👤 Utilisateurs
La gestion des utilisateurs vous permet de créer des comptes, définir les droits d'accès et organiser votre équipe dans téo.
Accéder à la gestion des utilisateurs
Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
Vous y trouvez :
- La liste des utilisateurs actifs
- L'accès aux utilisateurs désactivés
- Les statuts de compte
- L'équipe de chaque utilisateur
- L'accès aux utilisateurs orphelins lorsqu'il en existe
- L'export Tableur de la liste
Voir les utilisateurs
Liste des utilisateurs
Par défaut, la page affiche les utilisateurs actifs. Le bouton Utilisateurs désactivés affiche les comptes désactivés ou sortis ; depuis cette vue, le bouton Utilisateurs actifs revient à la liste principale.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Utilisateur | Nom et prénom ; cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche |
| Fonction | Fonction renseignée sur la fiche |
| Société | Centre de rattachement |
| Équipe | Équipe associée |
Une pastille à droite de chaque ligne indique l'état du compte.
Statuts affichés
| Statut | Signification |
|---|---|
| Actif | Le compte est actif et relié à téo connect |
| Désactivé | L'utilisateur est sorti ou son compte est désactivé |
| Inactif | Le profil existe dans téo, mais le compte n'est pas encore activé |
| Absent téo connect | Le profil existe dans téo, mais le compte n'est plus dans téo connect. Voir Compte absent de téo connect. |
La fiche elle-même affiche Activé ou Désactivé selon la date de sortie : elle ne distingue pas Absent téo connect. C'est la liste qui le signale.
Compte absent de téo connect
Enregistrer la fiche, ou envoyer le mail de mot de passe, affiche alors le bandeau Erreur :
L'utilisateur n'existe plus dans téo connect. Supprimez-le et recréez-le.
Pour rétablir l'accès :
- Ouvrez la fiche. Si elle affiche Activé, cliquez sur Désactiver, puis Oui, désactiver (Supprimer n'apparaît que sur un compte désactivé).
- Cliquez sur Supprimer, puis Oui, supprimer.
- Recréez l'utilisateur et envoyez le mail de création de mot de passe.
Si Suppression impossible s'affiche, la fiche est liée à des données (dossiers, devis…). Traitez ces liens avant de pouvoir supprimer.
C'est l'inverse des utilisateurs orphelins : ici le compte manque dans téo connect, pas dans téo.
Actions disponibles
- Ajouter un utilisateur : ouvre la fiche de création.
- Utilisateurs désactivés / Utilisateurs actifs : bascule entre les deux listes.
- Utilisateurs orphelins : apparaît uniquement lorsqu'au moins un compte existe dans téo connect sans correspondance dans téo.
- Tableur : exporte la liste affichée.
Créer un utilisateur
La création d'un utilisateur se fait directement depuis l'administration, sans passer par l'annuaire.
Étapes de création
- Menu Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur
- Remplissez les informations :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Nom de famille | ✅ |
| Prénom | Prénom | Recommandé |
| Identifiant de connexion | Pour l'activation | |
| Tél mobile | Coordonnées | Non |
| Société | Centre / antenne / site (statistiques et filtre Centre) | Non |
| Équipe | Droits d'accès | Pour l'activation |
Pour qu'un nouvel utilisateur apparaisse dans les statistiques et soit filtré correctement par centre, renseignez le champ Société avec son site de rattachement. Pour modifier ce champ a posteriori : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > ouvrez la fiche > ajustez Société > Enregistrer.
- Cliquez sur Enregistrer
téo crée automatiquement :
- Une fiche personne dans l'annuaire (avec le profil « Utilisateur téo »)
- Un profil utilisateur avec les paramètres téo
Activer le compte
Après la création, le compte doit être activé pour que l'utilisateur puisse se connecter :
- Vérifiez que l'e-mail est renseigné
- Vérifiez qu'une Équipe est assignée
- Cochez J'accepte les conditions de facturation
- Cliquez sur Envoyer le mail de création de mot de passe
- L'utilisateur reçoit un email avec un lien pour définir son mot de passe
Une licence est facturée dès le mois d'activation, quelle que soit la durée d'activation du compte.
Le mot de passe n'est jamais défini par l'administrateur. L'utilisateur le crée lui-même via le lien reçu par email. C'est une bonne pratique de sécurité.
