✉️ Modèles de messages et documents

Les modèles vous permettent de créer des messages et documents types, avec des marqueurs automatiquement remplacés par les vraies données.

Types de modèles

Type	Utilisation
Emails	Messages électroniques
SMS	Messages courts
Documents	Documents PDF ou Word générés via téo edit
Questionnaires	Enquêtes en ligne

Modèles de messages

Accéder aux modèles

Menu : Admin > Documents & messages > Messages

La liste affiche, pour chaque modèle, un badge indiquant le canal (mail en bleu, sms en gris) suivi du nom du modèle, de son module rattaché (Annuaire, Agenda, Comptabilité, Suivi commercial…), de l'indicateur Inactif si le modèle a été désactivé et des actions disponibles.

Cliquez sur Nouveau message pour créer un modèle. Pour modifier un modèle existant, cliquez sur sa ligne : la fenêtre Modifier le message s'ouvre au centre de l'écran.

Choisir le type : email ou SMS

En haut du formulaire, choisissez le type de modèle : Email ou SMS. Les champs proposés s'adaptent au type choisi. Vous pouvez basculer de l'un à l'autre à tout moment : le texte saisi est conservé.

Lorsque vous rouvrez un modèle existant, il s'affiche avec son type d'origine déjà sélectionné — Email ou SMS.

Passer un modèle en SMS

Un SMS étant en texte simple, basculer d'Email vers SMS retire la mise en forme du contenu (gras, couleurs, liens, images…) : seul le texte est conservé.

Créer un modèle email

Vous pouvez demander à l'assistant téo de préparer une première version adaptée à votre objectif, à votre destinataire et à votre ton. Précisez toujours le module choisi afin qu'il vous propose les bonnes familles de marqueurs.

Exemple de demande à l'assistant

« Rédige un modèle d'email lié au module Séance pour confirmer un rendez-vous. Sépare l'objet et le corps, adopte un ton cordial et utilise les marqueurs du prénom, de la date, de l'heure et du conseiller. »

L'assistant s'appuie sur les marqueurs documentés. Une réponse générée par IA pouvant toutefois contenir une erreur, relisez le modèle et testez-le avant diffusion.

1. Bouton Nouveau message
2. Type : Email
3. Renseignez les champs :

Champ	Description
Nom du modèle	Nom interne du modèle (ex : « Confirmation RDV »)
Module	Contexte d'utilisation : Séance, Personne, Facture, Dossier, Groupe ou Devis. Il détermine les marqueurs disponibles
Destinataire	Destinataire par défaut du message : Bénéficiaire, Conseiller, Contact admin, Gestionnaire, Devis ou Prestation
Expéditeur	Adresse d'expédition de l'email, choisie parmi les adresses d'expéditeur génériques déclarées sur la page Expéditeurs e-mail
Sujet	Objet de l'email, visible par le destinataire. Vous pouvez y placer des marqueurs : ils sont remplacés par les données du contexte à l'ouverture du message ou à l'envoi
Texte	Contenu du message, rédigé dans l'éditeur enrichi (mise en forme, images, liens). Les marqueurs y sont remplacés comme dans le Sujet

Le Nom du modèle, le Module et le Sujet sont obligatoires.

Garantir la délivrabilité de l'expéditeur

Pour qu'un e-mail envoyé depuis une adresse générique arrive bien à destination, son domaine d'envoi doit être enregistré et validé sur la page Expéditeurs e-mail. Une adresse dont le domaine n'est pas validé risque d'être rejetée ou classée en indésirable.

Utiliser l'éditeur enrichi

Pour un modèle Email, le champ Texte affiche une barre d'outils de mise en forme. Elle permet notamment de :

• mettre le texte en gras, italique ou souligné ;
• choisir une Police, une Taille et une Couleur du texte ;
• aligner le contenu à gauche, au centre ou à droite ;
• créer une Liste à puces ou une Liste numérotée ;
• utiliser Insérer / modifier un lien ;
• utiliser Insérer une image ;
• retirer la mise en forme avec Supprimer le formatage.

Préserver un rendu lisible

Privilégiez des polices simples, des images légères et quelques couleurs seulement. Les e-mails trop chargés sont moins lisibles et peuvent être moins bien interprétés par certaines messageries.

