✉️ Modèles de messages et documents

Les modèles vous permettent de créer des messages et documents types, avec des variables automatiquement remplacées par les vraies données.

Types de modèles

Type	Utilisation
Emails	Messages électroniques
SMS	Messages courts
Documents	PDF générés via téo edit
Questionnaires	Enquêtes en ligne

Modèles de messages

Accéder aux modèles

Menu : Admin > Documents & messages > Messages

La liste affiche, pour chaque modèle, un badge indiquant le canal (mail en bleu, sms en gris) suivi du nom du modèle, de son module rattaché (Annuaire, Agenda, Comptabilité, Suivi commercial…), de l'indicateur Inactif si le modèle a été désactivé et d'un avertissement Anciens marqueurs quand le contenu utilise encore une ancienne syntaxe à mettre à jour.

Choisir le type : email ou SMS

En haut du formulaire, choisissez le type de modèle : Email ou SMS. Vous pouvez basculer de l'un à l'autre à tout moment, votre saisie est conservée. Les champs proposés s'adaptent au type choisi.

Créer un modèle email

1. Bouton Nouveau message
2. Type : Email
3. Renseignez les champs :

Champ	Description
Nom du modèle	Nom interne du modèle (ex : « Confirmation RDV »)
Module	Contexte d'utilisation : Séance, Personne, Facture, Dossier, Groupe ou Devis. Il détermine les marqueurs disponibles
Destinataire	Destinataire par défaut du message : Bénéficiaire, Conseiller, Contact admin, Gestionnaire, Devis ou Prestation
Expéditeur	Adresse d'expédition de l'email, choisie parmi les adresses d'expéditeur génériques déclarées sur la page Expéditeurs e-mail
Sujet	Objet de l'email, visible par le destinataire (peut contenir des marqueurs)
Texte	Contenu du message, rédigé dans l'éditeur enrichi (mise en forme, images, liens)

Le Nom du modèle, le Module et le Sujet sont obligatoires.

Garantir la délivrabilité de l'expéditeur

Pour qu'un e-mail envoyé depuis une adresse générique arrive bien à destination, son domaine d'envoi doit être enregistré et validé sur la page Expéditeurs e-mail. Une adresse dont le domaine n'est pas validé risque d'être rejetée ou classée en indésirable.

Créer un modèle SMS

1. Bouton Nouveau message
2. Type : SMS
3. Renseignez les champs :

Champ	Description
Nom du modèle	Nom interne du modèle
Module	Contexte d'utilisation : Séance, Personne, Facture, Dossier, Groupe ou Devis. Il détermine les marqueurs disponibles
Destinataire	Destinataire par défaut du SMS
Texte	Contenu du SMS, saisi en texte simple

Le Nom du modèle et le Module sont obligatoires.

Un SMS est en texte brut

La zone de texte d'un SMS est un champ simple, sans mise en forme : pas d'éditeur enrichi, ni d'images ou de liens. Les champs Sujet et Expéditeur, propres aux emails, ne sont pas proposés pour un SMS.

Utiliser des variables

Les variables sont remplacées automatiquement par les vraies données.

Syntaxe : {d.categorie.champ}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Exemples courants :

Variable	Résultat
{d.benef.prenom}	Prénom du bénéficiaire
{d.benef.nom}	Nom du bénéficiaire
{d.dossier.prestation}	Nom de la prestation
{d.seance.date}	Date du RDV
{d.seance.heure}	Heure du RDV
{d.conseiller.nom}	Nom du conseiller
{d.structure.nom}	Nom de votre structure

Voir tous les marqueurs disponibles : bouton Marqueurs (il apparaît une fois le Module sélectionné). Il ouvre la liste des marqueurs correspondant au module choisi.

Aller plus loin : formules et conditions

Pour mettre en forme une date ou un montant, afficher un texte selon une condition (si / sinon), comparer à plusieurs valeurs (ET / OU) ou répéter un bloc, consultez le guide avancé Formules et conditions dans les modèles.

Documentation complète des marqueurs :

• Marqueurs Bénéficiaire - {d.benef.xxx}
• Marqueurs Dossier - {d.dossier.xxx}
• Marqueurs Séance - {d.seance.xxx}
• Marqueurs Conseiller - {d.conseiller.xxx}
• Marqueurs Structure - {d.structure.xxx}

Insérer un lien cliquable avec un marqueur

Certains marqueurs existent en deux versions : une version URL brute et une version lien HTML prêt à l'emploi.

Marqueur	Contenu	Résultat dans le message
{d.dossier.lieu.plan}	URL brute (ex: https://maps.google.com/...)	Texte non cliquable
{d.dossier.lieu.planLink}	Lien HTML cliquable	Lien cliquable directement

Si un marqueur ...Link existe (comme planLink), utilisez-le directement dans le corps du message : le lien sera automatiquement cliquable pour le destinataire.

