Gérer les documents 📄

Chaque dossier peut contenir des documents : pièces fournies par le bénéficiaire, documents générés, attestations...

Accéder aux documents du dossier

Via le panneau latéral

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur l'icône documents (à droite)
3. Le panneau latéral s'ouvre avec la liste des documents

Via le menu

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Documents
3. Vue complète des documents du dossier

La même vue Documents existe aussi pour un groupe, une facture, une fiche personne et une fiche société.

Consulter la liste des documents

Dans la vue complète Documents, les fichiers s'affichent dans un tableau intitulé Document ou Documents selon le nombre d'éléments.

Colonne	Contenu
Titre	Nom du document (modifiable via l'icône crayon)
Auteur	Personne ayant ajouté ou généré le document
Créé le	Date de création
Type	Étiquette de catégorie (dossier, devis, facture, personne, société…)

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (Titre, Auteur, Créé le ou Type) pour trier la liste. Un second clic inverse l'ordre.

Sur chaque ligne, les actions disponibles (Visualiser, modifier, Ouvrir, Signer, Supprimer) dépendent du format du fichier et de vos droits.

Le panneau latéral reste utile pour un aperçu rapide et pour Générer un document ; pour parcourir et trier beaucoup de fichiers, préférez la vue complète Documents.

Ajouter un document

Depuis le panneau latéral

1. Ouvrez le panneau documents
2. Cliquez sur Ajouter un document
3. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers sur votre ordinateur

Les fichiers choisis sont ajoutés immédiatement : il n'y a pas de catégorie à sélectionner ni d'étape d'enregistrement supplémentaire. Le document est automatiquement rattaché à l'élément depuis lequel vous l'ajoutez (dossier, fiche personne, fiche société, facture ou groupe).

Taille maximale

Chaque fichier doit faire moins de 15 Mo. Au-delà, l'ajout est refusé avec un message d'erreur.

La gestion électronique des documents n'est pas activée ?

L'ajout de documents nécessite que la gestion électronique des documents (GED) soit activée. Si la zone d'ajout indique qu'elle n'est pas activée, contactez votre administrateur.

Formats acceptés

téo accepte tout fichier de moins de 15 Mo. Les formats courants sont reconnus pour afficher une icône adaptée et ouvrir ou télécharger le fichier dans le bon format :

• Documents bureautiques : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument (.odt, .ods, .odp)
• Fichiers texte et données : TXT, CSV, RTF
• Images : JPG, JPEG, PNG, GIF, WebP, SVG, BMP, TIF, TIFF
• Archives : ZIP

Si le nom du fichier contient plusieurs points, téo se base sur l'extension placée à la fin du nom. Par exemple, rapport.v2.xlsx est traité comme un fichier Excel. Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance dans l'extension.

Les autres fichiers sont aussi enregistrés lorsqu'ils respectent la taille maximale. Ils apparaissent avec une icône générique et restent téléchargeables avec leur nom d'origine.

Enregistrer un document avec le complément Office « Sauvegarder dans téo »

Le complément Office Sauvegarder dans téo permet d'enregistrer un document directement dans téo depuis Microsoft Word, sans quitter l'application.

C'est particulièrement utile lorsque vous éditez sur votre poste un document téléchargé ou généré depuis téo : plutôt que de le ré-importer manuellement, utilisez le bouton Sauvegarder dans téo dans le ruban Word pour le ranger directement dans le dossier d'origine.

Pour un fichier Word généré depuis téo edit, le complément retrouve l'élément d'origine. Les sauvegardes successives du même fichier alimentent la même entrée dans la liste des documents : le document apparaît une seule fois, avec son fichier Word à jour.

Installer le complément

1. Téléchargez le complément depuis le Microsoft Marketplace
2. Suivez les instructions d'installation
3. Le bouton Sauvegarder dans téo apparaît dans l'onglet Accueil du ruban Word

Compatibilité

Le complément est compatible avec les 2 dernières versions de Microsoft 365 et la dernière version d'Office Online. Consultez les prérequis de compatibilité pour plus de détails.

Bon à savoir

L'icône Sauvegarder dans téo n'apparaît que lorsque vous êtes sur l'onglet Accueil de votre document Word. Si vous ne la voyez pas, vérifiez que vous n'êtes pas sur un autre onglet du ruban.

Catégoriser les documents

Chaque document est classé dans une catégorie qui correspond au contexte d'utilisation (l'objet auquel le document est rattaché).

