📝 Contenus et listes

Cette section vous permet de gérer les données de référence utilisées dans téo : listes déroulantes, lieux, ressources, étiquettes...

Listes déroulantes

Accéder aux listes déroulantes

Menu : Admin > Contenus > Listes déroulantes

Les listes déroulantes sont regroupées par catégorie (Dossier, Agenda, Personnes...). Chaque catégorie contient les listes utilisées dans les formulaires correspondants.

Listes disponibles (exemples)

Catégorie	Liste	Utilisation
Dossier	Origines	D'où vient le bénéficiaire
Dossier	Motifs de sortie	Pourquoi un dossier se termine
Dossier	Motifs de relance	Raisons de relancer un dossier
Agenda	Demandes de congés ou absences	Types de congés proposés dans le formulaire de demande (CP, RTT, Maladie...)
Agenda	Motifs d'absence	Pourquoi un RDV est manqué
Personnes	Civilités	M., Mme, Dr...
Personnes	Modes de paiement	Chèque, virement, CB...
...	Et bien d'autres	Selon votre configuration

Types de congés

La gestion des types de congés implique deux éléments liés :

• Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences : les types proposés dans le formulaire de demande de congé
• Étiquettes : la représentation visuelle dans l'agenda (nom, couleur, activation/désactivation)

→ En savoir plus sur la gestion des congés

Modifier une table

1. Cliquez sur la table
2. Vous pouvez :
   • Ajouter une valeur
   • Modifier une valeur existante
   • Supprimer une valeur (si non utilisée)
   • Réordonner les valeurs (drag & drop)

Créer une table personnalisée

Pour des besoins spécifiques :

1. Bouton Nouvelle table
2. Donnez un nom à la table
3. Ajoutez les valeurs
4. Enregistrez

Cette table pourra être utilisée dans les champs personnalisés.

Conseil

Avant de créer une table, vérifiez qu'une table existante ne répond pas déjà au besoin.

Centres et lieux

Accéder aux centres et lieux

Menu : Admin > Contenus > Centres & lieux

Structure

Les lieux sont organisés sous des centres :

Lieu non visible dans la liste ?

Un lieu doit être rattaché à un centre pour apparaître dans la page Centres & lieux. Si un lieu n'est lié à aucun centre, il sera invisible dans la liste (même s'il existe en base). Vérifiez le rattachement du lieu à un centre si vous ne le retrouvez pas.

Créer un centre

1. Bouton Ajouter un centre
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Agence Paris Nord"
Adresse	Adresse complète
Téléphone	Contact
Email	Contact

Créer un lieu

1. Depuis un centre, bouton Ajouter un lieu
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Salle A"
Centre	Centre de rattachement
Adresse	Adresse du lieu (peut être différente du centre)

Activer / Désactiver un lieu

Un lieu peut être désactivé pour ne plus apparaître dans les listes de choix (création de séances, dossiers...) :

1. Ouvrez le lieu
2. Cliquez sur le badge vert "Activé" pour le désactiver
3. Le lieu n'apparaît plus dans les sélecteurs, mais les séances existantes sont conservées

Pour le réactiver : ouvrez le lieu (accessible via le filtre "Inactives") et cliquez sur le badge "Désactivé".

Télétravail, distanciel...

Pour des situations comme le télétravail ou le distanciel, préférez utiliser une étiquette "Info seulement" plutôt qu'un lieu physique. Cela permet d'indiquer l'information dans l'agenda sans bloquer de créneau ni occuper de salle.

→ Voir Étiquettes > Info seulement

Utilisation

Les lieux apparaissent :

• Dans la création de séances (liste déroulante)
• Dans l'agenda (filtrer par lieu)
• Dans les documents générés
• Dans les dossiers (lieu du dossier)

Ressources

Accéder aux ressources

Menu : Admin > Ressources

Les ressources sont des équipements réservables :

• Vidéoprojecteurs
• Véhicules de service
• Matériel informatique
• etc.

Créer une ressource

1. Bouton Nouvelle ressource
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Vidéoprojecteur #1"
Type	Catégorie
Lieu	Où se trouve l'équipement
Description	Détails, caractéristiques

Réserver une ressource

Lors de la création d'une séance :

1. Champ Ressources
2. Sélectionnez la ressource
3. Elle est réservée pour cette plage horaire

Étiquettes

Accéder aux étiquettes

Menu : Admin > Contenus > Étiquettes

Les étiquettes sont des labels colorés utilisés dans l'agenda pour identifier visuellement les différents types d'événements (dont les congés et absences).

