📝 Contenus et listes
Cette section vous permet de gérer les données de référence utilisées dans téo : listes déroulantes, lieux, ressources, étiquettes, images...
Listes déroulantes
Accéder aux listes déroulantes
Menu : Admin > Contenus > Listes déroulantes
Les listes déroulantes sont regroupées par catégorie (Dossier, Agenda, Personnes...). Chaque catégorie contient les listes utilisées dans les formulaires correspondants.
Listes disponibles (exemples)
| Catégorie | Liste | Utilisation |
|---|---|---|
| Dossier | Origines | D'où vient le bénéficiaire |
| Dossier | Motifs de sortie | Pourquoi un dossier se termine |
| Dossier | Motifs de relance | Raisons de relancer un dossier |
| Agenda | Demandes de congés ou absences | Types de congés proposés dans le formulaire de demande (CP, RTT, Maladie...) |
| Agenda | Motifs d'absence | Pourquoi un RDV est manqué |
| Personnes | Civilités | M., Mme, Dr... |
| Personnes | Modes de paiement | Chèque, virement, CB... |
| ... | Et bien d'autres | Selon votre configuration |
Où ces valeurs apparaissent
Les valeurs créées dans Listes déroulantes alimentent les champs de choix affichés dans les formulaires téo. Par exemple :
- Civilités, Fonctions et Services dans les fiches personnes et utilisateurs ;
- Pays, Secteurs d'activité et Formes juridiques dans les fiches sociétés ;
- Modalités, Origines et autres valeurs de dossier dans les fiches dossiers et groupes ;
- Modes de paiement, Comptes et Motifs d'avoir dans les formulaires de facturation et de règlement ;
- Motifs d'absence, Types de contact et Demandes de congés ou absences dans les formulaires d'agenda.
Les intitulés affichés dans les formulaires reprennent les valeurs actives de la liste correspondante. Une valeur modifiée est donc utilisée partout où cette liste est proposée.
Sur certains champs, une icône + apparaît à côté du libellé pour les utilisateurs autorisés à gérer les listes. Elle ouvre directement le formulaire Ajouter de la liste concernée, sans passer par Admin > Contenus > Listes déroulantes.
La gestion des types de congés implique deux éléments liés :
- Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences : les types proposés dans le formulaire de demande de congé
- Étiquettes : la représentation visuelle dans l'agenda (nom, couleur, activation/désactivation)
Chaque type de demande (CP, RTT, Formation, Maladie…) est paramétré avec une unité : jours ou heures.
- En jours → la demande occupe la journée entière : il n'est plus possible d'ajouter d'autres séances ce jour-là (entretiens, déplacements, étiquettes…). C'est volontaire pour les congés/RTT.
- En heures → la demande occupe uniquement le créneau saisi (ex : 9 h 00 → 12 h 30) et laisse libre le reste de la journée pour d'autres séances.
Cas typique : une journée de formation déclarée via une demande paramétrée en jours bloque tout autre rendez-vous. Si vos conseillers doivent pouvoir ajouter un déplacement avant ou un temps administratif après, paramétrez le type Formation en heures.
Une fois le paramétrage modifié, les demandes déjà saisies conservent leur ancienne unité : vous devez les annuler et les recréer pour qu'elles prennent en compte la nouvelle valeur.
Modifier une table
- Cliquez sur la table pour afficher ses valeurs
- Vous pouvez :
- Ajouter une valeur (bouton + ou action Ajouter)
- Modifier une valeur existante (cliquez sur la ligne concernée)
- Supprimer une valeur (bouton avec l'icône corbeille dans le formulaire de la valeur)
Le formulaire d'une valeur peut contenir plusieurs types de champs selon la liste : texte, date, heure, case à cocher, choix dans une autre liste ou couleur. Renseignez les champs proposés, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter une valeur, renseignez au moins un champ. Si vous enregistrez un formulaire vide, téo affiche le message « Veuillez renseigner au moins un champ avant d'enregistrer. » et la valeur n'est pas créée.
La suppression demande une confirmation. Pour les principales listes de référence, téo bloque l'opération quand la valeur est utilisée, par exemple par des dossiers, séances, documents, actions, demandes, affaires, actions co ou campagnes. Le message « Suppression impossible ! » s'affiche : modifiez la valeur plutôt que de la supprimer.
