Gérer les documents 📄

Chaque dossier peut contenir des documents : pièces fournies par le bénéficiaire, documents générés, attestations...

Accéder aux documents du dossier

Via le panneau latéral

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur l'icône documents (à droite)
3. Le panneau latéral s'ouvre avec la liste des documents

Via le menu

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Documents
3. Vue complète des documents du dossier

Ajouter un document

Depuis le panneau latéral

1. Ouvrez le panneau documents
2. Cliquez sur Ajouter (ou glissez-déposez un fichier)
3. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur
4. Choisissez la catégorie (CV, Attestation, Contrat...)
5. Enregistrez

Formats acceptés

téo accepte de nombreux formats :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint
• Images : JPG, PNG, GIF
• Autres : ZIP, vidéos

Catégoriser les documents

Chaque document est classé dans une catégorie qui correspond au contexte d'utilisation (l'objet auquel le document est rattaché).

Catégorie	Description
Facture	Documents liés à la facturation
Devis	Documents liés aux devis
Dossier	Documents liés au dossier
Groupe	Documents liés aux groupes
Personne	Documents liés à une fiche personne
Société	Documents liés à une fiche société
Feuille d'émargement / Planning (dossier)	Émargement et planning d'un dossier
Feuille d'émargement d'un groupe	Émargement d'un groupe
Séance	Documents liés aux séances

Catégories fixes

Les catégories correspondent aux contextes d'objets téo et ne sont pas modifiables. Elles déterminent quels marqueurs sont disponibles lors de la génération de documents.

Visualiser un document

1. Cliquez sur le document dans la liste
2. Aperçu intégré pour les PDF et images
3. Ou téléchargement pour les autres formats

Supprimer un document

1. Repérez le document dans la liste
2. Cliquez sur l'icône corbeille ou le bouton Supprimer
3. Confirmez la suppression

Attention

La suppression est définitive. Si le document est important, téléchargez-le avant de supprimer.

Générer un document (téo edit)

téo edit permet de générer des documents personnalisés à partir de modèles.

Comment générer

1. Ouvrez le dossier

2. Menu > Documents > Générer (ou bouton "Générer")

3. Choisissez le modèle dans la liste :

   • Attestation de présence
   • Convocation
   • Bilan
   • Synthèse
   • ...

4. Cliquez sur Aperçu pour visualiser

5. Le document est généré avec les données du dossier fusionnées

Ce qui est fusionné

Le document généré contient automatiquement :

Type de données	Exemples
Personne	Nom, prénom, adresse, email...
Dossier	Prestation, dates, conseiller...
Séances	Dates, durées, présences...
Données flo	Réponses du formulaire d'activité (voir Activité flo)

→ Consultez la documentation complète des marqueurs pour voir toutes les variables disponibles selon le contexte.

Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.benef.nom}, {d.dossier.prestation}). Consultez la documentation complète des marqueurs pour tous les détails.

Après la génération

Action	Comment
Télécharger	Bouton Télécharger (PDF ou format original)
Enregistrer dans la GED	Bouton Enregistrer → le document est ajouté aux pièces du dossier
Envoyer par email	Bouton Envoyer → joint au message

Signature électronique des documents

téo permet d'envoyer vos documents à la signature électronique, directement depuis un dossier.

Type de signature : Signature électronique avancée (niveau 2)

La signature de documents utilise une signature électronique avancée, conforme à l'article 26 du règlement européen eIDAS (niveau 2). C'est la signature la plus couramment utilisée par les entreprises pour les documents contractuels.

Elle permet :

• ✅ D'identifier le signataire de façon univoque
• ✅ De lier la signature à son auteur (via son smartphone ou un code OTP)
• ✅ De garantir l'intégrité du document signé (toute modification après signature est détectable)

Cette signature est adaptée pour les contrats de travail, conventions, devis, factures, attestations, et tout document nécessitant une valeur probante renforcée.

À noter : l'émargement électronique des séances utilise une signature simple (niveau 1), suffisante pour les feuilles de présence.

Comment envoyer un document à signer

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Accédez aux Documents
3. Sélectionnez le document à faire signer (PDF recommandé)
4. Cliquez sur Envoyer à la signature
5. Renseignez l'email du signataire
6. Validez l'envoi

Le signataire reçoit un email avec un lien sécurisé vers la plateforme de signature.

Processus côté signataire

1. Le signataire reçoit un email avec un lien de signature
2. Il clique sur le lien et accède au document
3. Il s'authentifie via un code à usage unique (OTP) envoyé par email ou SMS
4. Il appose sa signature électronique
5. Le document signé est scellé et horodaté

Suivi des signatures

Dans la liste des documents :

• 📝 En attente : document envoyé, signature non reçue
• ✅ Signé : document signé et scellé
• ❌ Refusé : signature refusée par le destinataire

Document signé

Une fois signé, le document est :

• Automatiquement mis à jour dans le dossier
• Scellé avec un certificat électronique garantissant son intégrité
• Accompagné d'un fichier de preuve horodaté

Conservation

Les documents signés et leurs preuves sont conservés de manière sécurisée. Vous pouvez les télécharger à tout moment depuis le dossier.

Contrôler les pièces obligatoires

Certaines prestations exigent des documents spécifiques.

Voir les pièces obligatoires

1. Menu dossier > Pièces
2. Liste des documents requis pour cette prestation
3. Chaque pièce indique si elle est fournie ou manquante

Marquer une pièce comme fournie

1. Dans la liste des pièces
2. Cochez la case de la pièce reçue
3. Optionnel : liez un document existant

Pièces manquantes

Si des pièces sont manquantes :

• Une alerte s'affiche sur le dossier
• La facturation peut être bloquée (selon configuration)
• Le dossier apparaît dans la liste "Pièces manquantes"

Vue globale des pièces manquantes

Pour voir tous les dossiers avec des pièces manquantes :

Menu Dossiers > Pièces manquantes

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Catégorisez vos documents	Facilite la recherche et le contrôle
Vérifiez les pièces obligatoires	Évite les blocages à la facturation
Générez les documents depuis téo	Gain de temps, données fusionnées
Enregistrez les documents générés	Conserve une trace dans le dossier

Questions fréquentes

Je ne trouve pas le bon modèle

Les modèles sont configurés par prestation. Si un modèle manque :

• Vérifiez que la prestation est correcte
• Contactez votre administrateur

Le document généré a des données manquantes

Vérifiez que :

• Le dossier est complet (bénéficiaire, prestation...)
• L'activité flo est remplie (si le modèle utilise ces données)
• Contactez votre administrateur pour vérifier le modèle

Je veux modifier un document généré

Le document est généré à partir d'un modèle. Pour le modifier :

1. Téléchargez-le
2. Modifiez-le dans Word/Excel
3. Ré-uploadez-le si besoin

Ou demandez à votre administrateur de modifier le modèle source.