Donner accès à un intervenant externe (sous-traitant, cotraitant…)
Pour qu'un consultant indépendant, un cotraitant ou un sous-traitant puisse intervenir dans votre téo avec une licence dédiée, suivez la même procédure que pour vos salariés :
- Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur.
- Renseignez Nom, Prénom, e-mail (identifiant de connexion).
- Assignez-le à une Équipe dédiée aux intervenants externes (à créer au préalable, voir ci-dessous) plutôt qu'à celle de vos conseillers internes.
- Enregistrez, cochez J'accepte les conditions de facturation, puis Envoyer le mail de création de mot de passe.
Créer une équipe « Intervenants externes » avant le premier rattachement
Avant d'inviter votre premier intervenant externe, créez une Équipe aux droits restreints dans Admin > Utilisateurs & droits > Équipes, puis réglez les permissions dans Droits de l'équipe et Droits sur les agendas.
Voir Équipes pour la création et les libellés exacts des permissions.
Un intervenant externe ne doit pas avoir accès à l'ensemble de votre portefeuille de dossiers, à votre comptabilité ou à votre paramétrage. Une équipe spécifique permet de cloisonner ses accès — et de réviser ce périmètre quand vous changez de partenaire.
Configurer les droits
Droits par équipe
La méthode recommandée : les droits sont définis au niveau de l'Équipe et hérités par tous les membres.
Voir Équipes.
Droits individuels
Pour des cas particuliers, vous pouvez ajuster les droits d'un utilisateur spécifique :
- Ouvrez la fiche utilisateur
- Menu Droits utilisateur
- Les interrupteurs rouges viennent de l'Équipe (non modifiables ici). Activez les autres pour ajouter des droits individuels.
Changer l'Équipe supprime les droits individuels.
Droits cumulés
Les droits sont cumulatifs :
- Droits de l'équipe + Droits individuels
- Si l'équipe donne accès à Dossiers ET l'individu a en plus Compta → l'utilisateur a les deux
Donner accès à des agendas supplémentaires
L'accès aux agendas est d'abord déterminé par la règle de l'équipe de l'utilisateur (son propre agenda, ceux de son équipe, ceux de son centre ou tous les agendas téo — voir Équipes). Vous pouvez, en plus, autoriser un utilisateur à consulter l'agenda de collègues précis.
- Ouvrez la fiche utilisateur
- Menu Droits sur les agendas
- Le bandeau Droit associé à l'équipe rappelle l'équipe et sa règle d'accès aux agendas
- Sous Ajouter des droits, activez l'interrupteur en face de chaque collègue dont l'utilisateur doit pouvoir consulter l'agenda
- Enregistrez
Les agendas ainsi autorisés s'ajoutent à ceux déjà couverts par la règle de l'équipe. Ils deviennent sélectionnables dans la liste Conseiller en haut de l'agenda.
Si la règle de l'équipe est Les membres de cette équipe voient tous les agendas téo, Ajouter des droits n'apparaît pas : l'utilisateur a déjà accès à l'ensemble des agendas.
Désactiver un utilisateur
Quand quelqu'un quitte l'équipe :
- Ouvrez sa fiche utilisateur
- Cliquez sur Désactiver
- Confirmez avec Oui, désactiver
Conséquences :
- L'utilisateur ne peut plus se connecter
- Ses droits sont supprimés, y compris l'accès à téo
- Ses séances d'agenda à compter du jour de désactivation sont supprimées
- Son historique reste conservé
L'icône Informations de la fiche ouvre Infos & historique. Les événements y apparaissent du plus ancien au plus récent : Création de la fiche personne, Modification de la fiche personne, et Désactivation de la fiche personne, chacun avec l'avatar de l'auteur.
La suppression effacerait l'historique. En désactivant, vous conservez la traçabilité (qui a fait quoi).
Réactiver un utilisateur
- Depuis la liste, cliquez sur Utilisateurs désactivés
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Cliquez sur Activer
- Cochez J'accepte les conditions de facturation
- Confirmez avec Oui, activer
Une licence est facturée dès le mois d'activation, quelle que soit la durée d'activation du compte.
Réinitialiser un mot de passe
L'utilisateur clique sur Mot de passe oublié sur l'écran de connexion. Un email lui permet de choisir un nouveau mot de passe.
