Gérer les documents 📄

Chaque dossier peut contenir des documents : pièces fournies par le bénéficiaire, documents générés, attestations...

Accéder aux documents du dossier

Via le panneau latéral

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur Documents (à droite)
3. Le panneau s'ouvre sur Documents déjà enregistrés

S'il n'y a aucun fichier, le bandeau Aucun document trouvé l'indique. S'il y en a, Ouvrir les documents du dossier (ou Ouvrir les documents du groupe) bascule vers la vue complète.

La zone Générer un document est repliée : dépliez-la pour choisir un modèle. Le même panneau Documents existe aussi depuis une séance, un devis, une facture, une fiche personne ou une fiche société.

Via le menu

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Documents
3. Vue complète des documents du dossier

La même vue Documents existe aussi pour un groupe, une facture, une fiche personne et une fiche société.

Consulter la liste des documents

Dans la vue complète Documents, les fichiers s'affichent dans un tableau intitulé Document ou Documents selon le nombre d'éléments.

Colonne	Contenu
Titre	Nom du document (modifiable via l'icône crayon)
Auteur	Personne ayant ajouté ou généré le document
Créé le	Date de création
Type	Pastille colorée de l'élément auquel le fichier est rattaché (Dossier, Groupe, Devis, Facture, Personne, Société…). Un rattachement non reconnu s'affiche Autre.

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (Titre, Auteur, Créé le ou Type) pour trier la liste. Un second clic inverse l'ordre.

Sur un dossier ou un groupe, la liste inclut aussi les documents des Devis et des Factures liés, lorsque vous y avez accès. La pastille Type permet de les distinguer. Dans le panneau latéral, la même pastille apparaît à côté du titre.

Sur chaque ligne, les actions disponibles (Visualiser, Modifier, Ouvrir, Signer, Supprimer) dépendent du format du fichier et de vos droits.

Le panneau latéral sert à un aperçu rapide et à Générer un document. Les infobulles Modifier le document et Visualiser le document ouvrent le fichier. Pour parcourir, trier, signer ou supprimer, utilisez la vue complète Documents.

Ajouter un document

1. Ouvrez la vue Documents (menu Documents de l'élément ouvert)
2. Cliquez sur Ajouter un document
3. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers sur votre ordinateur

Les fichiers choisis sont ajoutés immédiatement : il n'y a pas de catégorie à sélectionner ni d'étape d'enregistrement supplémentaire. Le document est rattaché à l'élément ouvert (dossier, fiche personne, fiche société, facture ou groupe).

Taille maximale

Chaque fichier doit faire moins de 15 Mo. Au-delà, l'ajout est refusé avec un message d'erreur.

La gestion électronique des documents n'est pas activée ?

L'ajout de documents nécessite que la gestion électronique des documents (GED) soit activée. Si la zone d'ajout indique qu'elle n'est pas activée, contactez votre administrateur.

Formats acceptés

téo accepte tout fichier de moins de 15 Mo. Les formats courants sont reconnus pour afficher une icône adaptée et ouvrir ou télécharger le fichier dans le bon format :

• Documents bureautiques : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument (.odt, .ods, .odp)
• Fichiers texte et données : TXT, CSV, RTF
• Images : JPG, JPEG, PNG, GIF, WebP, SVG, BMP, TIF, TIFF
• Archives : ZIP

Si le nom du fichier contient plusieurs points, téo se base sur l'extension placée à la fin du nom. Par exemple, rapport.v2.xlsx est traité comme un fichier Excel. Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance dans l'extension.

Les autres fichiers sont aussi enregistrés lorsqu'ils respectent la taille maximale. Ils apparaissent avec une icône générique et restent téléchargeables avec leur nom d'origine.

Enregistrer un document avec le complément Office « Sauvegarder dans téo »

Le complément Office Sauvegarder dans téo permet d'enregistrer un document directement dans téo depuis Microsoft Word, sans quitter l'application.