Si vous utilisez un marqueur URL brute (comme plan), le texte ne sera pas cliquable. Dans ce cas, utilisez la fonction "Insérer un lien" de l'éditeur :

1. Dans l'éditeur du modèle, cliquez sur l'icône Insérer un lien (🔗) dans la barre d'outils
2. Dans le champ URL, saisissez le marqueur URL brute : {d.dossier.lieu.plan}
3. Dans le champ Texte à afficher, saisissez le texte souhaité (ex: "Plan d'accès à nos locaux")
4. Validez

Le destinataire verra un lien cliquable avec le texte choisi.

Quelle version utiliser ?

• Version ...Link (ex: planLink) : à utiliser directement dans le texte, le lien est déjà cliquable
• Version URL brute (ex: plan) : à insérer via la fonction "Insérer un lien" de l'éditeur pour le rendre cliquable avec un texte personnalisé

La version ...Link est plus simple. La version URL brute via "Insérer un lien" permet de personnaliser le texte affiché.

Insérer une image dans un modèle email

L'éditeur enrichi d'un modèle email vous permet d'intégrer des images (logo, signature graphique, illustration) directement dans le corps du message.

Procédure :

1. Ouvrez le modèle email à éditer
2. Dans la barre d'outils de l'éditeur, cliquez sur l'icône Image (🖼️)
3. Une popup « Insérer / modifier une image » s'ouvre
4. Cliquez sur l'icône 📁 à droite du champ Source pour ouvrir le sélecteur d'images
5. Une galerie d'images s'affiche avec :
   • Les images déjà téléversées sur votre téo
   • Un bouton « Téléverser » pour ajouter une nouvelle image (formats acceptés : JPEG, PNG, GIF, WebP — 5 Mo max)
6. Cliquez sur une image (ou appuyez sur Entrée/Espace) pour la sélectionner
7. La popup se ferme et le champ Source est rempli automatiquement
8. Cliquez sur Enregistrer dans la popup pour insérer l'image dans le modèle
9. Sauvegardez le modèle

L'image est conservée dans le message à chaque envoi, y compris quand vous modifiez le modèle ultérieurement ou que vous personnalisez un envoi depuis un dossier (le contenu est préservé tel quel dans la modale d'envoi).

Optimiser le poids de vos images

Pour ne pas alourdir les emails (qui peuvent être bloqués par certains serveurs au-delà de quelques Mo), redimensionnez vos images avant téléversement. Un logo de 200×80 pixels en PNG suffit pour un en-tête d'email, inutile d'uploader une image 4000×3000.

Galerie partagée

La galerie d'images est commune à toute la structure : une image téléversée par un collaborateur est immédiatement disponible pour les modèles édités par les autres. Pratique pour mutualiser le logo officiel, les signatures partagées ou les bannières de campagne.

Tester un modèle

1. Ouvrez le modèle
2. Bouton Tester
3. Sélectionnez un dossier réel
4. Un email de test est envoyé à votre adresse
5. Vérifiez que les variables sont bien remplacées

Associer aux prestations

Pour que le modèle n'apparaisse que pour certaines prestations :

1. Enregistrez d'abord le modèle (le bouton Prestations apparaît après le premier enregistrement)
2. Bouton Prestations
3. Ajoutez une à une les prestations concernées

Si aucune prestation n'est associée, le modèle est disponible pour toutes les prestations.

Modèles de documents (téo edit)

Accéder aux modèles documents

Menu : Admin > Documents & messages > téo edit

Créer un modèle

1. Bouton Nouveau
2. Uploadez un fichier Word (.docx) ou Excel (.xlsx)
3. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Nom affiché lors de la génération
Catégorie	Type de document
Contexte	Dossier, Facture, Groupe...

Variables dans les documents

Dans votre fichier Word/Excel, utilisez la syntaxe :

{d.benef.prenom} {d.benef.nom}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Variables spéciales :

Syntaxe	Description	Documentation
{d.benef.xxx}	Données du bénéficiaire	Marqueurs Bénéficiaire
{d.dossier.xxx}	Données du dossier	Marqueurs Dossier
{d.seance.xxx}	Données de la séance	Marqueurs Séance
{d.form.xxx}	Réponses des formulaires flo	Variables disponibles dans chaque modèle de formulaire
{d.conseiller.xxx}	Données du conseiller	Marqueurs Conseiller
{d.structure.xxx}	Données de la structure	Marqueurs Structure

Modèle de facture groupée

Lorsque vous générez un modèle de facture (Word ou Excel) qui sera utilisé pour des factures groupées (plusieurs dossiers regroupés dans une seule facture), vous avez deux manières de présenter les lignes :

1. Une ligne par dossier (mode détaillé)

C'est ce qui s'affiche par défaut quand vous facturez via Compta > Échéances > Facture groupée : téo génère une ligne par dossier dans la facture, avec PU + quantité. Votre modèle doit alors inclure une boucle sur les lignes ({d.lignes[i].xxx}) pour les imprimer toutes.