Modifier, activer ou supprimer un modèle de message

Depuis la liste Messages, cliquez sur un modèle pour ouvrir Modifier le message.

Dans cette fenêtre :

• Enregistrer valide les changements et actualise la liste des messages ;
• le badge Actif / Inactif permet d'activer ou de désactiver le modèle ;
• le bouton de suppression ouvre la confirmation Supprimer le message avec les choix Oui, supprimer et Non, annuler ;
• la croix Fermer la fenêtre referme le formulaire sans valider de changement.

Un modèle Inactif reste visible dans la liste des modèles, mais il n'est pas proposé lors de l'envoi d'un message.

Modèles réservés à un usage particulier

Certains marqueurs réservent un modèle à un écran précis. Ils doivent rester dans le texte du modèle pour que téo sache quand proposer ce modèle.

Marqueur	Utilisation	Effet dans téo
{questionnaire.url}	Envoi de questionnaires	Le modèle est proposé dans le champ E-mail type d'un questionnaire. À l'ouverture du modèle, un bandeau Message lié au questionnaire rappelle qu'il est utilisable pour les questionnaires et qu'il n'apparaît pas dans l'envoi de messages classiques.
{seance.signature.url}	Demande d'émargement électronique	Le modèle est utilisé pour envoyer les demandes de signature. Il n'apparaît pas dans l'envoi d'emails classiques.

Pour transformer le lien du questionnaire en texte cliquable personnalisé, sélectionnez votre texte dans l'éditeur, cliquez sur Insérer / modifier un lien, puis saisissez {questionnaire.url} dans le champ URL du lien.

Modèle email d'émargement électronique

L'email envoyé aux bénéficiaires pour signer une séance se configure dans Admin > Documents & messages > Messages.

Ce modèle doit respecter ces règles :

Réglage	Valeur attendue
Type	Email
Module	Séance
Texte	Contient le marqueur d'émargement {seance.signature.url}
État	Un seul modèle actif pour l'émargement

Le marqueur d'émargement est proposé dans le formulaire quand le Module est Séance : cliquez sur Copier le marqueur d'émargement ci-contre, puis collez-le dans le Texte du message. Lors de l'envoi, téo le remplace dans le corps par un lien cliquable vers la page de signature.

Les marqueurs placés dans le Sujet du modèle sont aussi remplacés à l'envoi. Si vous placez {seance.signature.url} dans le Sujet, téo y met l'adresse du lien en texte (sans balise cliquable) : un objet d'email n'accepte pas de lien HTML.

Un seul modèle actif

Si aucun modèle actif ne contient le marqueur d'émargement, les demandes de signature ne peuvent pas être envoyées. Si plusieurs modèles actifs le contiennent, téo affiche Emargement électronique bloqué : conservez un seul modèle actif ou désactivez les doublons.

Créer un modèle SMS

1. Bouton Nouveau message
2. Type : SMS
3. Renseignez les champs :

Champ	Description
Nom du modèle	Nom interne du modèle
Module	Contexte d'utilisation : Séance, Personne, Facture, Dossier, Groupe ou Devis. Il détermine les marqueurs disponibles
Destinataire	Destinataire par défaut du SMS
Texte	Contenu du SMS, saisi en texte simple

Le Nom du modèle et le Module sont obligatoires.

Un SMS est en texte brut

La zone de texte d'un SMS est un champ simple, sans mise en forme : pas d'éditeur enrichi, ni d'images ou de liens. Les champs Sujet et Expéditeur, propres aux emails, ne sont pas proposés pour un SMS.

Avertissement « Message non conforme »

Si un modèle SMS contient du code HTML — par exemple parce qu'il a d'abord été rédigé en Email avant d'être basculé en SMS — un bandeau « Message non conforme » signale que le texte contient du code HTML incompatible avec les SMS. Remettez le contenu en texte simple avant d'utiliser le modèle.

Utiliser des marqueurs

Les marqueurs sont remplacés automatiquement par les vraies données, dans le Sujet comme dans le Texte d'un modèle email (et dans le Texte d'un SMS).

Syntaxe : {d.categorie.champ}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Si une donnée liée n'existe pas dans le contexte utilisé — par exemple une facture individuelle sans groupe associé — le marqueur reste vide et la génération continue.