C'est particulièrement utile lorsque vous éditez sur votre poste un document téléchargé ou généré depuis téo : plutôt que de le ré-importer manuellement, utilisez le bouton Sauvegarder dans téo dans le ruban Word pour le ranger directement dans le dossier d'origine.

Pour un fichier Word généré depuis téo edit, le complément retrouve l'élément d'origine. Les sauvegardes successives du même fichier alimentent la même entrée dans la liste des documents : le document apparaît une seule fois, avec son fichier Word à jour.

Installer le complément

1. Téléchargez le complément depuis le Microsoft Marketplace
2. Suivez les instructions d'installation
3. Le bouton Sauvegarder dans téo apparaît dans l'onglet Accueil du ruban Word

Compatibilité

Le complément est compatible avec les 2 dernières versions de Microsoft 365 et la dernière version d'Office Online. Consultez les prérequis de compatibilité pour plus de détails.

Bon à savoir

L'icône Sauvegarder dans téo n'apparaît que lorsque vous êtes sur l'onglet Accueil de votre document Word. Si vous ne la voyez pas, vérifiez que vous n'êtes pas sur un autre onglet du ruban.

Configurer l'URL de votre centre

À la première utilisation, ou via Modifier l'url de votre téo, le complément demande l'adresse de votre centre.

1. Recopiez exactement l'URL vue dans la barre d'adresse de téo, de la forme https://votre-centre.teo-online.net (y compris les tirets).
2. Validez, puis réessayez Sauvegarder dans téo.

Le slug n'est pas le nom commercial collé : un tiret oublié donne un hôte introuvable. Le message Impossible d'envoyer le document pointe souvent vers cette URL incorrecte.

Si l'envoi échoue encore, importez le fichier depuis la vue Documents (Ajouter un document).

Catégories des modèles téo edit

Chaque modèle a une catégorie, qui correspond à l'objet sur lequel il peut être généré. Ce n'est pas la colonne Type de la liste : celle-ci indique l'élément auquel un fichier déjà enregistré est rattaché.

Catégorie	Description
Facture	Documents liés à la facturation
Dossier	Documents liés au dossier
Devis	Documents liés aux devis
Groupe	Documents liés aux groupes
Société	Documents liés à une fiche société
Personne	Documents liés à une fiche personne
Feuille d'émargement / Planning d'un dossier	Émargement et planning d'un dossier
Feuille d'émargement d'un groupe	Émargement d'un groupe
Séance	Documents liés aux séances

Catégories fixes

Les catégories correspondent aux contextes d'objets téo et ne sont pas modifiables. Elles déterminent quels marqueurs sont disponibles lors de la génération de documents.

Visualiser un document

Chaque document de la liste propose un bouton d'action adapté au format reconnu à partir de l'extension finale du nom de fichier :

Format	Bouton	Résultat
PDF	Visualiser	Aperçu intégré du document à l'écran
Word (.doc, .docx)	Modifier	Téléchargement du fichier original pour l'éditer
Excel (.xls, .xlsx)	Ouvrir	Téléchargement du fichier au format Excel
PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument, CSV, TXT, RTF, ZIP et images	Ouvrir	Téléchargement du fichier dans son format d'origine
Autre format	Ouvrir	Téléchargement du fichier avec une icône générique

Le fichier téléchargé conserve son nom et son format d'origine : un document Excel reste un fichier Excel, un document Word reste un fichier Word.

Renommer un document

1. Repérez le document dans la liste
2. Cliquez sur l'icône crayon à côté de son titre
3. Saisissez le nouveau titre, puis validez

Supprimer un document

Le bouton Supprimer n'apparaît que si vous êtes l'auteur du document, ou si votre équipe a le droit Administrateur de la GED. Sur une Facture contrôlée, les documents rattachés ne se suppriment plus.

