RGPD
L’écran Protection des données (RGPD) permet de supprimer en masse les données personnelles que vous n’avez plus de raison de garder : les dossiers anciens, les contacts de l’annuaire, et les documents rattachés à rien.
Il n’y a pas de réglage de durée de conservation, ni d’anonymisation, ni de journal à parcourir. Chaque suppression se fait en deux temps : une simulation donne le nombre exact, puis vous confirmez en le recopiant.
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Menu : Administration > Contrôles des données > RGPD
Il faut les droits Accès à téoadmin et SUPER ADMINISTRATEUR.
Les trois blocs de l’écran sont indépendants.
Dossiers anciens
Efface les données personnelles des bénéficiaires dont le dossier a été créé dans la période choisie. Les dossiers restent, sans nom ni coordonnées, pour vos statistiques.
- À partir du — optionnel. Laissez vide pour tout ce qui précède la date de fin.
- Créés jusqu’au — par exemple le 31/12/2020, date incluse.
- Prestation — sans choix : Toutes les prestations. Un bénéficiaire qui a aussi un dossier plus récent ne perd que les données du dossier ancien.
- Simuler
Les deux dates sont incluses. Une date À partir du invalide bloque la simulation (La date « À partir du » n’est pas valide.).
La simulation affiche N dossier(s) à supprimer, et un tableau Conserver / Dossier (n°). Cochez un dossier pour le garder : le nombre à recopier diminue. Pour confirmer, saisissez ce nombre dans Nombre à recopier, puis Supprimer les données. Si tous les dossiers de la liste sont cochés, le bouton de suppression est inactif.
Un bénéficiaire qui possède un dossier dans la période et un dossier postérieur ne perd les données personnelles que du dossier ancien.
Contacts de l’annuaire
Supprime les fiches de l’annuaire (sans dossier) créées au plus tard à la date choisie.
- Créés jusqu’au
- Simuler
- Saisir le nombre, puis Supprimer les contacts
Documents rattachés à rien
Documents dont la personne ou le dossier a été supprimé, souvent par une purge RGPD. Plus personne ne peut les ouvrir depuis téo : leur suppression efface aussi les fichiers.
Pas de date : Simuler dresse la liste.
La simulation affiche N document(s) à supprimer, avec un tableau Document, Créé le, Rattaché à (Personne supprimée ou Dossier supprimé). Recopiez le nombre, puis Supprimer les documents. Toast : N document(s) supprimé(s) — Les fichiers ont été effacés du stockage.
Après une suppression
Chaque bloc rappelle la dernière demande : date, auteur, nombre, et — pour les dossiers et contacts — la date max utilisée. Une purge encore en cours affiche En cours ; actualiser pour suivre.
Rien à supprimer : aucun élément ne correspond.
Simulation impossible : date manquante, date À partir du invalide, ou nombre recopié incorrect.
La suppression est définitive. Il n’y a pas de corbeille.
Questions fréquentes
Pourquoi simuler avant de confirmer ?
La simulation donne le nombre à resaisir. Un nombre incorrect bloque l’exécution.
Que se passe-t-il si le bénéficiaire a encore un dossier plus récent ?
téo ne retire les données personnelles que du dossier dans la période. Les dossiers postérieurs restent.
Comment garder certains dossiers de la simulation ?
Dans le tableau Conserver, cochez les n° à garder. Le nombre affiché et le nombre à recopier correspondent aux dossiers restants.
Quelle est la différence entre les trois blocs ?
Dossiers anciens vise les données personnelles des dossiers (période, Prestation, exclusions). Contacts de l’annuaire vise les fiches sans dossier. Documents rattachés à rien vise les fichiers orphelins, souvent laissés par une purge précédente.
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