Catégorie	Description
Facture	Documents liés à la facturation
Devis	Documents liés aux devis
Dossier	Documents liés au dossier
Groupe	Documents liés aux groupes
Personne	Documents liés à une fiche personne
Société	Documents liés à une fiche société
Feuille d'émargement / Planning (dossier)	Émargement et planning d'un dossier
Feuille d'émargement d'un groupe	Émargement d'un groupe
Séance	Documents liés aux séances

Catégories fixes

Les catégories correspondent aux contextes d'objets téo et ne sont pas modifiables. Elles déterminent quels marqueurs sont disponibles lors de la génération de documents.

Visualiser un document

Chaque document de la liste propose un bouton d'action adapté au format reconnu à partir de l'extension finale du nom de fichier :

Format	Bouton	Résultat
PDF	Visualiser	Aperçu intégré du document à l'écran
Word (.doc, .docx)	modifier	Téléchargement du fichier original pour l'éditer
Excel (.xls, .xlsx)	Ouvrir	Téléchargement du fichier au format Excel
PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument, CSV, TXT, RTF, ZIP et images	Ouvrir	Téléchargement du fichier dans son format d'origine
Autre format	Ouvrir	Téléchargement du fichier avec une icône générique

Le fichier téléchargé conserve son nom et son format d'origine : un document Excel reste un fichier Excel, un document Word reste un fichier Word.

Renommer un document

1. Repérez le document dans la liste
2. Cliquez sur l'icône crayon à côté de son titre
3. Saisissez le nouveau titre, puis validez

Supprimer un document

1. Repérez le document dans la liste
2. Cliquez sur l'icône corbeille ou le bouton Supprimer
3. Confirmez la suppression

Attention

La suppression est définitive. Si le document est important, téléchargez-le avant de supprimer.

Générer un document (téo edit)

téo edit permet de générer des documents personnalisés à partir de modèles.

Où générer un document

Le bouton Générer un document est proposé depuis les emplacements qui disposent de modèles téo edit : dossier, groupe, facture, fiche personne, fiche société (Annuaire > Sociétés > Menu Documents > Générer un document), séance ou feuille d'émargement selon la catégorie du modèle.

Dans le panneau documents, la zone Documents déjà enregistrés affiche les fichiers déjà rattachés à l'élément ouvert. La zone Générer un document se déplie pour choisir un modèle disponible dans ce contexte. Les modèles proposés tiennent compte de leur catégorie et, lorsqu'elles sont paramétrées, des prestations associées.

Comment générer

1. Ouvrez l'élément concerné : dossier, groupe, facture, personne, société (Annuaire > Sociétés) ou séance

2. Cliquez sur Générer un document ou ouvrez le panneau documents puis dépliez Générer un document

3. Choisissez le modèle dans la liste :

   • Attestation de présence
   • Convocation
   • Bilan
   • Synthèse
   • ...

4. téo fusionne les données de l'élément ouvert avec le modèle choisi

Selon le type de modèle

Type de modèle	Ce qui se passe
PDF	Un aperçu s'ouvre. Cliquez sur Sauvegarder dans téo, vérifiez le Titre, puis validez avec Sauvegarder pour l'ajouter aux documents de l'élément ouvert. Le bouton affiche Sauvegardé dans téo lorsque l'enregistrement est terminé.
Document modifiable (Word)	Le fichier Word est téléchargé directement pour être modifié sur votre poste. Pour le conserver ensuite dans téo, ouvrez-le dans Word et utilisez le complément Office Sauvegarder dans téo. Les sauvegardes successives du même fichier mettent à jour le même document dans téo.

Chaque document sauvegardé est rattaché automatiquement au bon dossier, groupe, facture, personne, société ou séance. téo le référence automatiquement et le fait apparaître dans la liste des documents avec son Titre et les actions disponibles. Dans la vue complète Documents, le tableau affiche aussi les colonnes Auteur, Créé le et Type, que vous pouvez trier en cliquant sur leur en-tête.

Ce qui est fusionné

Le document généré contient automatiquement :

Type de données	Exemples
Personne	Nom, prénom, adresse, email...
Dossier	Prestation, dates, conseiller...
Séances	Dates, durées, présences...
Données flo	Réponses du formulaire d'activité (voir Activité flo)

→ Consultez la référence des marqueurs pour voir tous les marqueurs disponibles selon le contexte.

Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.benef.nom}, {d.dossier.prestation}). Consultez la référence des marqueurs pour tous les détails.