1. Repérez le document dans la liste
2. Cliquez sur Supprimer
3. Dans Supprimer le document, confirmez avec Oui, supprimer (ou Non, annuler)

Attention

La suppression est définitive. Si le document est important, téléchargez-le avant de supprimer.

Générer un document (téo edit)

téo edit permet de générer des documents personnalisés à partir de modèles.

Où générer un document

Le bouton Générer un document est proposé depuis les emplacements qui disposent de modèles téo edit : dossier, groupe, facture, fiche personne, fiche société (Annuaire > Sociétés > Menu Documents > Générer un document), séance ou feuille d'émargement selon la catégorie du modèle.

Dans le panneau documents, la zone Documents déjà enregistrés affiche les fichiers déjà rattachés à l'élément ouvert. La zone Générer un document se déplie pour choisir un modèle disponible dans ce contexte. Les modèles proposés tiennent compte de leur catégorie et, lorsqu'elles sont paramétrées, des prestations associées.

Comment générer

1. Ouvrez l'élément concerné : dossier, groupe, facture, personne, société (Annuaire > Sociétés) ou séance

2. Cliquez sur Générer un document ou ouvrez le panneau documents puis dépliez Générer un document

3. Choisissez le modèle dans la liste :

   • Attestation de présence
   • Convocation
   • Bilan
   • Synthèse
   • ...

4. téo fusionne les données de l'élément ouvert avec le modèle choisi

Selon le type de modèle

Type de modèle	Ce qui se passe
PDF	Un aperçu s'ouvre. Cliquez sur Sauvegarder dans téo, vérifiez le Titre, puis Sauvegarder. Quand le bouton affiche Sauvegardé dans téo, la page d'où vous avez ouvert l'aperçu se recharge : le document apparaît dans la liste. L'aperçu reste ouvert.
Document modifiable (Word)	Le fichier Word est téléchargé directement pour être modifié sur votre poste. Pour le conserver ensuite dans téo, ouvrez-le dans Word et utilisez le complément Office Sauvegarder dans téo. Les sauvegardes successives du même fichier mettent à jour le même document dans téo.

Le document est rattaché à l'élément ouvert (dossier, groupe, facture, personne, société ou séance). Dans la vue Documents, il s'affiche avec son Titre et les colonnes Auteur, Créé le et Type.

Ce qui est fusionné

Le document généré contient automatiquement :

Type de données	Exemples
Personne	Nom, prénom, adresse, email...
Dossier	Prestation, dates, état ({d.dossier.etat}), conseiller…
Séances	Dates, durées, présences...
Données flo	Réponses du formulaire d'activité de la prestation (Quelle activité est fusionnée)

→ Référence des marqueurs. Tous commencent par d..

Après la génération

Les boutons Visualiser, Modifier et Ouvrir sont les mêmes que pour tout fichier de la liste — voir Visualiser un document.

Pour joindre un document à un message, cliquez sur Message depuis la vue Documents, puis cochez les fichiers dans Pièces jointes (pas dans le panneau Documents). → Joindre des documents

Signature électronique des documents

téo permet d'envoyer vos documents à la signature électronique, depuis la liste Documents. L'option se facture à l'usage (pas d'abonnement mensuel) : le tarif figure dans les CGU signature. L'émargement des séances reste un circuit distinct.

L'activation (SIREN de l'organisme, compte de signature, validation par l'équipe téo) se fait avec votre téomaster. Ce guide décrit ensuite l'envoi depuis le dossier. L'ancienne adresse /docs/teoedit/guide-signature-electronique/ redirige vers cette page.

Type de signature : Signature électronique avancée (niveau 2)

La signature de documents utilise une signature électronique avancée, conforme à l'article 26 du règlement européen eIDAS (niveau 2). C'est la signature la plus couramment utilisée par les entreprises pour les documents contractuels.

