👤 Utilisateurs

La gestion des utilisateurs vous permet de créer des comptes, définir les droits d'accès et organiser votre équipe dans téo.

Accéder à la gestion des utilisateurs

Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs

L'écran est réservé aux utilisateurs superadmin. Un administrateur sans ce droit est refusé.

Vous y trouvez :

• La liste des utilisateurs, avec leur dernière connexion
• Les onglets En poste, Désactivés et Tous
• L'équipe et la structure de chaque utilisateur
• L'accès aux utilisateurs orphelins lorsqu'il en existe
• Le bouton Exporter pour la liste affichée

Voir les utilisateurs

Liste des utilisateurs

Par défaut, l'onglet En poste affiche les utilisateurs dont la date de sortie n'est pas encore atteinte. Désactivés ne montre que ceux dont la date de sortie est atteinte. Tous réunit les deux.

Un clic sur une ligne ouvre le volet (résumé, anomalie d'accès s'il y en a une). Modifier l'utilisateur ouvre la fiche. Fermer la fiche ramène à cette liste, avec l'onglet, les filtres et le tri en cours — pas à l'accueil de l'administration.

Colonne	Description
Nom	Nom et prénom ; l'e-mail en dessous. Badge Désactivé si la date de sortie est atteinte.
Fonction	Fonction renseignée sur la fiche
Structure	Centre / site de rattachement (champ Société sur la fiche)
Équipe	Équipe associée
Dernière connexion	Date jj/mm/aaaa, Jamais, ou — si téo connect ne répond pas. En rouge, avec une icône horloge, au-delà de 3 mois sans connexion ou jamais connecté — sauf pour un utilisateur déjà Désactivé.

Recherche : Nom, prénom, e-mail.

Filtre	Valeurs
Statut	En poste / Désactivé
Dernière connexion	Moins de 3 mois / Plus de 3 mois / Jamais connecté
Équipe	Équipes du tenant

Le tri par Dernière connexion croissant place les Jamais connecté en tête.

Liste vide : Aucun utilisateur, ou Aucun utilisateur pour ces filtres (Retirez un filtre ou changez d'onglet.).

Statut et anomalies d'accès

Le statut n'a que deux valeurs : En poste ou Désactivé (date de sortie atteinte). Ce n'est pas l'état du compte téo connect.

Un écart avec téo connect s'affiche comme une anomalie : triangle d'avertissement sur la ligne, alerte dans le volet. Il n'y a pas de filtre dédié.

Anomalie	Message	Que faire
Compte jamais créé	Ne peut pas se connecter : son compte téo connect n'a jamais été créé. Enregistrez sa fiche pour l'inviter.	Ouvrez la fiche, Enregistrer, puis envoyez le mail de mot de passe.
Accès retiré	Ne peut plus se connecter : son accès téo connect a été retiré. Enregistrez sa fiche pour le rétablir.	Ouvrez la fiche et Enregistrer. Si téo affiche alors L'utilisateur n'existe plus dans téo connect. Supprimez-le et recréez-le., suivez Compte absent de téo connect.

Sans réponse de téo connect, la liste s'affiche quand même : Dernière connexion vaut —, et aucun accès n'est déclaré retiré.

Dernière connexion

C'est la dernière connexion à votre application téo (pas celle d'un autre tenant de la même personne). Infobulles :

• Dernière connexion le … à … — moins/plus de 3 mois
• Jamais connecté à téo.
• Dernière connexion inconnue : téo connect ne répond pas.

Trois mois pile restent récents : la date passe en rouge seulement au-delà.

Compte absent de téo connect

Si, à l'enregistrement de la fiche ou à l'envoi du mail de mot de passe, téo affiche le bandeau Erreur :

L'utilisateur n'existe plus dans téo connect. Supprimez-le et recréez-le.