Les listes et tables disponibles sont prédéfinies dans téo : vous gérez librement leurs valeurs (ajout, modification, suppression), mais la liste des tables elle-même ne se crée pas depuis cet écran.
Exporter les listes
Depuis l'écran Listes déroulantes, le bouton Exporter les listes télécharge le contenu des listes de paramétrage. Utilisez cet export pour relire votre référentiel, repérer des doublons ou préparer une harmonisation des libellés.
Images
Accéder aux images
Menu : Admin > Documents & messages > Images
Le centre d'images regroupe les images disponibles pour vos documents et messages. Les avatars personnels ne sont pas affichés dans cette galerie.
Ajouter une image
- Cliquez sur Ajouter une image.
- Dans le volet Ajouter une image, cliquez sur l'icône d'envoi, puis choisissez une ou plusieurs images depuis votre ordinateur.
- L'import démarre automatiquement.
Les fichiers acceptés sont les images JPEG, PNG, GIF et WebP, avec une taille maximale de 5 Mo par fichier.
Si une image est acceptée, téo affiche un message du type « image(s) téléversée(s) avec succès ». Si un fichier est refusé, le bloc Erreurs rencontrées indique la raison : fichier trop volumineux, type non autorisé, image invalide ou problème d'envoi.
Utiliser ou supprimer une image
Chaque image apparaît sous forme de vignette avec son adresse :
- cliquez sur l'icône Copier pour copier l'adresse de l'image ; le badge copié confirme l'action ;
- cliquez dans le champ d'adresse pour sélectionner manuellement le lien ;
- cliquez sur la corbeille pour ouvrir la confirmation Supprimer l'image.
Dans la confirmation de suppression, Oui, supprimer retire l'image du centre d'images et Non, annuler ferme la confirmation.
Vérifiez que l'image n'est plus utilisée dans vos modèles, messages ou autres contenus. Une image supprimée n'est plus disponible dans le centre d'images.
Centres et lieux
Accéder aux centres et lieux
Menu : Admin > Contenus > Centres & lieux
Structure
Les lieux sont organisés sous des centres :
Chaque lieu doit être rattaché à un centre. Les lieux qui ne sont rattachés à aucun centre (ou à une entité qui n'est plus un centre) sont regroupés dans une liste « Lieux sans centre » en bas de la page Centres & lieux. Ouvrez-les pour leur attribuer un centre.
Créer un centre
- Bouton Ajouter un centre
- Remplissez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: "Agence Paris Nord" |
| Adresse | Adresse complète (apparaît sur les factures émises par ce centre) |
| Téléphone | Contact |
| Contact | |
| SIRET | Identification légale du centre — apparaît sur les factures |
| N° TVA intracommunautaire | Numéro avec préfixe pays ISO (ex. FR12345678901). Requis dès qu'une TVA est facturée pour produire un export Factur-X conforme. |
| Préfixe de facture | 3 caractères utilisés pour gérer une suite de numéros de factures propre au centre |
| Centre principal | Centre utilisé par défaut quand un dossier n'en porte pas |
Quand le Préfixe de facture est renseigné, les factures émises depuis ce centre commencent par ce préfixe, suivi d'un _, puis de la lettre chronologue. Par exemple, le préfixe PAR et la lettre F donnent une série de type PAR_F240001, PAR_F240002...
Chaque préfixe possède sa propre suite de numéros. Les caractères saisis dans le préfixe sont conservés tels quels dans le numéro de facture.
À l'enregistrement, téo refuse un numéro de TVA qui ne commence pas par un préfixe pays ISO (ex. FR, BE, DE…). Sans préfixe pays, les factures du centre ne pourraient pas être exportées au format Factur-X.
Activer / Désactiver un centre
Un centre peut être désactivé pour le retirer des sélecteurs tout en conservant l'historique des dossiers qui lui sont rattachés :
- Ouvrez le centre
- Cliquez sur le badge vert "Activé" pour le désactiver
- Le centre n'apparaît plus dans les sélecteurs, mais les dossiers existants sont conservés
Pour le réactiver : ouvrez le centre et cliquez sur le badge "Désactivé".
