👤 Utilisateurs
La gestion des utilisateurs vous permet de créer des comptes, définir les droits d'accès et organiser votre équipe dans téo.
Accéder à la gestion des utilisateurs
Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
Vous y trouvez :
- La liste de tous les utilisateurs
- Leur statut (actif/inactif)
- Leur groupe
- Leurs droits
Voir les utilisateurs
Liste des utilisateurs
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom | Nom et prénom |
| Adresse de connexion | |
| Groupe | Groupe de droits |
| Actif | Peut se connecter ou non |
| Dernière connexion | Date de dernière activité |
Filtres disponibles
- Actif / Inactif : Voir seulement les comptes actifs
- Groupe : Filtrer par profil
- Recherche : Par nom ou email
Créer un utilisateur
La création d'un utilisateur se fait directement depuis l'administration, sans passer par l'annuaire.
Étapes de création
- Menu Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur
- Remplissez les informations :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Nom de famille | ✅ |
| Prénom | Prénom | Recommandé |
| Adresse email (servira pour la connexion) | Pour l'activation | |
| Téléphone | Coordonnées | Non |
| Société | Centre / antenne / site de rattachement (sert aux statistiques et au filtre Centre des écrans) | Non |
| Structure | Organisation de rattachement | Non |
| Équipe | Groupe de droits (Conseiller, Gestionnaire, Admin...) | Pour l'activation |
Pour qu'un nouvel utilisateur apparaisse dans les statistiques et soit filtré correctement par centre, renseignez le champ Société avec son site de rattachement (Bassens, Lyon, Montauban…). Pour modifier ce champ a posteriori : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > ouvrez la fiche > ajustez Société > Enregistrer.
- Cliquez sur Enregistrer
téo crée automatiquement :
- Une fiche personne dans l'annuaire (avec le profil "Utilisateur téo")
- Un profil utilisateur avec les paramètres téo
Activer le compte
Après la création, le compte doit être activé pour que l'utilisateur puisse se connecter :
- Vérifiez que l'email est renseigné
- Vérifiez qu'une équipe est assignée
- Acceptez les conditions de facturation (case à cocher)
- Cliquez sur Envoyer le mail de création de mot de passe
- L'utilisateur reçoit un email avec un lien pour définir son mot de passe
Le mot de passe n'est jamais défini par l'administrateur. L'utilisateur le crée lui-même via le lien reçu par email. C'est une bonne pratique de sécurité.
Donner accès à un intervenant externe (sous-traitant, cotraitant…)
Pour qu'un consultant indépendant, un cotraitant ou un sous-traitant puisse intervenir dans votre téo avec une licence dédiée, suivez la même procédure que pour vos salariés :
- Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > Ajouter un utilisateur.
- Renseignez Nom, Prénom, Email (sera son identifiant de connexion).
- Assignez-le à un groupe de droits dédié aux intervenants externes (à créer au préalable, voir ci-dessous) plutôt qu'au groupe de vos conseillers internes.
- Enregistrez puis envoyez le mail d'activation (l'intervenant définit lui-même son mot de passe).
Créer un groupe « Intervenants externes » avant le premier rattachement
Avant d'inviter votre premier intervenant externe, créez un groupe de droits réduit dans Admin > Utilisateurs & droits > Équipes :
| Module | Niveau d'accès recommandé |
|---|---|
| Annuaire | Lecture seule sur les bénéficiaires dont il a la charge |
| Agenda | Modifier uniquement son propre agenda |
| Dossiers | Voir uniquement les dossiers où il est rattaché comme conseiller |
| Compta / Pilotage / Admin | Aucun accès |
Voir Équipes pour la création détaillée d'un groupe de droits.
Un intervenant externe ne doit pas avoir accès à l'ensemble de votre portefeuille de dossiers, à votre comptabilité ou à votre paramétrage. Un groupe spécifique vous permet de cloisonner ses accès — et vous gardez la main pour réviser ce périmètre quand vous changez de partenaire.
Configurer les droits
Droits par groupe
La méthode recommandée : les droits sont définis au niveau du groupe et hérités par tous les membres.
Voir Équipes.
Droits individuels
Pour des cas particuliers, vous pouvez ajuster les droits d'un utilisateur spécifique :
- Ouvrez la fiche utilisateur
- Onglet Droits
- Cochez/décochez les permissions
| Module | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Annuaire | Voir/modifier les contacts |
| Agenda | Voir/modifier les séances |
| Dossiers | Voir/modifier les dossiers |
| Compta | Voir/modifier la facturation |
| Pilotage | Voir les statistiques |
| Admin | Accéder à l'administration |
Droits cumulés
Les droits sont cumulatifs :
- Droits de l'équipe + Droits individuels
- Si l'équipe donne accès à Dossiers ET l'individu a en plus Compta → l'utilisateur a les deux
Donner accès à des agendas supplémentaires
L'accès aux agendas est d'abord déterminé par la règle de l'équipe de l'utilisateur (son propre agenda, ceux de son équipe, ceux de son centre ou tous les agendas téo — voir Équipes). Vous pouvez, en plus, autoriser un utilisateur à consulter l'agenda de collègues précis.