Exemples courants :

Marqueur	Résultat
{d.benef.prenom}	Prénom du bénéficiaire
{d.benef.nom}	Nom du bénéficiaire
{d.prestation.nom}	Nom de la prestation
{d.groupe.nom}	Nom du groupe
{d.seance.date:formatD(DD/MM/YYYY)}	Date du RDV
{d.seance.debut:formatD(H[h]mm,hh:mm:ss)}	Heure de début du RDV
{d.conseiller.nom}	Nom du conseiller
{d.centre.nom}	Nom de votre centre

Voir tous les marqueurs disponibles : bouton Marqueurs (il apparaît une fois le Module sélectionné). Il ouvre la liste des marqueurs correspondant au module choisi.

Aller plus loin : formules et conditions

Pour mettre en forme une date ou un montant, afficher un texte selon une condition (si / sinon), comparer à plusieurs valeurs (ET / OU) ou répéter un bloc, consultez le guide avancé Formules et conditions dans les modèles.

Documentation complète des marqueurs :

• Référence des marqueurs — catalogue des variables disponibles
• Marqueurs Bénéficiaire - {d.benef.xxx}
• Marqueurs Dossier - {d.dossier.xxx}
• Marqueurs Groupe - {d.groupe.xxx}
• Marqueurs Séance - {d.seance.xxx}
• Marqueurs Conseiller - {d.conseiller.xxx}
• Marqueurs Centre - {d.centre.xxx}
• Assistant téo edit (Word / Excel)

Insérer un lien cliquable avec un marqueur

Certains marqueurs existent en deux versions : une version URL brute et une version lien HTML prêt à l'emploi.

Marqueur	Contenu	Résultat dans le message
{d.dossier.lieu.plan}	URL brute (ex: https://maps.google.com/...)	Texte non cliquable
{d.dossier.lieu.planLink}	Lien HTML cliquable	Lien cliquable directement

Si un marqueur ...Link existe (comme planLink), utilisez-le directement dans le corps du message : le lien sera automatiquement cliquable pour le destinataire.

Si vous utilisez un marqueur URL brute (comme plan), transformez le texte de votre choix en lien avec Insérer / modifier un lien :

1. Dans le texte du modèle, saisissez le libellé que le destinataire doit voir (ex : « Plan d'accès à nos locaux »)
2. Sélectionnez ce libellé
3. Cliquez sur Insérer / modifier un lien dans la barre d'outils
4. Dans le champ URL du lien, saisissez le marqueur URL brute : {d.dossier.lieu.plan}
5. Cliquez sur Valider

Pour modifier un lien existant, placez le curseur dessus puis cliquez à nouveau sur Insérer / modifier un lien. Le bouton Supprimer le lien retire le lien du texte sélectionné.

Quelle version utiliser ?

• Version ...Link (ex: planLink) : à utiliser directement dans le texte, le lien est déjà cliquable
• Version URL brute (ex: plan) : à insérer via Insérer / modifier un lien pour rendre un texte personnalisé cliquable

La version ...Link est plus simple. La version URL brute via Insérer / modifier un lien permet de personnaliser le texte affiché.

Insérer une image dans un modèle email

L'éditeur enrichi d'un modèle email vous permet d'intégrer des images (logo, signature graphique, illustration) directement dans le corps du message.

Avec le sélecteur d'images :

1. Ouvrez le modèle email à éditer
2. Dans la barre d'outils de l'éditeur, cliquez sur Insérer une image
3. La fenêtre Insérer une image s'ouvre
4. Pour ajouter une image depuis votre ordinateur, cliquez sur Téléverser une image depuis mon ordinateur
5. Pour utiliser une image déjà disponible, cliquez sur sa vignette dans la galerie
6. La fenêtre se ferme et l'image est insérée dans le modèle
7. Sauvegardez le modèle

Le sélecteur accepte les formats JPEG, PNG, GIF et WebP, dans la limite de 5 Mo par fichier. La galerie est commune à toute la structure : une image téléversée par un collaborateur est disponible pour les modèles édités par les autres.

Avec un collage ou un glisser-déposer :

Vous pouvez aussi coller une image dans le champ Texte ou la glisser-déposer depuis votre ordinateur. Les formats JPEG, PNG, GIF et WebP sont acceptés jusqu'à 2 Mo par image.