Sur la page Centres & lieux, un centre désactivé reste visible mais avec des signaux visuels : son bloc apparaît estompé (opacité réduite), un picto interdit est affiché à côté du nom et un badge gris « Désactivé » remplace le badge vert. Au survol, le bloc reprend sa pleine opacité pour rester actionnable (modifier, ajouter un lieu, réactiver…).
Les centres désactivés sont en outre rangés en bas de liste : tous les centres actifs apparaissent d'abord, puis les désactivés.
Désactiver un centre lui retire son statut de centre par défaut. La réactivation ne le rétablit pas comme centre par défaut : redéfinissez-le manuellement si besoin.
Créer un lieu
- Depuis un centre, bouton Ajouter un lieu
- Remplissez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: "Salle A" (obligatoire) |
| Centre | Centre de rattachement (obligatoire) |
| Adresse | Adresse du lieu (peut être différente du centre) |
Activer / Désactiver un lieu
Un lieu peut être désactivé pour ne plus apparaître dans les listes de choix (création de séances, dossiers...) :
- Ouvrez le lieu
- Cliquez sur le badge vert "Activé" pour le désactiver
- Le lieu n'apparaît plus dans les sélecteurs, mais les séances existantes sont conservées
Pour le réactiver : ouvrez le lieu (accessible via le filtre "Inactives") et cliquez sur le badge "Désactivé".
Pour des situations comme le télétravail ou le distanciel, préférez utiliser une étiquette "Info seulement" plutôt qu'un lieu physique. Cela permet d'indiquer l'information dans l'agenda sans bloquer de créneau ni occuper de salle.
→ Voir Étiquettes > Info seulement
Utilisation
Les lieux apparaissent :
- Dans la création de séances (liste déroulante)
- Dans l'agenda (filtrer par lieu)
- Dans les documents générés
- Dans les dossiers (lieu du dossier)
Ressources
Accéder aux ressources
Menu : Admin > Ressources
Les ressources sont des équipements réservables :
- Vidéoprojecteurs
- Véhicules de service
- Matériel informatique
- etc.
Créer une ressource
- Bouton Nouvelle ressource
- Remplissez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: "Vidéoprojecteur #1" |
| Type | Catégorie |
| Lieu | Où se trouve l'équipement |
| Description | Détails, caractéristiques |
Réserver une ressource
Lors de la création d'une séance :
- Champ Ressources
- Sélectionnez la ressource
- Elle est réservée pour cette plage horaire
Étiquettes
Accéder aux étiquettes
Menu : Admin > Contenus > Étiquettes
Les étiquettes sont des labels colorés utilisés dans l'agenda pour identifier visuellement les différents types d'événements (dont les congés et absences).
Créer une étiquette
- Bouton Nouvelle étiquette
- Remplissez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Étiquette | Nom affiché (ex: "CP", "RTT", "Formation"...) |
| Couleur | Couleur de fond dans l'agenda |
| Info seulement | Événement purement informatif, ne bloque pas le créneau horaire (détails) |
| Journée entière | Occupe la journée complète |
| Donnée sensible | Masquer les détails aux autres utilisateurs |
Étiquettes de type congé ou absence
Pour qu'une étiquette soit utilisée comme type de congé, ouvrez la section Gestion des congés et absences dans le formulaire de l'étiquette :
| Option | Description |
|---|---|
| Congés ou absence | Active le traitement comme congé/absence dans l'agenda |
| Hors temps de travail | N'est pas comptabilisé comme temps de travail |
| Compteur de congés | Lien vers le type de demande pour le décompte des jours |
Activer / Désactiver une étiquette
- Cliquez sur le badge vert "Activée" pour désactiver (archiver) l'étiquette
- Une étiquette désactivée n'apparaît plus dans les listes de choix mais conserve tout son historique et ses statistiques
Plutôt que de supprimer une étiquette de congé, désactivez-la. Cela préserve les statistiques associées aux congés déjà posés avec ce type.
Étiquettes "Info seulement"
Une étiquette avec l'option Info seulement cochée est purement informative : elle s'affiche dans l'agenda mais ne bloque pas le créneau horaire. Le conseiller reste disponible pour d'autres rendez-vous sur la même plage.