Pour rétablir l'accès :

1. Ouvrez la fiche. Si elle affiche Activé, cliquez sur Désactiver, puis Oui, désactiver (Supprimer n'apparaît que sur un compte désactivé).
2. Cliquez sur Supprimer, puis Oui, supprimer.
3. Recréez l'utilisateur et envoyez le mail de création de mot de passe.

Si Suppression impossible s'affiche, la fiche est liée à des données (dossiers, devis…). Traitez ces liens avant de pouvoir supprimer.

C'est l'inverse des utilisateurs orphelins : ici le compte manque dans téo connect, pas dans téo.

Actions disponibles

• Ajouter un utilisateur : ouvre la fiche de création.
• Orphelins (N) : apparaît uniquement lorsqu'au moins un compte existe dans téo connect sans correspondance dans téo.
• Exporter : exporte la liste affichée.

Créer un utilisateur

La création d'un utilisateur se fait directement depuis l'administration, sans passer par l'annuaire.

Étapes de création

1. Menu Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur
3. Remplissez les informations :

Champ	Description	Obligatoire
Nom	Nom de famille	✅
Prénom	Prénom	Recommandé
e-mail	Identifiant de connexion	Pour l'activation
Tél mobile	Coordonnées	Non
Société	Centre / antenne / site (statistiques et filtre Centre)	Non
Équipe	Droits d'accès	Pour l'activation

Rattacher un collaborateur à un site / une antenne

Pour qu'un nouvel utilisateur apparaisse dans les statistiques et soit filtré correctement par centre, renseignez le champ Société avec son site de rattachement. Pour modifier ce champ a posteriori : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > ouvrez la fiche > ajustez Société > Enregistrer.

4. Cliquez sur Enregistrer

téo crée automatiquement :

• Une fiche personne dans l'annuaire (avec le profil « Utilisateur téo »)
• Un profil utilisateur avec les paramètres téo

Activer le compte

Après la création, le compte doit être activé pour que l'utilisateur puisse se connecter :

1. Vérifiez que l'e-mail est renseigné
2. Vérifiez qu'une Équipe est assignée
3. Cochez J'accepte les conditions de facturation
4. Cliquez sur Envoyer le mail de création de mot de passe
5. L'utilisateur reçoit un email avec un lien pour définir son mot de passe

Une licence est facturée dès le mois d'activation, quelle que soit la durée d'activation du compte.

Sécurité

Le mot de passe n'est jamais défini par l'administrateur. L'utilisateur le crée lui-même via le lien reçu par email. C'est une bonne pratique de sécurité.

Donner accès à un intervenant externe (sous-traitant, cotraitant…)

Pour qu'un consultant indépendant, un cotraitant ou un sous-traitant puisse intervenir dans votre téo avec une licence dédiée, suivez la même procédure que pour vos salariés :

1. Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur.
2. Renseignez Nom, Prénom, e-mail (identifiant de connexion).
3. Assignez-le à une Équipe dédiée aux intervenants externes (à créer au préalable, voir ci-dessous) plutôt qu'à celle de vos conseillers internes.
4. Enregistrez, cochez J'accepte les conditions de facturation, puis Envoyer le mail de création de mot de passe.

Créer une équipe « Intervenants externes » avant le premier rattachement

Avant d'inviter votre premier intervenant externe, créez une Équipe aux droits restreints dans Admin > Utilisateurs & droits > Équipes, puis réglez les permissions dans Droits de l'équipe et Droits sur les agendas.

Voir Équipes pour la création et les libellés exacts des permissions.

Pourquoi une équipe dédiée ?

Un intervenant externe ne doit pas avoir accès à l'ensemble de votre portefeuille de dossiers, à votre comptabilité ou à votre paramétrage. Une équipe spécifique permet de cloisonner ses accès — et de réviser ce périmètre quand vous changez de partenaire.

Configurer les droits

Droits par équipe

La méthode recommandée : les droits sont définis au niveau de l'Équipe et hérités par tous les membres.

Voir Équipes.