Une fois l'image insérée, vous pouvez la sélectionner dans l'éditeur pour ajuster sa taille avec les poignées affichées aux coins, puis utiliser les boutons d'alignement si besoin.

L'image est conservée dans le message à chaque envoi, y compris quand vous modifiez le modèle ultérieurement ou que vous personnalisez un envoi depuis un dossier (le contenu est préservé tel quel dans la modale d'envoi).

Optimiser le poids de vos images

Pour ne pas alourdir les emails (qui peuvent être bloqués par certains serveurs au-delà de quelques Mo), redimensionnez vos images avant téléversement. Un logo de 200×80 pixels en PNG suffit pour un en-tête d'email, inutile d'uploader une image 4000×3000.

Galerie partagée

La galerie d'images est commune à toute la structure : une image téléversée par un collaborateur est immédiatement disponible pour les modèles édités par les autres. Pratique pour mutualiser le logo officiel, les signatures partagées ou les bannières de campagne.

Vérifier le rendu d'un modèle

Pour contrôler le rendu d'un modèle de message avant de l'utiliser, ouvrez la fenêtre Envoyer un message depuis un enregistrement réel (un dossier, une personne, une séance…), puis sélectionnez le modèle dans la liste Choisir un message type.

Les marqueurs du Sujet et du Texte sont alors remplacés par les vraies données de l'enregistrement choisi. Vous pouvez relire l'Objet et le corps obtenus dans la fenêtre d'envoi, puis, si besoin, vous adresser le message pour le contrôler dans votre boîte de réception.

Associer aux prestations

L'association aux prestations limite les contextes dans lesquels un modèle est proposé lors de l'envoi d'un email ou d'un SMS.

Pour gérer les prestations d'un modèle :

1. Ouvrez le modèle depuis la liste Messages.
2. Si le modèle vient d'être créé, cliquez sur Enregistrer pour l'enregistrer une première fois.
3. Cliquez sur Prestations.
4. Dans Choisir une prestation, sélectionnez une prestation à associer.
5. Cliquez sur Ajouter.

Les prestations associées apparaissent sous forme d'étiquettes dans le panneau Prestations. Utilisez la croix d'une étiquette pour la retirer du modèle.

Le choix Choisir une prestation propose uniquement les prestations actives qui ne sont pas déjà associées au modèle. Si aucune prestation n'est associée, le panneau affiche Aucune prestation associée. et le modèle reste disponible pour toutes les prestations du module choisi.

Lorsque le modèle est associé à une ou plusieurs prestations, il est proposé uniquement lorsque l'enregistrement concerné correspond à l'une des prestations. Pour les séances, téo tient compte des prestations des dossiers rattachés à la séance.

Modèles de documents (téo edit)

Accéder aux modèles documents

Menu : Admin > Documents & messages > téo edit

La page Modèles de document contient une zone Créer un modèle de document et le tableau Tous les modèles. Si le module téo edit n'est pas activé sur votre instance, un message Module non activé indique de demander l'activation à l'assistance téo.

Créer un modèle

1. Dans Créer un modèle de document, renseignez le Nom du modèle
2. Choisissez une Catégorie
3. Si le champ apparaît, sélectionnez la ou les prestations associées au document
4. Cliquez sur Rechercher pour choisir le fichier à importer
5. Cochez Document modifiable (Word) si le document généré doit rester modifiable
6. Cliquez sur Envoyer le modèle

Champ	Description
Nom du modèle	Nom affiché dans l'emplacement Courriers lors de la génération
Catégorie	Page sur laquelle le document sera disponible : Facture, Dossier, Devis, Groupe, Société (Annuaire > Sociétés > Documents), Personne, Feuille d'émargement / Planning d'un dossier, Feuille d'émargement d'un groupe ou Séance
Prestations associées	Sélection proposée pour les catégories Facture, Dossier, Groupe, Feuille d'émargement / Planning d'un dossier et Feuille d'émargement d'un groupe. Le modèle n'apparaît alors que pour les prestations choisies
Fichier	Fichier source du modèle. Utilisez un fichier ODT pour un document PDF non modifiable, ou un fichier DOCX pour un document Word modifiable
Document modifiable (Word)	Génère un document Word quand l'option est cochée. Sans cette option, le document généré est disponible en PDF

Préparer le bon format

Un modèle destiné à produire un PDF non modifiable se prépare de préférence en ODT. Un modèle destiné à produire un document Word modifiable se prépare en DOCX et doit être associé à l'option Document modifiable (Word).

