Pour choisir une fiche avant de saisir, utilisez Rechercher (séance) ou Rechercher un bénéficiaire (formulaire complet).
Après la création
Une fois le dossier créé, vous pouvez immédiatement poursuivre l'accompagnement en réalisant les actions suivantes :
| Action | Accès |
|---|---|
| Planifier des séances | Menu Liste des séances, bouton Trouver un créneau, ou l'agenda |
| Compléter l'activité flo | Bouton Ouvrir l'activité flo liée (si configuré) |
| Ajouter des documents | Menu Documents |
| Ajouter des financeurs | Devis & Factures > Factures > Ajouter un financeur |
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Renseignez l'email du bénéficiaire | Permet l'envoi d'emails et de communications automatiques. |
| Choisissez la bonne prestation | Détermine l'ensemble du paramétrage et du suivi de l'accompagnement. |
| Associez une tarification | Indispensable pour la gestion de la facturation et des financements. |
| Renseignez les dates de commande | Permet le contrôle des délais contractuels et le suivi financier. |
Cas particuliers
Dossier sans tarification
Il est possible de créer un dossier sans y associer de tarification, par exemple dans le cas d'un autofinancement direct par le bénéficiaire. Dans cette situation :
- Les contrôles liés aux délais de commande ne s'appliquent pas.
- La facturation sera directement adressée au client ou bénéficiaire.
Dossier avec plusieurs prestations
Un même bénéficiaire peut être accompagné sur plusieurs prestations différentes. Dans téo, chaque accompagnement correspond à un dossier distinct. Il est donc tout à fait normal qu'une personne puisse avoir plusieurs dossiers actifs ou clôturés.
Fiche annuaire partagée
Quand plusieurs dossiers sont rattachés à la même fiche dans l'annuaire, ils partagent l'identité du bénéficiaire (nom, prénom, coordonnées, adresse…).
Sur le formulaire du dossier, un bandeau indique par exemple Fiche annuaire partagée avec 1 autre dossier (ou … avec N autres dossiers), avec le texte : Les modifications d'identité s'appliquent à tous ces dossiers.
Depuis ce bandeau :
| Lien | Effet |
|---|---|
| Voir le parcours | Ouvre le Parcours de la personne (tous ses dossiers) |
| Séparer ce dossier | Donne à ce dossier sa propre fiche annuaire |
Modifier l'identité sur une fiche partagée
Si vous changez des informations d'identité puis cliquez sur Enregistrer, téo affiche la fenêtre Fiche partagée :
Ces changements d'identité s'appliqueront aussi aux autres dossiers de cette fiche.
Choisissez Enregistrer pour confirmer, ou Annuler pour revenir au formulaire sans enregistrer.
Séparer ce dossier
Utilisez Séparer ce dossier lorsque l'identité de ce dossier doit évoluer sans modifier les autres dossiers de la même fiche (homonyme, correction d'une confusion, parcours distinct…).
- Ouvrez le dossier concerné
- Dans le bandeau de fiche partagée, cliquez sur Séparer ce dossier
- Dans la fenêtre Séparer ce dossier, lisez le rappel puis cliquez sur Séparer (ou Annuler)
Après confirmation :
- ce dossier a sa propre fiche (avec l'identité affichée au moment de la séparation) ;
- les autres dossiers restent sur la fiche d'origine ;
- les séances, factures et mémos du dossier sont conservés.
Un message Fiche séparée confirme l'opération.
Le lien Voir le parcours mène à la même vue que le menu Parcours de la fiche personne.
Dupliquer un dossier
Il n'y a pas de bouton « dupliquer un dossier » : chaque prestation suivie par un bénéficiaire fait l'objet d'un nouveau dossier. Quand un bénéficiaire revient pour une nouvelle prestation, créez un nouveau dossier.
Pour éviter de ressaisir ses informations, réutilisez sa fiche annuaire :
- Dans le formulaire Nouveau dossier, cliquez sur Rechercher un bénéficiaire (ou Rechercher depuis une séance), puis Utiliser ce contact.
- Depuis l'agenda, Créer un dossier puis Rechercher rattache aussi la séance après Enregistrer.
Vous ne ressaisissez ainsi que les informations propres au nouveau dossier (prestation, tarification, financeurs…). Les dossiers ainsi créés partagent la même fiche annuaire : voir Fiche annuaire partagée.
Dossier de test
Pour vous familiariser avec téo, vous pouvez créer des dossiers de test. Ces dossiers peuvent être supprimés tant qu'ils sont en état Prévisionnel, Sans suite, Refusé ou Non facturable, et qu'aucune séance n'y est rattachée. Si le bénéficiaire n'a pas d'autre dossier, la fenêtre Supprimer le dossier propose la case Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé pour retirer aussi sa fiche de l'annuaire.
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