Droits individuels

Pour des cas particuliers, vous pouvez ajuster les droits d'un utilisateur spécifique :

1. Ouvrez la fiche utilisateur
2. Menu Droits utilisateur
3. Les interrupteurs rouges viennent de l'Équipe (non modifiables ici). Activez les autres pour ajouter des droits individuels.

Changer l'Équipe supprime les droits individuels.

Droits cumulés

Les droits sont cumulatifs :

• Droits de l'équipe + Droits individuels
• Si l'équipe donne accès à Dossiers ET l'individu a en plus Compta → l'utilisateur a les deux

Donner accès à des agendas supplémentaires

L'accès aux agendas est d'abord déterminé par la règle de l'équipe de l'utilisateur (son propre agenda, ceux de son équipe, ceux de son centre ou tous les agendas téo — voir Équipes). Vous pouvez, en plus, autoriser un utilisateur à consulter l'agenda de collègues précis.

1. Ouvrez la fiche utilisateur
2. Menu Droits sur les agendas
3. Le bandeau Droit associé à l'équipe rappelle l'équipe et sa règle d'accès aux agendas
4. Sous Ajouter des droits, activez l'interrupteur en face de chaque collègue dont l'utilisateur doit pouvoir consulter l'agenda
5. Enregistrez

Les agendas ainsi autorisés s'ajoutent à ceux déjà couverts par la règle de l'équipe. Ils deviennent sélectionnables dans la liste Conseiller en haut de l'agenda.

Équipe qui voit déjà tous les agendas

Si la règle de l'équipe est Les membres de cette équipe voient tous les agendas téo, Ajouter des droits n'apparaît pas : l'utilisateur a déjà accès à l'ensemble des agendas.

Désactiver un utilisateur

Quand quelqu'un quitte l'équipe :

1. Ouvrez sa fiche utilisateur
2. Cliquez sur Désactiver
3. Confirmez avec Oui, désactiver

Conséquences :

• L'utilisateur ne peut plus se connecter
• Ses droits sont supprimés, y compris l'accès à téo
• Ses séances d'agenda à compter du jour de désactivation sont supprimées
• Son historique reste conservé

L'icône Informations de la fiche ouvre Infos & historique. Les événements y apparaissent du plus ancien au plus récent : Création de la fiche personne, Modification de la fiche personne, et Désactivation de la fiche personne, chacun avec l'avatar de l'auteur.

Si téo connect refuse la désactivation, la fiche affiche Avertissement : La désactivation n'a pas été enregistrée : la synchronisation avec téo connect a échoué. L'utilisateur reste actif. Il reste En poste dans la liste. À l'activation, le message miroir : L'activation n'a pas été enregistrée : la synchronisation avec téo connect a échoué. L'utilisateur reste désactivé. Sans compte téo connect : L'utilisateur n'a pas de compte téo connect, aucune action effectuée.

Pourquoi désactiver plutôt que supprimer ?

La suppression effacerait l'historique. En désactivant, vous conservez la traçabilité (qui a fait quoi).

Réactiver un utilisateur

1. Depuis la liste, ouvrez l'onglet Désactivés
2. Ouvrez la fiche de l'utilisateur
3. Cliquez sur Activer
4. Cochez J'accepte les conditions de facturation
5. Confirmez avec Oui, activer

Une licence est facturée dès le mois d'activation, quelle que soit la durée d'activation du compte.

Réinitialiser un mot de passe

L'utilisateur clique sur Mot de passe oublié sur l'écran de connexion. Un email lui permet de choisir un nouveau mot de passe.

Pour un compte Inactif (pas encore activé), le bouton de la fiche est Envoyer le mail de création de mot de passe.

Sécurité des comptes (mot de passe, 2FA, clé d'accès)

Chaque utilisateur gère son propre espace de sécurité : avatar (ou initiales) en haut à droite → Gérer la sécurité du compte. Ni le mot de passe, ni la validation en deux étapes, ni les clés d'accès ne se configurent depuis la fiche d'un autre utilisateur.

→ Procédures : Gérer la sécurité de mon compte.