Gérer les modèles existants

Le tableau Tous les modèles affiche les colonnes suivantes :

Colonne	Description
Nom	Nom du modèle
Catégorie	Emplacement où le modèle est proposé
Prestation	Prestations associées au modèle, s'il y en a
Modifiable	Une coche indique que le document généré reste modifiable en Word
Actions	Boutons d'aperçu, téléchargement, suppression et modification

Dans la colonne Actions :

• Aperçu avec données fictives ouvre un aperçu du modèle avec des données d'exemple ;
• Télécharger le modèle récupère le fichier source du modèle ;
• Supprimer le modèle demande une confirmation avant suppression ;
• Modifier le modèle ouvre la fenêtre Modifier le modèle de document.

La fenêtre Modifier le modèle de document reprend le Nom du modèle, la Catégorie, l'option Document modifiable (Word) et les prestations associées. Le fichier n'est pas obligatoire si vous modifiez seulement les informations du modèle ; cliquez sur Remplacer le fichier si vous voulez charger une nouvelle version. Validez avec Modifier le modèle.

Marqueurs dans les documents

Dans votre fichier ODT ou DOCX, utilisez la syntaxe :

{d.benef.prenom} {d.benef.nom}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Marqueurs courants :

Syntaxe	Description	Documentation
{d.benef.xxx}	Données du bénéficiaire	Marqueurs Bénéficiaire
{d.dossier.xxx}	Données du dossier	Marqueurs Dossier
{d.groupe.xxx}	Données du groupe	Marqueurs Groupe
{d.seance.xxx}	Données de la séance	Marqueurs Séance
{d.form.xxx}	Réponses des formulaires flo	Marqueurs disponibles dans chaque modèle de formulaire
{d.conseiller.xxx}	Données du conseiller	Marqueurs Conseiller
{d.centre.xxx}	Données du centre	Marqueurs Centre

Modèle de facture groupée

Lorsque vous générez un modèle de facture Word qui sera utilisé pour des factures groupées (plusieurs dossiers regroupés dans une seule facture), vous avez deux manières de présenter les lignes :

1. Une ligne par dossier (mode détaillé)

C'est ce qui s'affiche par défaut quand vous facturez via Compta > Échéances > Facture groupée : téo génère une ligne par dossier dans la facture, avec PU + quantité. Votre modèle doit alors inclure une boucle sur les lignes ({d.lignes[i].xxx}) pour les imprimer toutes.

C'est la présentation recommandée quand vous devez :

• Justifier au financeur le détail des bénéficiaires concernés
• Exporter vers Chorus Pro (lignes ventilées exigées)
• Anticiper un avoir partiel ou un règlement qui ne couvre qu'une partie des bénéficiaires
• Conserver l'historique de facturation sur la fiche de chaque dossier

2. Une seule ligne consolidée avec quantité totale

Si vous préférez une présentation plus compacte (1 ligne récapitulative avec PU × nombre de dossiers = total), utilisez le marqueur {d.facture.nb_lignes} (ou son équivalent dans la documentation téo edit) qui renvoie automatiquement le nombre total de lignes de la facture.

Exemple de ligne de modèle :

Désignation	PU HT	Quantité	Total HT
Bilan de compétences	{d.facture.lignes[0].pu_ht}	{d.facture.nb_lignes}	{d.facture.total_ht}

Vous pouvez aussi combiner les deux : une page récapitulative avec la ligne consolidée + une page de détail au verso (boucle sur {d.facture.lignes[i].xxx}).

Quel mode choisir ?

• Mode détaillé : meilleure traçabilité, requis pour Chorus Pro et la plupart des financeurs publics.
• Mode consolidé : mise en page plus simple, adapté aux facturations forfaitaires sans suivi individuel.

Les deux modes sont possibles pour le même marché : c'est votre choix de présentation, pas une contrainte de l'outil.