Cas d'usage typiques :
- Télétravail : indiquer qu'un conseiller travaille à distance ce jour-là
- Astreinte : signaler une période d'astreinte
- Déplacement : noter un déplacement sans bloquer l'agenda
Pourquoi utiliser une étiquette plutôt qu'un lieu ?
| Lieu | Étiquette "Info seulement" | |
|---|---|---|
| Bloque le créneau | Oui (la séance occupe le planning) | Non (informatif uniquement) |
| Durée flexible | Fixe (heure début / fin) | Flexible (journée, demi-journée, heures) |
| Visible dans les conflits | Oui | Non |
| Adapté pour | Salles, bureaux, lieux physiques | Télétravail, astreinte, notes d'agenda |
- Créez une étiquette "Télétravail" avec une couleur distinctive
- Cochez Info seulement
- Les conseillers peuvent ensuite ajouter cette étiquette sur une journée, une demi-journée ou quelques heures dans leur agenda
- L'information apparaît visuellement dans le planning sans empêcher la planification de séances
Supprimer une étiquette
- Ouvrez l'étiquette
- Cliquez sur le bouton Supprimer
Si des séances utilisent cette étiquette, la suppression est bloquée. Un message vous indiquera de la désactiver à la place.
Utilisation
- Appliquer : Depuis un dossier ou une personne, ajoutez des étiquettes
- Filtrer : Dans les listes, filtrez par étiquette
- Visualiser : Les étiquettes apparaissent sur les fiches
Exemples d'étiquettes :
- "VIP" (rouge)
- "À relancer" (orange)
- "Nouveau" (vert)
- "En difficulté" (violet)
Actions
Accéder aux actions
Menu : Admin > Production > Actions seules
Les actions sont les types de séances que vous pouvez planifier. Elles définissent ce qui se passe lors d'un RDV.
L'écran Admin > Production > Actions seules liste uniquement les actions qui ne sont rattachées à aucune prestation (actions « libres », utilisées principalement pour les réunions internes, formations, etc.).
Les actions intégrées au déroulé d'une prestation (entretien, atelier, primo-RDV…) ne s'y trouvent pas. Pour les modifier :
- Allez dans Admin > Production > Prestations.
- Ouvrez la prestation concernée.
- Onglet Déroulé : la liste des actions du parcours s'affiche, vous pouvez en modifier les paramètres (durée, ordre, émargement, options « facturable », « hors parcours »…).
C'est volontaire : une même action peut avoir des paramètres différents selon la prestation où elle est utilisée (durée d'un entretien initial de bilan ≠ durée d'un entretien initial de VAE par exemple).
Créer une action
- Bouton Nouvelle action
- Remplissez les informations de base :
| Champ | Description |
|---|---|
| Action | Nom affiché dans les plannings et feuilles d'émargement (obligatoire) |
| Code | Identifiant court pour les zones d'affichage réduites |
| Couleur | Couleur de l'action dans l'agenda (code hexadécimal) |
| Type | Catégorie de l'action (configurable dans Admin > Contenus > Listes déroulantes) |
À qui s'applique l'action ?
Au moins une des deux options doit être cochée pour pouvoir enregistrer l'action.
| Option | Description |
|---|---|
| S'applique au bénéficiaire | L'action génère du temps comptabilisé pour le bénéficiaire |
| S'applique au conseiller | L'action génère du temps comptabilisé pour le conseiller |
Exemples :
- Entretien individuel : bénéficiaire ✅ + conseiller ✅
- Travail personnel du bénéficiaire : bénéficiaire ✅ uniquement
- Préparation / rédaction : conseiller ✅ uniquement
Émargement électronique
Si l'émargement électronique est activé sur votre instance, vous définissez par action qui doit signer :
| Option | Description |
|---|---|
| Bénéficiaire | Le bénéficiaire doit signer électroniquement |
| Animateur | L'animateur de la séance doit signer électroniquement |
L'action est...
| Option | Description |
|---|---|
| Facturable | Cette action compte dans le calcul de la facturation |
| Termine la prestation | La validation de cette action déclenche automatiquement la fin du dossier |
| Un primo rendez-vous | Cette action est considérée comme le premier RDV du parcours (utilisé pour les statistiques et les filtres) |
| Hors parcours | Cette action ne compte PAS dans les heures du parcours bénéficiaire |
| Toujours visible | L'action est mise en évidence (en bleu) dans les listes de sélection |
Une action facturable génère du temps qui sera pris en compte dans le calcul des échéances de facturation. Une action non facturable (ex: temps de préparation) ne sera pas comptabilisée dans les montants à facturer.