Créer une étiquette

1. Bouton Nouvelle étiquette
2. Remplissez :

Champ	Description
Étiquette	Nom affiché (ex: "CP", "RTT", "Formation"...)
Couleur	Couleur de fond dans l'agenda
Info seulement	Événement purement informatif, ne bloque pas le créneau horaire (détails)
Journée entière	Occupe la journée complète
Donnée sensible	Masquer les détails aux autres utilisateurs

Étiquettes de type congé ou absence

Pour qu'une étiquette soit utilisée comme type de congé, ouvrez la section Gestion des congés et absences dans le formulaire de l'étiquette :

Option	Description
Congés ou absence	Active le traitement comme congé/absence dans l'agenda
Hors temps de travail	N'est pas comptabilisé comme temps de travail
Compteur de congés	Lien vers le type de demande pour le décompte des jours

Activer / Désactiver une étiquette

• Cliquez sur le badge vert "Activée" pour désactiver (archiver) l'étiquette
• Une étiquette désactivée n'apparaît plus dans les listes de choix mais conserve tout son historique et ses statistiques

Privilégiez la désactivation

Plutôt que de supprimer une étiquette de congé, désactivez-la. Cela préserve les statistiques associées aux congés déjà posés avec ce type.

Étiquettes "Info seulement"

Une étiquette avec l'option Info seulement cochée est purement informative : elle s'affiche dans l'agenda mais ne bloque pas le créneau horaire. Le conseiller reste disponible pour d'autres rendez-vous sur la même plage.

Cas d'usage typiques :

• Télétravail : indiquer qu'un conseiller travaille à distance ce jour-là
• Astreinte : signaler une période d'astreinte
• Déplacement : noter un déplacement sans bloquer l'agenda

Pourquoi utiliser une étiquette plutôt qu'un lieu ?

	Lieu	Étiquette "Info seulement"
Bloque le créneau	Oui (la séance occupe le planning)	Non (informatif uniquement)
Durée flexible	Fixe (heure début / fin)	Flexible (journée, demi-journée, heures)
Visible dans les conflits	Oui	Non
Adapté pour	Salles, bureaux, lieux physiques	Télétravail, astreinte, notes d'agenda

Exemple : gérer le télétravail

1. Créez une étiquette "Télétravail" avec une couleur distinctive
2. Cochez Info seulement
3. Les conseillers peuvent ensuite ajouter cette étiquette sur une journée, une demi-journée ou quelques heures dans leur agenda
4. L'information apparaît visuellement dans le planning sans empêcher la planification de séances

Supprimer une étiquette

1. Ouvrez l'étiquette
2. Cliquez sur le bouton Supprimer

Suppression impossible si utilisée

Si des séances utilisent cette étiquette, la suppression est bloquée. Un message vous indiquera de la désactiver à la place.

Utilisation

• Appliquer : Depuis un dossier ou une personne, ajoutez des étiquettes
• Filtrer : Dans les listes, filtrez par étiquette
• Visualiser : Les étiquettes apparaissent sur les fiches

Exemples d'étiquettes :

• "VIP" (rouge)
• "À relancer" (orange)
• "Nouveau" (vert)
• "En difficulté" (violet)

Actions

Accéder aux actions

Menu : Admin > Actions

Les actions sont les types de séances que vous pouvez planifier. Elles définissent ce qui se passe lors d'un RDV.

Créer une action

1. Bouton Nouvelle action
2. Remplissez les informations de base :

Champ	Description
Action	Nom affiché dans les plannings et feuilles d'émargement (obligatoire)
Code	Identifiant court pour les zones d'affichage réduites
Couleur	Couleur de l'action dans l'agenda (code hexadécimal)
Type	Catégorie de l'action (configurable dans Admin > Tables)

À qui s'applique l'action ?

Obligatoire

Au moins une des deux options doit être cochée pour pouvoir enregistrer l'action.

Option	Description
S'applique au bénéficiaire	L'action génère du temps comptabilisé pour le bénéficiaire
S'applique au conseiller	L'action génère du temps comptabilisé pour le conseiller

Exemples :

• Entretien individuel : bénéficiaire ✅ + conseiller ✅
• Travail personnel du bénéficiaire : bénéficiaire ✅ uniquement
• Préparation / rédaction : conseiller ✅ uniquement

Émargement électronique

Si l'émargement électronique est activé sur votre instance, vous pouvez définir qui doit signer :

Option	Description
Bénéficiaire	Le bénéficiaire doit signer électroniquement
Conseiller	Le conseiller doit signer électroniquement

L'action est...