Modifier un modèle

1. Dans Tous les modèles, cliquez sur Modifier le modèle dans la colonne Actions
2. Ajustez le Nom du modèle, la Catégorie, les prestations associées ou l'option Document modifiable (Word)
3. Si nécessaire, cliquez sur Remplacer le fichier pour charger une nouvelle version du document source
4. Cliquez sur Modifier le modèle

Vérifier un modèle document

Depuis Tous les modèles, utilisez Aperçu avec données fictives pour contrôler rapidement la mise en page et la syntaxe des marqueurs avec un jeu de données d'exemple.

Pour vérifier un rendu avec des données réelles, générez le document depuis l'emplacement où il est proposé : dossier, groupe, facture, personne, société (Annuaire > Sociétés > Documents), séance ou feuille d'émargement selon la Catégorie du modèle.

Questionnaires

Accéder aux questionnaires

Menu : Admin > Questionnaires

Créer un questionnaire

1. Bouton Nouveau
2. Remplissez :

Champ	Description
Titre	Nom du questionnaire
Description	Explication pour le répondant
Message d'introduction	Texte affiché en début

Ajouter des questions

1. Onglet Questions
2. Bouton Ajouter
3. Choisissez le type :

Type	Description
Texte libre	Réponse ouverte
Choix unique	Une seule option parmi plusieurs
Choix multiple	Plusieurs options possibles
Échelle	Note de 1 à X
Date	Sélecteur de date

4. Rédigez la question
5. Enregistrer

Rendre une question obligatoire

téo ne propose pas de case « Question obligatoire » qui bloquerait techniquement le passage à la suite. Pour inciter fortement à répondre, deux leviers complémentaires :

1. Affichez les questions une à une (et non sur une seule longue page) : le répondant doit cliquer « Suivant » pour avancer, ce qui crée naturellement une étape par question.
2. Précisez dans l'énoncé que la réponse est requise (« Cette réponse est indispensable pour valider votre bilan »).

Si vous voulez arrêter le questionnaire quand la réponse est par exemple « Non », ajoutez une indication textuelle dans la question suivante (« Si vous avez répondu Non à la question 2, vous pouvez fermer le questionnaire avec la croix, vos réponses sont déjà enregistrées »). Le bouton ✕ enregistre toujours les réponses déjà saisies — rien n'est perdu.

Aller à la ligne dans l'énoncé d'une question

Pour ajouter un saut de ligne dans un énoncé long, utilisez la balise HTML <br> à l'endroit voulu.

Exemple — saisir dans le champ « Énoncé » :

Indiquez vos objectifs principaux.<br><br>Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Le destinataire verra :

Indiquez vos objectifs principaux.

Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Deux <br><br> à la suite créent une ligne vide entre deux paragraphes.

Ordonner les questions

Utilisez le drag & drop pour réorganiser l'ordre des questions.

Associer aux prestations

1. Onglet Prestations
2. Cochez les prestations concernées
3. Définissez quand envoyer :
   • Au début
   • À la fin
   • Automatiquement (via les automatisations)

Questions fréquentes

Mes marqueurs ne sont pas remplacés ?

Vérifiez :

1. La syntaxe exacte (accolades, points)
2. Que le marqueur existe (consultez la liste)
3. Que le contexte est bon (un marqueur séance ne fonctionne pas depuis une personne)
4. Que vous regardez bien le bon champ : le Sujet et le Texte sont tous les deux personnalisés à l'envoi

Puis-je utiliser du HTML dans les emails ?

Oui, l'éditeur permet une mise en forme basique. Pour du HTML avancé, contactez le support.

Comment voir les réponses aux questionnaires ?

Depuis le dossier > Menu Questionnaires > Cliquez sur le questionnaire répondu.

Les modèles sont-ils partagés entre utilisateurs ?

Oui, les modèles sont accessibles à tous les utilisateurs (selon les prestations associées).

Bonnes pratiques

Testez systématiquement

Avant de mettre un modèle en production, testez-le avec différents dossiers pour vérifier tous les cas.

Nommez clairement

"Confirmation RDV individuel" est plus clair que "Modèle 1".

Versionez vos documents

Gardez une copie des anciennes versions de vos modèles Word. En cas de problème, vous pourrez revenir en arrière.

Attention aux modifications

Modifier un modèle affecte tous les futurs envois/générations. Les documents déjà générés ne sont pas impactés.