Utilisez cette option pour la dernière action du parcours (ex: "Remise de synthèse", "Bilan final"). Quand cette séance est validée, le dossier peut passer automatiquement à l'état "Terminé".
Cette option identifie le premier vrai RDV du parcours. Elle est utilisée pour :
- Les statistiques de primo RDV
- Le calcul des délais (délai min/max depuis le 1er RDV)
- Les filtres dans certaines vues
Cochez cette option pour les RDV d'information gratuits (avant inscription), les temps de préparation, la rédaction de rapports, le travail conseiller seul…
Ces séances :
- Ne comptent pas dans les heures du parcours du bénéficiaire
- Ne déclenchent pas le passage du dossier "En cours"
- Ne sont pas visibles dans le planning du bénéficiaire
- Ne décalent pas la date de fin du dossier (cette date sert sur les factures)
Quand un rendez-vous ne doit pas avoir lieu, utilisez l'état Annulée sur la séance : elle reste dans l'historique, mais elle ne décale pas non plus la Date fin du dossier.
Si la date de fin d'un dossier est faussée parce qu'une dernière séance de préparation/rédaction se positionne après la séance qui clôt le parcours, cochez Hors parcours sur l'action correspondante, puis ouvrez la fiche du dossier ou sa liste Séances : téo recalcule la Date fin.
Obligation & délais
Ces options sont configurées par prestation quand l'action est rattachée au déroulé :
| Option | Description |
|---|---|
| Séance obligatoire | Cette action doit obligatoirement être réalisée dans le parcours |
| Délai minimum | Nombre de jours minimum depuis le 1er RDV avant de pouvoir planifier cette action |
| Délai maximum | Nombre de jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action |
Si une séance est planifiée ou réalisée hors des délais configurés, le dossier apparaîtra dans la vue "Hors délais" pour alerter les gestionnaires.
Options avancées
| Option | Description |
|---|---|
| Identifiant (UUID) | Identifiant unique de l'action, utilisé pour les intégrations via l'API téo |
| Lien téo edit | Code pour filtrer les actions affichées dans la feuille d'émargement téo edit (saisissez le code de la prestation pour n'afficher que les actions de cette prestation) |
Activer / Désactiver une action
Une action peut être désactivée sans être supprimée :
- Cliquez sur le badge "Activée" en haut de la fiche
- L'action n'apparaîtra plus dans les listes de choix
- Les séances existantes utilisant cette action sont conservées
Rattacher aux prestations
Une action peut être :
- Rattachée à une seule prestation : elle n'apparaît que pour cette prestation
- Rattachée à plusieurs prestations : elle est partagée (les modifications s'appliquent à toutes)
- Non rattachée : elle reste disponible dans Admin > Production > Actions seules mais n'apparaît pas lors de la planification
→ Voir Prestations > Le déroulé
Questions fréquentes
Puis-je supprimer une valeur utilisée ?
Non, téo vous empêche de supprimer une valeur de table si elle est utilisée quelque part. Modifiez-la plutôt ou désactivez-la.
Comment fusionner deux valeurs de table ?
Il n'y a pas de fusion automatique. Modifiez manuellement les enregistrements qui utilisent la valeur à supprimer, puis supprimez-la.
Les étiquettes sont-elles visibles par tous ?
Oui, les étiquettes sont partagées. Tout utilisateur peut voir les étiquettes appliquées.
Combien d'étiquettes puis-je appliquer ?
Il n'y a pas de limite. Mais pour la lisibilité, évitez d'en mettre trop sur un même élément.
Bonnes pratiques
Des listes cohérentes facilitent l'analyse des données. Évitez les doublons ou variantes (Ex: "France Travail" et "France travail").
Une liste trop longue est difficile à utiliser. Regroupez si possible.
Utilisez les couleurs de manière cohérente : rouge = urgent, vert = ok, orange = attention...
Supprimer une valeur de table peut casser l'historique. Préférez désactiver si possible.
Cet article vous a été utile ?