Créer des modèles de mails et de SMS (envoi manuel)
Les modèles de mails permettent d'envoyer des mails personnalisés en évitant une saisie inutile et répétitive. Il est même possible d'envoyer des mails personnalisés en nombre, comme par exemple les rappels de rendez-vous.
Il est également possible aujourd'hui d'automatiser votre envoi de mails et de sms
Accéder aux modèles de mail se fait depuis l'admin, en cliquant sur l'écran Courrier.
Il est nécessaire pour cela d'avoir le droit correspondant : Courriers types et Questionnaires. Demandez à votre téomaster !
Les modèles de mails déjà paramétrés
Sept mails "types" sont pré paramétrés dans téo :
- Un mail de rappel du premier rendez-vous
- Un mail de rappel des autres rendez-vous
- Un mail d'envoi de la facture
- Un mail de relance d'une facture impayée
- Un mail d'envoi d'un devis
- Un mail d'envoi des questionnaires
- Un mail d'envoi de la signature électronique
Créer un mail type
Dans l'admin des courriers, cliquer sur Nouveau puis sur le bouton radio mail et enregistrer afin que les champs spécifiques se déploient.
Saisir les données principales
Choisir le module à partir duquel le mail sera à disposition (agenda, production/dossiers, comptabilité, devis)
Le modèle de mail informant le bénéficiaire du premier rendez-vous d'information, non facturable, se met à disposition depuis le module dossier/production. Le modèle rappelant les rendez-vous "lambda" aux bénéficiaires se met à disposition depuis l'agenda.
Les champs à remplir en priorité sont :
- Le Modèle : le titre du modèle de mail
- L'Objet : à soigner, il apparaîtra au destinataire
- Le Destinataire : choisir le destinataire principal en cliquant sur le bouton radio. Il sera possible d'ajouter un autre destinataire en copie depuis l'outil d'envoi de mail
Saisir le texte
Saisir le texte dans la zone de texte.
Repérer les données qui pourront s'inscrire automatiquement dans le corps du mail
Coller les bons marqueurs
Les marqueurs sont les fonctions informatiques qui permettent d'inscrire les données issues de téo dans le mail. Ces données sont par exemple la date du rendez-vous, le numéro de facture, le nom du bénéficiaire... Ils sont indiqués dans la table inférieure, accompagnés des icônes disquette.
Copier coller les marqueurs qui doivent s'inscrire dans le mail en cliquant sur la disquette puis en le collant dans le texte au bon endroit. Attention, il faut copier le marqueur : cliquer sur Ok ne suffit pas.
Pour le bon fonctionnement de l'application, il est indispensable de cocher la case correspondante au marqueur utilisé. Cela améliore, en outre, la lisibilité : il est possible de vérifier d'un coup d'oeil quel marqueur a été utilisé (la case devient bleue).
Le logo
Pour afficher votre logo dans la signature du mail, entrer préalablement le logo dans la banque d'images téo.
Pour cela, se rendre dans l'admin, puis cliquer sur l'écran Images, situé en bas du menu. Entrer dans le champ Parcourir pour basculer sur le poste afin de récupérer le logo. Enregistrer.
Votre logo ne doit pas faire plus de 130 Ko ! Autre conseil : il va falloir faire un choix. Préférer afficher un seul logo. Le plus représentatif, le plus beau, le plus parlant... En effet, éviter d'envoyer plusieurs images dans le mail : il risque d'être spamé !
Pour afficher le logo dans le texte, cliquer sur l'icône image située dans la barre d'édition du mail et coller l'URL correspondant dans la pop up.
Pour envoyer un questionnaire par mail depuis téo, il est nécessaire de créer un mail type d'envoi de questionnaire. Rattachez ce mail au questionnaire.
Pour coller le lien du questionnaire dans le mail, aller chercher le marqueur lien questionnaire (marqueurs du dossier) dans les marqueurs du mail. Une fois copié il apparaît dans le mail sous la forme DossierLienQuest
Se rendre ensuite dans l'admin du questionnaire> données principales>champ Emailing pour l'envoi et aller chercher le mail type destiné à envoyer votre questionnaire
Modifier un modèle de mail
Cliquer sur le mail dans la liste des courriers. Une fois qu'il apparaît, le corriger selon les désirs et les procédures ci-dessus (créer un mail) !
Créer des SMS
Dans l'écran Courrier de l'admin, cliquer sur Nouveau puis sur le bouton radio SMS. La construction du modèle de SMS est la même que celle du modèle de mail.
Le nombre maximum de caractère du SMS est de 153. Un décompte de signes indique quand ce chiffre est dépassé et qu'un deuxième SMS sera nécessaire. Attention, notre système d'envoi de SMS est payant. Vous trouverez les conditions d'utilisation dans l'admin>Installation>SMS
Chaque SMS envoyé implémente un compteur relevé et facturé chaque mois.
Le SMS assure une communication et une réactivité plus immédiates de votre destinataire : 90 % des SMS sont lus dans les 4 minutes qui suivent l'envoi alors que l'e-mail possède un temps de réponse de 90 minutes (quand il y a une réponse !).
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