Rendre la 2FA obligatoire pour toute votre structure

Par défaut, la 2FA est disponible mais optionnelle. Pour la rendre obligatoire pour tous les comptes, demandez-le à l'assistance téo (Activer la 2FA obligatoire pour notre structure).

À la connexion suivante, un utilisateur sans méthode 2FA voit l'écran Configurez la validation en deux étapes et doit en choisir une (application d'authentification ou email) avant d'accéder à téo. Prévenez l'équipe à l'avance et invitez-la à configurer la 2FA depuis son espace sécurité.

Pour revenir en mode optionnel, même demande à l'assistance. Les méthodes déjà configurées restent en place.

Que faire quand un utilisateur est bloqué ?

Situation	Action
Mot de passe oublié	L'utilisateur utilise Mot de passe oublié sur l'écran de connexion.
Téléphone perdu, une seule méthode 2FA	L'utilisateur n'a plus accès à sa 2FA. Contactez l'assistance téo pour un déblocage.
Clé d'accès perdue	Pas de blocage : reconnexion avec le mot de passe, puis nouvelle clé depuis l'espace sécurité.

Questions fréquentes

L'utilisateur ne reçoit pas l'email ?

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte
2. Le message n'est pas en spam
3. La boîte n'est pas pleine

Faut-il créer la fiche personne avant de créer le compte ?

Non. En passant par Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur, téo crée la fiche personne et le profil utilisateur en même temps.

Comment voir ce qu'un utilisateur peut faire ?

Ouvrez sa fiche > Droits utilisateur. Les interrupteurs rouges viennent de l'Équipe ; les autres sont les droits individuels.

Un utilisateur a trop/pas assez de droits ?

Ajustez soit son équipe, soit ses droits individuels. Préférez modifier l'équipe si plusieurs personnes ont le même profil.

Un triangle d'avertissement s'affiche sur la ligne ?

C'est une anomalie d'accès téo connect, pas un statut. L'infobulle (et l'alerte du volet) dit quoi faire. Voir Statut et anomalies d'accès.

Le bandeau indique que l'utilisateur n'existe plus dans téo connect ?

Voir Compte absent de téo connect.

Utilisateurs orphelins

Les utilisateurs orphelins sont des comptes qui existent dans téo connect (le système d'authentification) mais qui n'ont plus de correspondance dans téo. Cela peut arriver si un utilisateur a été supprimé localement sans être supprimé de téo connect.

Accéder à la page des orphelins

Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > bouton Utilisateurs orphelins

Informations affichées

Colonne	Description
Email	Adresse email du compte
Nom	Nom et prénom
Statut	Actif, Inactif ou Expiré dans téo connect

Supprimer un orphelin

1. Cliquez sur l'icône corbeille à droite de la ligne
2. Dans Supprimer l'utilisateur orphelin, confirmez avec Oui, supprimer
3. L'utilisateur est supprimé de téo connect

Supprimer tous les orphelins

1. Cliquez sur Tout supprimer
2. Dans Supprimer tous les orphelins, confirmez avec Oui, tout supprimer
3. Tous les orphelins sont supprimés de téo connect

Pourquoi nettoyer les orphelins ?

Les comptes orphelins consomment des licences inutilement et peuvent représenter un risque de sécurité (anciens employés avec un compte toujours actif dans le système d'authentification).

Bonnes pratiques

Utilisez les équipes

Plutôt que des droits individuels partout, créez des équipes par profil métier (Conseiller, Gestionnaire, Manager, Admin).

Auditez régulièrement

Filtrez Dernière connexion : Plus de 3 mois et Jamais connecté. Désactivez les comptes qui ne servent plus.

Nettoyez les orphelins

Consultez régulièrement la page des utilisateurs orphelins pour supprimer les comptes obsolètes de téo connect.

Principe du moindre privilège

Ne donnez que les droits nécessaires. Un conseiller n'a pas besoin d'accès admin, un gestionnaire n'a pas besoin de voir tous les dossiers.