Elle permet :

• ✅ D'identifier le signataire de façon univoque
• ✅ De lier la signature à son auteur (via son smartphone ou un code OTP)
• ✅ De garantir l'intégrité du document signé (toute modification après signature est détectable)

Cette signature est adaptée pour les contrats de travail, conventions, devis, factures, attestations, et tout document nécessitant une valeur probante renforcée.

À noter : l'émargement électronique des séances utilise une signature simple (niveau 1), suffisante pour les feuilles de présence.

Comment envoyer un document à signer

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Accédez aux Documents
3. Repérez le document à faire signer (PDF recommandé)
4. Cliquez sur Signer
5. Sur la plateforme de signature, renseignez l'email du signataire
6. Validez l'envoi

Le signataire reçoit un email avec un lien sécurisé vers la plateforme de signature.

Processus côté signataire

1. Le signataire reçoit un email avec un lien de signature
2. Il clique sur le lien et accède au document
3. Il s'authentifie via un code à usage unique (OTP) envoyé par email ou SMS
4. Il appose sa signature électronique
5. Le document signé est scellé et horodaté

Document signé

Une fois signé, le document est :

• Automatiquement mis à jour dans le dossier
• Scellé avec un certificat électronique garantissant son intégrité
• Accompagné d'un fichier de preuve horodaté

Conservation

Les documents signés et leurs preuves sont conservés de manière sécurisée. Vous pouvez les télécharger à tout moment depuis le dossier.

Pièces obligatoires

Les pièces exigées par la prestation se cochent sur le dossier : Contrôle > Pièces du dossier. Tous les dossiers concernés : Production > Contrôle > Pièces manquantes.

→ Contrôle qualité

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Donnez un titre clair à vos documents	Facilite la recherche et le tri dans la liste
Générez les documents depuis téo	Gain de temps, données fusionnées
Enregistrez les documents générés	Conserve une trace dans le dossier

Questions fréquentes

Je ne trouve pas le bon modèle

Les modèles sont configurés par prestation. Si un modèle manque :

• Vérifiez que la prestation est correcte
• Contactez votre administrateur

Le document généré a des données manquantes

Vérifiez que :

• Le dossier est complet (bénéficiaire, prestation...)
• L'activité flo est remplie (si le modèle utilise ces données). Si le dossier a plusieurs activités, téo fusionne celle de la prestation : Quelle activité flo est fusionnée
• Pour un champ Instruction IA, la réponse a été générée dans flo avant la production du document — Activité flo
• Pour une facture : l'adresse destinataire vient du client ; sans client, le document se génère avec cette adresse vide
• Contactez votre administrateur pour vérifier le modèle

Je veux modifier un document généré

Le document est généré à partir d'un modèle. Pour le modifier :

1. Téléchargez-le (Modifier pour un Word, Visualiser puis enregistrement local pour un PDF)
2. Modifiez-le
3. Ré-importez-le via Ajouter un document si besoin

Si le document provient d'un modèle Document modifiable (Word), vous pouvez aussi l'ouvrir dans Word puis utiliser le complément Office Sauvegarder dans téo. Le fichier est rangé sur l'élément d'origine et les sauvegardes successives restent sur le même document.

Ou demandez à votre administrateur de modifier le modèle source.

Je ne vois pas le bouton Supprimer

Le bouton n'apparaît que pour l'auteur du document, ou avec le droit Administrateur de la GED. Sur une Facture contrôlée, aucun document rattaché ne se supprime.

Le titre imprimé ne correspond pas au nom du modèle

Le nom du modèle (liste Générer un document) et le titre du fichier dans les documents sont indépendants du titre imprimé dans le PDF. L'en-tête du document vient du fichier Word ou ODT, pas d'un renommage dans téo.

Renommer le document (icône crayon) change le titre dans la liste, pas l'en-tête du PDF. Pour modifier le titre imprimé, l'administrateur adapte le fichier modèle (Admin > Documents & messages > Documents (téo edit)).