Option	Description
Facturable	Cette action compte dans le calcul de la facturation
Termine la prestation	La validation de cette action déclenche automatiquement la fin du dossier
Un primo rendez-vous	Cette action est considérée comme le premier RDV du parcours (utilisé pour les statistiques et les filtres)
Hors parcours	Cette action ne compte PAS dans les heures du parcours bénéficiaire
Toujours visible	L'action est mise en évidence (en bleu) dans les listes de sélection

Actions "Facturable"

Une action facturable génère du temps qui sera pris en compte dans le calcul des échéances de facturation. Une action non facturable (ex: temps de préparation) ne sera pas comptabilisée dans les montants à facturer.

Actions "Termine la prestation"

Utilisez cette option pour la dernière action du parcours (ex: "Remise de synthèse", "Bilan final"). Quand cette séance est validée, le dossier peut passer automatiquement à l'état "Terminé".

Actions "Primo rendez-vous"

Cette option identifie le premier vrai RDV du parcours. Elle est utilisée pour :

• Les statistiques de primo RDV
• Le calcul des délais (délai min/max depuis le 1er RDV)
• Les filtres dans certaines vues

Actions "Hors parcours"

Cochez cette option pour les RDV d'information gratuits (avant inscription), les temps de préparation, la rédaction de rapports...

Ces séances :

• Ne comptent pas dans les heures du parcours du bénéficiaire
• Ne déclenchent pas le passage du dossier "En cours"
• Ne sont pas visibles dans le planning du bénéficiaire

→ En savoir plus

Obligation & délais

Ces options sont configurées par prestation quand l'action est rattachée au déroulé :

Option	Description
Séance obligatoire	Cette action doit obligatoirement être réalisée dans le parcours
Délai minimum	Nombre de jours minimum depuis le 1er RDV avant de pouvoir planifier cette action
Délai maximum	Nombre de jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action

Contrôle des délais

Si une séance est planifiée ou réalisée hors des délais configurés, le dossier apparaîtra dans la vue "Hors délais" pour alerter les gestionnaires.

Options avancées

Option	Description
Identifiant (UUID)	Identifiant unique de l'action, utilisé pour les intégrations via l'API téo
Lien téo edit	Code pour filtrer les actions affichées dans la feuille d'émargement téo edit (saisissez le code de la prestation pour n'afficher que les actions de cette prestation)

Activer / Désactiver une action

Une action peut être désactivée sans être supprimée :

• Cliquez sur le badge "Activée" en haut de la fiche
• L'action n'apparaîtra plus dans les listes de choix
• Les séances existantes utilisant cette action sont conservées

Rattacher aux prestations

Une action peut être :

• Rattachée à une seule prestation : elle n'apparaît que pour cette prestation
• Rattachée à plusieurs prestations : elle est partagée (les modifications s'appliquent à toutes)
• Non rattachée : elle reste disponible dans Admin > Actions mais n'apparaît pas lors de la planification

→ Voir Prestations > Le déroulé

---

Questions fréquentes

Puis-je supprimer une valeur utilisée ?

Non, téo vous empêche de supprimer une valeur de table si elle est utilisée quelque part. Modifiez-la plutôt ou désactivez-la.

Comment fusionner deux valeurs de table ?

Il n'y a pas de fusion automatique. Modifiez manuellement les enregistrements qui utilisent la valeur à supprimer, puis supprimez-la.

Les étiquettes sont-elles visibles par tous ?

Oui, les étiquettes sont partagées. Tout utilisateur peut voir les étiquettes appliquées.

Combien d'étiquettes puis-je appliquer ?

Il n'y a pas de limite. Mais pour la lisibilité, évitez d'en mettre trop sur un même élément.

Bonnes pratiques

Standardisez les listes

Des listes cohérentes facilitent l'analyse des données. Évitez les doublons ou variantes (Ex: "France Travail" et "France travail").

Limitez les valeurs

Une liste trop longue est difficile à utiliser. Regroupez si possible.

Colorez intelligemment

Utilisez les couleurs de manière cohérente : rouge = urgent, vert = ok, orange = attention...

Attention aux suppressions

Supprimer une valeur de table peut casser l'historique. Préférez désactiver si possible.