- Ouvrez la fiche utilisateur
- Onglet Agendas
- Un encart rappelle l'équipe de l'utilisateur et la règle d'accès aux agendas de cette équipe
- Sous Ajouter des droits, activez l'interrupteur en face de chaque collègue dont l'utilisateur doit pouvoir consulter l'agenda
- Enregistrez
Les agendas ainsi autorisés s'ajoutent à ceux déjà couverts par la règle de l'équipe. Ils deviennent sélectionnables dans la liste Conseiller en haut de l'agenda.
Si l'équipe de l'utilisateur a la règle Tous les agendas téo, la liste Ajouter des droits n'apparaît pas : l'utilisateur a déjà accès à l'ensemble des agendas, il n'y a rien à ajouter.
Désactiver un utilisateur
Quand quelqu'un quitte l'équipe :
- Ouvrez sa fiche utilisateur
- Toggle Actif → Non
- Enregistrez
Conséquences :
- L'utilisateur ne peut plus se connecter
- Son historique est conservé
- Ses dossiers restent visibles
- Son agenda reste consultable
La suppression effacerait l'historique. En désactivant, vous conservez la traçabilité (qui a fait quoi).
Réactiver un utilisateur
- Filtrez par "Inactifs"
- Trouvez l'utilisateur
- Toggle Actif → Oui
- Si nécessaire, renvoyez un lien de mot de passe
Réinitialiser un mot de passe
Si un utilisateur a oublié son mot de passe :
Méthode 1 : Autonome
L'utilisateur clique sur "Mot de passe oublié" sur la page de connexion.
Méthode 2 : Admin
- Ouvrez la fiche utilisateur
- Bouton Renvoyer lien mot de passe
- L'utilisateur reçoit un email
Sécurité des comptes (mot de passe, 2FA, clé d'accès)
Ce que vous, administrateur, devez savoir
téo expose à chaque utilisateur un espace de sécurité où il peut :
| Action | Type | Accessible à |
|---|---|---|
| Modifier son mot de passe | Authentification primaire | Tous les utilisateurs (sur leur propre compte) |
| Enregistrer une clé d'accès (passkey / Face ID / Touch ID / Windows Hello) | Authentification primaire (remplace le mot de passe) | Tous les utilisateurs |
| Activer une application d'authentification | Validation en deux étapes | Tous les utilisateurs |
| Activer la validation en deux étapes par email | Validation en deux étapes | Tous les utilisateurs |
L'accès se fait depuis téo, en cliquant sur l'avatar (ou les initiales) en haut à droite → Gérer la sécurité du compte. Aucun droit particulier n'est requis : c'est le compte de la personne, elle le gère elle-même.
La clé d'accès remplace le mot de passe au moment de la connexion (méthode primaire). Elle ne dispense pas de la 2FA : si l'utilisateur a activé la validation en deux étapes, il devra fournir le code 6 chiffres après la validation de sa clé d'accès, comme après un mot de passe.
Pour des raisons de sécurité, ni le mot de passe, ni la 2FA, ni les clés d'accès ne peuvent être configurés par l'administrateur sur le compte d'un autre utilisateur. Votre rôle est de sensibiliser et de débloquer en cas de perte.
Configuration par défaut
| Protection | État par défaut | Modifiable par utilisateur ? |
|---|---|---|
| Hachage des mots de passe (bcrypt) | Activé | Non (système) |
| Détection « mot de passe compromis » (Have I Been Pwned) | Activée | Non (système) |
| Clé d'accès | Disponible | Oui (à activer) |
| Validation 2FA par application d'authentification | Disponible | Oui (à activer) |
| Validation 2FA par email | Disponible | Oui (à activer) |
| Politique 2FA | Optionnelle (configurable, voir ci-dessous) | Pas applicable |
| Durée « appareil de confiance » | 30 jours | Pas applicable |
Rendre la 2FA obligatoire pour toute votre structure
Par défaut, la 2FA est disponible mais optionnelle : chaque utilisateur choisit de l'activer ou non. Pour les structures qui veulent un niveau de sécurité plus strict, il est possible de la rendre obligatoire pour tous les comptes.
Comment activer la politique « obligatoire »
L'activation se fait par l'équipe téo, pas depuis votre administration.
→ Faites une demande à l'assistance téo en précisant « Activer la 2FA obligatoire pour notre structure ». L'équipe applique le changement après confirmation.
Ce qui change pour vos utilisateurs
À leur prochaine connexion :
- Les utilisateurs qui ont déjà une méthode 2FA active : aucun changement, le challenge s'enclenche normalement.
- Les utilisateurs qui n'en ont pas encore : un écran intermédiaire « Configurez la validation en deux étapes » s'affiche après le mot de passe et avant l'accès à téo. Ils doivent choisir et configurer une méthode (application d'authentification ou email) immédiatement. Ils ne peuvent pas reporter.