Pour un compte Inactif (pas encore activé), le bouton de la fiche est Envoyer le mail de création de mot de passe.
Sécurité des comptes (mot de passe, 2FA, clé d'accès)
Chaque utilisateur gère son propre espace de sécurité : avatar (ou initiales) en haut à droite → Gérer la sécurité du compte. Ni le mot de passe, ni la validation en deux étapes, ni les clés d'accès ne se configurent depuis la fiche d'un autre utilisateur.
→ Procédures : Gérer la sécurité de mon compte.
Rendre la 2FA obligatoire pour toute votre structure
Par défaut, la 2FA est disponible mais optionnelle. Pour la rendre obligatoire pour tous les comptes, demandez-le à l'assistance téo (Activer la 2FA obligatoire pour notre structure).
À la connexion suivante, un utilisateur sans méthode 2FA voit l'écran Configurez la validation en deux étapes et doit en choisir une (application d'authentification ou email) avant d'accéder à téo. Prévenez l'équipe à l'avance et invitez-la à configurer la 2FA depuis son espace sécurité.
Pour revenir en mode optionnel, même demande à l'assistance. Les méthodes déjà configurées restent en place.
Que faire quand un utilisateur est bloqué ?
| Situation | Action |
|---|---|
| Mot de passe oublié | L'utilisateur utilise Mot de passe oublié sur l'écran de connexion. |
| Téléphone perdu, une seule méthode 2FA | L'utilisateur n'a plus accès à sa 2FA. Contactez l'assistance téo pour un déblocage. |
| Clé d'accès perdue | Pas de blocage : reconnexion avec le mot de passe, puis nouvelle clé depuis l'espace sécurité. |
Questions fréquentes
L'utilisateur ne reçoit pas l'email ?
Vérifiez :
- L'adresse email est correcte
- Le message n'est pas en spam
- La boîte n'est pas pleine
Faut-il créer la fiche personne avant de créer le compte ?
Non. En passant par Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur, téo crée la fiche personne et le profil utilisateur en même temps.
Comment voir ce qu'un utilisateur peut faire ?
Ouvrez sa fiche > Droits utilisateur. Les interrupteurs rouges viennent de l'Équipe ; les autres sont les droits individuels.
Un utilisateur a trop/pas assez de droits ?
Ajustez soit son équipe, soit ses droits individuels. Préférez modifier l'équipe si plusieurs personnes ont le même profil.
Le bandeau indique que l'utilisateur n'existe plus dans téo connect ?
C'est le cas Absent téo connect. Voir Compte absent de téo connect.
Utilisateurs orphelins
Les utilisateurs orphelins sont des comptes qui existent dans téo connect (le système d'authentification) mais qui n'ont plus de correspondance dans téo. Cela peut arriver si un utilisateur a été supprimé localement sans être supprimé de téo connect.
Accéder à la page des orphelins
Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > bouton Utilisateurs orphelins
Informations affichées
| Colonne | Description |
|---|---|
| Adresse email du compte | |
| Nom | Nom et prénom |
| Statut | Actif, Inactif ou Expiré dans téo connect |
Supprimer un orphelin
- Cliquez sur l'icône corbeille à droite de la ligne
- Dans Supprimer l'utilisateur orphelin, confirmez avec Oui, supprimer
- L'utilisateur est supprimé de téo connect
Supprimer tous les orphelins
- Cliquez sur Tout supprimer
- Dans Supprimer tous les orphelins, confirmez avec Oui, tout supprimer
- Tous les orphelins sont supprimés de téo connect
Les comptes orphelins consomment des licences inutilement et peuvent représenter un risque de sécurité (anciens employés avec un compte toujours actif dans le système d'authentification).
Bonnes pratiques
Plutôt que des droits individuels partout, créez des équipes par profil métier (Conseiller, Gestionnaire, Manager, Admin).
Vérifiez périodiquement que les comptes actifs correspondent bien à l'équipe actuelle. Désactivez les comptes inutilisés.
Consultez régulièrement la page des utilisateurs orphelins pour supprimer les comptes obsolètes de téo connect.
Ne donnez que les droits nécessaires. Un conseiller n'a pas besoin d'accès admin, un gestionnaire n'a pas besoin de voir tous les dossiers.
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