Après la génération

Action	Comment
Visualiser	Ouvre l'aperçu d'un document PDF déjà enregistré
modifier	Télécharge le fichier Word original pour l'éditer
Ouvrir	Télécharge le fichier dans son format d'origine
Envoyer par email	Sélectionnez le document depuis le panneau d'envoi pour le joindre au message

Lorsque le document généré est disponible en Word ou en Excel, le téléchargement conserve le format du modèle utilisé.

Signature électronique des documents

téo permet d'envoyer vos documents à la signature électronique, directement depuis un dossier.

Type de signature : Signature électronique avancée (niveau 2)

La signature de documents utilise une signature électronique avancée, conforme à l'article 26 du règlement européen eIDAS (niveau 2). C'est la signature la plus couramment utilisée par les entreprises pour les documents contractuels.

Elle permet :

• ✅ D'identifier le signataire de façon univoque
• ✅ De lier la signature à son auteur (via son smartphone ou un code OTP)
• ✅ De garantir l'intégrité du document signé (toute modification après signature est détectable)

Cette signature est adaptée pour les contrats de travail, conventions, devis, factures, attestations, et tout document nécessitant une valeur probante renforcée.

À noter : l'émargement électronique des séances utilise une signature simple (niveau 1), suffisante pour les feuilles de présence.

Comment envoyer un document à signer

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Accédez aux Documents
3. Repérez le document à faire signer (PDF recommandé)
4. Cliquez sur Signer
5. Sur la plateforme de signature, renseignez l'email du signataire
6. Validez l'envoi

Le signataire reçoit un email avec un lien sécurisé vers la plateforme de signature.

Processus côté signataire

1. Le signataire reçoit un email avec un lien de signature
2. Il clique sur le lien et accède au document
3. Il s'authentifie via un code à usage unique (OTP) envoyé par email ou SMS
4. Il appose sa signature électronique
5. Le document signé est scellé et horodaté

Suivi des signatures

Dans la liste des documents :

• 📝 En attente : document envoyé, signature non reçue
• ✅ Signé : document signé et scellé
• ❌ Refusé : signature refusée par le destinataire

Document signé

Une fois signé, le document est :

• Automatiquement mis à jour dans le dossier
• Scellé avec un certificat électronique garantissant son intégrité
• Accompagné d'un fichier de preuve horodaté

Conservation

Les documents signés et leurs preuves sont conservés de manière sécurisée. Vous pouvez les télécharger à tout moment depuis le dossier.

Contrôler les pièces obligatoires

Certaines prestations exigent des documents spécifiques.

Voir les pièces obligatoires

1. Menu dossier > Pièces
2. Liste des documents requis pour cette prestation
3. Chaque pièce indique si elle est fournie ou manquante

Marquer une pièce comme fournie

1. Dans la liste des pièces
2. Cochez la case de la pièce reçue
3. Optionnel : liez un document existant

Pièces manquantes

Si des pièces sont manquantes :

• Une alerte s'affiche sur le dossier
• La facturation peut être bloquée (selon configuration)
• Le dossier apparaît dans la liste "Pièces manquantes"

Vue globale des pièces manquantes

Pour voir tous les dossiers avec des pièces manquantes :

Menu Dossiers > Contrôle > Pièces manquantes

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Donnez un titre clair à vos documents	Facilite la recherche et le tri dans la liste
Vérifiez les pièces obligatoires	Évite les blocages à la facturation
Générez les documents depuis téo	Gain de temps, données fusionnées
Enregistrez les documents générés	Conserve une trace dans le dossier

Questions fréquentes

Je ne trouve pas le bon modèle

Les modèles sont configurés par prestation. Si un modèle manque :

• Vérifiez que la prestation est correcte
• Contactez votre administrateur

Le document généré a des données manquantes

Vérifiez que :

• Le dossier est complet (bénéficiaire, prestation...)
• L'activité flo est remplie (si le modèle utilise ces données)
• Contactez votre administrateur pour vérifier le modèle

Je veux modifier un document généré

Le document est généré à partir d'un modèle. Pour le modifier :

1. Téléchargez-le
2. Modifiez-le dans Word/Excel
3. Ré-uploadez-le si besoin

Si le document provient d'un modèle Document modifiable (Word), vous pouvez aussi l'ouvrir dans Word puis utiliser le complément Office Sauvegarder dans téo. Le fichier est rangé sur l'élément d'origine et les sauvegardes successives restent sur le même document.

Ou demandez à votre administrateur de modifier le modèle source.