- Une fois la 2FA configurée, le code 6 chiffres est demandé à chaque connexion (ou tous les 30 jours si la case « Faire confiance à cet appareil » est cochée).
Avant d'activer la politique, prévenez votre équipe au moins quelques jours à l'avance et invitez-les à configurer leur 2FA en amont depuis leur espace sécurité. Ça évite la surprise « écran de configuration en plein milieu d'une journée » et limite les sollicitations support le jour J.
Recommandation : envoyez un mail avec le chemin exact :
« À partir du <date>, la validation en deux étapes deviendra obligatoire. Pour l'activer dès maintenant : cliquez sur votre avatar en haut à droite → Gérer la sécurité du compte → activez l'application d'authentification ou l'email. Ça prend 2 minutes. »
Pas de blocage : l'email 2FA fonctionne avec n'importe quelle adresse (l'email du compte téo). C'est la méthode de secours universelle qui ne nécessite aucun équipement particulier.
Revenir en arrière
Pour repasser en mode optionnel, même demande à l'assistance. Les utilisateurs qui ont déjà configuré une méthode 2FA la conservent — elle continue de fonctionner, mais devient à nouveau optionnelle pour les nouveaux comptes.
Sensibiliser votre équipe
Quelques bonnes pratiques pour encourager l'adoption :
- Plus de protection contre le phishing et les fuites de mots de passe
- Plus rapide avec une clé d'accès (Face ID / Touch ID, plus rien à taper)
- Gratuit et standard, mêmes mécanismes que les banques ou Google
Cliquez sur votre avatar en haut à droite → Gérer la sécurité du compte → activez au moins une méthode de validation en deux étapes.
C'est concis, et chaque utilisateur peut le faire en 2 minutes.
Une seule méthode 2FA = risque de blocage si l'appareil est perdu. Application d'authentification + email comme secours est la configuration la plus robuste — et évite les tickets « j'ai perdu mon téléphone ». La clé d'accès en plus accélère les connexions sur les appareils de confiance.
Que faire quand un utilisateur est bloqué ?
| Situation | Action admin |
|---|---|
| Mot de passe oublié | Bouton Renvoyer lien mot de passe sur la fiche utilisateur. |
| Téléphone perdu, une seule méthode 2FA configurée | L'utilisateur n'a plus accès à sa 2FA. Désactivez temporairement la 2FA depuis téo connect, puis l'utilisateur reconfigurera après reconnexion. (Procédure dédiée à venir.) |
| Clé d'accès perdue (changement d'appareil) | Pas de blocage : l'utilisateur se reconnecte avec son mot de passe et enregistre une nouvelle clé sur le nouvel appareil. Il peut supprimer l'ancienne depuis son espace sécurité. |
→ Pour la procédure utilisateur détaillée, voir Gérer la sécurité de mon compte.
Questions fréquentes
L'utilisateur ne reçoit pas l'email ?
Vérifiez :
- L'adresse email est correcte
- Le message n'est pas en spam
- La boîte n'est pas pleine
Puis-je créer un compte sans fiche personne ?
Non, l'utilisateur doit d'abord exister dans l'annuaire. Créez d'abord une fiche avec le profil "Personnel".
Comment voir ce qu'un utilisateur peut faire ?
Ouvrez sa fiche > Onglet Droits. Vous voyez les permissions du groupe + les siennes.
Un utilisateur a trop/pas assez de droits ?
Ajustez soit son groupe, soit ses droits individuels. Préférez modifier le groupe si plusieurs personnes ont le même profil.
Utilisateurs orphelins
Les utilisateurs orphelins sont des comptes qui existent dans téo connect (le système d'authentification) mais qui n'ont plus de correspondance dans téo. Cela peut arriver si un utilisateur a été supprimé localement sans être supprimé de téo connect.
Accéder à la page des orphelins
Menu : Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs > bouton Utilisateurs orphelins
Informations affichées
| Colonne | Description |
|---|---|
| Adresse email du compte | |
| Nom | Nom et prénom |
| Statut | Actif, Inactif ou Expiré dans téo connect |
Supprimer un orphelin
- Cliquez sur l'icône 🗑️ à droite de la ligne
- Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue
- L'utilisateur est supprimé de téo connect
Supprimer tous les orphelins
- Cliquez sur le bouton Tout supprimer en haut de page
- Confirmez l'action
- Tous les orphelins sont supprimés de téo connect
Les comptes orphelins consomment des licences inutilement et peuvent représenter un risque de sécurité (anciens employés avec un compte toujours actif dans le système d'authentification).
Bonnes pratiques
Plutôt que des droits individuels partout, créez des groupes par profil métier (Conseiller, Gestionnaire, Manager, Admin).
Vérifiez périodiquement que les comptes actifs correspondent bien à l'équipe actuelle. Désactivez les comptes inutilisés.
Consultez régulièrement la page des utilisateurs orphelins pour supprimer les comptes obsolètes de téo connect.
Ne donnez que les droits nécessaires. Un conseiller n'a pas besoin d'accès admin, un gestionnaire n'a pas besoin de voir tous les dossiers.
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