C'est la présentation recommandée quand vous devez :

• Justifier au financeur le détail des bénéficiaires concernés
• Exporter vers Chorus Pro (lignes ventilées exigées)
• Anticiper un avoir partiel ou un règlement qui ne couvre qu'une partie des bénéficiaires
• Conserver l'historique de facturation sur la fiche de chaque dossier

2. Une seule ligne consolidée avec quantité totale

Si vous préférez une présentation plus compacte (1 ligne récapitulative avec PU × nombre de dossiers = total), utilisez le marqueur {d.facture.nb_lignes} (ou son équivalent dans la documentation TéO Edit) qui renvoie automatiquement le nombre total de lignes de la facture.

Exemple de ligne de modèle :

Désignation	PU HT	Quantité	Total HT
Bilan de compétences	{d.facture.lignes[0].pu_ht}	{d.facture.nb_lignes}	{d.facture.total_ht}

Vous pouvez aussi combiner les deux : une page récapitulative avec la ligne consolidée + une page de détail au verso (boucle sur {d.facture.lignes[i].xxx}).

Quel mode choisir ?

• Mode détaillé : meilleure traçabilité, requis pour Chorus Pro et la plupart des financeurs publics.
• Mode consolidé : mise en page plus simple, adapté aux facturations forfaitaires sans suivi individuel.

Les deux modes sont possibles pour le même marché : c'est votre choix de présentation, pas une contrainte de l'outil.

Modifier un modèle

1. Téléchargez le fichier existant
2. Modifiez-le dans Word/Excel
3. Ré-uploadez le fichier modifié

Tester un modèle document

1. Bouton Tester
2. Sélectionnez un dossier
3. Le document est généré avec les vraies données
4. Vérifiez le résultat

Questionnaires

Accéder aux questionnaires

Menu : Admin > Questionnaires

Créer un questionnaire

1. Bouton Nouveau
2. Remplissez :

Champ	Description
Titre	Nom du questionnaire
Description	Explication pour le répondant
Message d'introduction	Texte affiché en début

Ajouter des questions

1. Onglet Questions
2. Bouton Ajouter
3. Choisissez le type :

Type	Description
Texte libre	Réponse ouverte
Choix unique	Une seule option parmi plusieurs
Choix multiple	Plusieurs options possibles
Échelle	Note de 1 à X
Date	Sélecteur de date

4. Rédigez la question
5. Enregistrer

Rendre une question obligatoire

téo ne propose pas de case « Question obligatoire » qui bloquerait techniquement le passage à la suite. Pour inciter fortement à répondre, deux leviers complémentaires :

1. Affichez les questions une à une (et non sur une seule longue page) : le répondant doit cliquer « Suivant » pour avancer, ce qui crée naturellement une étape par question.
2. Précisez dans l'énoncé que la réponse est requise (« Cette réponse est indispensable pour valider votre bilan »).

Si vous voulez arrêter le questionnaire quand la réponse est par exemple « Non », ajoutez une indication textuelle dans la question suivante (« Si vous avez répondu Non à la question 2, vous pouvez fermer le questionnaire avec la croix, vos réponses sont déjà enregistrées »). Le bouton ✕ enregistre toujours les réponses déjà saisies — rien n'est perdu.

Aller à la ligne dans l'énoncé d'une question

Pour ajouter un saut de ligne dans un énoncé long, utilisez la balise HTML <br> à l'endroit voulu.

Exemple — saisir dans le champ « Énoncé » :

Indiquez vos objectifs principaux.<br><br>Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Le destinataire verra :

Indiquez vos objectifs principaux.

Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Deux <br><br> à la suite créent une ligne vide entre deux paragraphes.

Ordonner les questions

Utilisez le drag & drop pour réorganiser l'ordre des questions.

Associer aux prestations

1. Onglet Prestations
2. Cochez les prestations concernées
3. Définissez quand envoyer :
   • Au début
   • À la fin
   • Automatiquement (via les automatisations)

Questions fréquentes

Mes variables ne sont pas remplacées ?

Vérifiez :

1. La syntaxe exacte (accolades, points)
2. Que la variable existe (consultez la liste)
3. Que le contexte est bon (une variable séance ne fonctionne pas depuis une personne)

Puis-je utiliser du HTML dans les emails ?

Oui, l'éditeur permet une mise en forme basique. Pour du HTML avancé, contactez le support.

Comment voir les réponses aux questionnaires ?

Depuis le dossier > Menu Questionnaires > Cliquez sur le questionnaire répondu.

Les modèles sont-ils partagés entre utilisateurs ?

Oui, les modèles sont accessibles à tous les utilisateurs (selon les prestations associées).

Bonnes pratiques

Testez systématiquement

Avant de mettre un modèle en production, testez-le avec différents dossiers pour vérifier tous les cas.

Nommez clairement

"Confirmation RDV individuel" est plus clair que "Modèle 1".

Versionez vos documents

Gardez une copie des anciennes versions de vos modèles Word. En cas de problème, vous pourrez revenir en arrière.

Attention aux modifications

Modifier un modèle affecte tous les futurs envois/générations. Les documents déjà générés ne sont pas impactés.