📝 Contenus et listes

Cette section vous permet de gérer les données de référence utilisées dans téo : listes déroulantes, lieux, ressources, étiquettes...

Tables de référence

Accéder aux tables

Menu : Admin > Tables

Les tables sont les listes déroulantes utilisées partout dans téo.

Tables disponibles

Table	Utilisation
Civilités	M., Mme, Dr...
Origines	D'où vient le bénéficiaire
Motifs d'absence	Pourquoi un RDV est manqué
Motifs de sortie	Pourquoi un dossier se termine
Motifs de relance	Raisons de relancer un dossier
Modes de paiement	Chèque, virement, CB...
Et bien d'autres...	Selon votre configuration

Modifier une table

1. Cliquez sur la table
2. Vous pouvez :
   • Ajouter une valeur
   • Modifier une valeur existante
   • Supprimer une valeur (si non utilisée)
   • Réordonner les valeurs (drag & drop)

Créer une table personnalisée

Pour des besoins spécifiques :

1. Bouton Nouvelle table
2. Donnez un nom à la table
3. Ajoutez les valeurs
4. Enregistrez

Cette table pourra être utilisée dans les champs personnalisés.

Conseil

Avant de créer une table, vérifiez qu'une table existante ne répond pas déjà au besoin.

Lieux et salles

Accéder aux lieux

Menu : Admin > Lieux

Structure

Créer un centre

1. Bouton Nouveau centre
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Agence Paris Nord"
Adresse	Adresse complète
Téléphone	Contact
Email	Contact

Créer une salle

1. Depuis un centre, bouton Nouvelle salle
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Salle A"
Capacité	Nombre de places
Équipements	Vidéoprojecteur, paperboard...

Utilisation

Les lieux apparaissent :

• Dans la création de séances
• Dans l'agenda (filtrer par lieu)
• Dans les documents générés

Ressources

Accéder aux ressources

Menu : Admin > Ressources

Les ressources sont des équipements réservables :

• Vidéoprojecteurs
• Véhicules de service
• Matériel informatique
• etc.

Créer une ressource

1. Bouton Nouvelle ressource
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Vidéoprojecteur #1"
Type	Catégorie
Lieu	Où se trouve l'équipement
Description	Détails, caractéristiques

Réserver une ressource

Lors de la création d'une séance :

1. Champ Ressources
2. Sélectionnez la ressource
3. Elle est réservée pour cette plage horaire

Étiquettes

Accéder aux étiquettes

Menu : Admin > Étiquettes

Les étiquettes sont des labels colorés pour classer et filtrer.

Créer une étiquette

1. Bouton Nouvelle
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Prioritaire"
Couleur	Choisir dans la palette
Type	Pour dossiers, personnes, ou les deux

Utilisation

• Appliquer : Depuis un dossier ou une personne, ajoutez des étiquettes
• Filtrer : Dans les listes, filtrez par étiquette
• Visualiser : Les étiquettes apparaissent sur les fiches

Exemples d'étiquettes :

• "VIP" (rouge)
• "À relancer" (orange)
• "Nouveau" (vert)
• "En difficulté" (violet)

Actions

Accéder aux actions

Menu : Admin > Actions

Les actions sont les types de séances que vous pouvez planifier. Elles définissent ce qui se passe lors d'un RDV.

Créer une action

1. Bouton Nouvelle action
2. Remplissez les informations de base :

Champ	Description
Action	Nom affiché dans les plannings et feuilles d'émargement (obligatoire)
Code	Identifiant court pour les zones d'affichage réduites
Couleur	Couleur de l'action dans l'agenda (code hexadécimal)
Type	Catégorie de l'action (configurable dans Admin > Tables)

À qui s'applique l'action ?

Obligatoire

Au moins une des deux options doit être cochée pour pouvoir enregistrer l'action.

Option	Description
S'applique au bénéficiaire	L'action génère du temps comptabilisé pour le bénéficiaire
S'applique au conseiller	L'action génère du temps comptabilisé pour le conseiller

Exemples :

• Entretien individuel : bénéficiaire ✅ + conseiller ✅
• Travail personnel du bénéficiaire : bénéficiaire ✅ uniquement
• Préparation / rédaction : conseiller ✅ uniquement

Émargement électronique

Si l'émargement électronique est activé sur votre instance, vous pouvez définir qui doit signer :

Option	Description
Bénéficiaire	Le bénéficiaire doit signer électroniquement
Conseiller	Le conseiller doit signer électroniquement

L'action est...

Option	Description
Facturable	Cette action compte dans le calcul de la facturation
Termine la prestation	La validation de cette action déclenche automatiquement la fin du dossier
Un primo rendez-vous	Cette action est considérée comme le premier RDV du parcours (utilisé pour les statistiques et les filtres)
Hors parcours	Cette action ne compte PAS dans les heures du parcours bénéficiaire
Toujours visible	L'action est mise en évidence (en bleu) dans les listes de sélection

Actions "Facturable"

Une action facturable génère du temps qui sera pris en compte dans le calcul des échéances de facturation. Une action non facturable (ex: temps de préparation) ne sera pas comptabilisée dans les montants à facturer.

Actions "Termine la prestation"

Utilisez cette option pour la dernière action du parcours (ex: "Remise de synthèse", "Bilan final"). Quand cette séance est validée, le dossier peut passer automatiquement à l'état "Terminé".

Actions "Primo rendez-vous"

Cette option identifie le premier vrai RDV du parcours. Elle est utilisée pour :

• Les statistiques de primo RDV
• Le calcul des délais (délai min/max depuis le 1er RDV)
• Les filtres dans certaines vues

Actions "Hors parcours"

Cochez cette option pour les RDV d'information gratuits (avant inscription), les temps de préparation, la rédaction de rapports...

Ces séances :

• Ne comptent pas dans les heures du parcours du bénéficiaire
• Ne déclenchent pas le passage du dossier "En cours"
• Ne sont pas visibles dans le planning du bénéficiaire

→ En savoir plus

Obligation & délais

Ces options sont configurées par prestation quand l'action est rattachée au déroulé :

Option	Description
Séance obligatoire	Cette action doit obligatoirement être réalisée dans le parcours
Délai minimum	Nombre de jours minimum depuis le 1er RDV avant de pouvoir planifier cette action
Délai maximum	Nombre de jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action

Contrôle des délais

Si une séance est planifiée ou réalisée hors des délais configurés, le dossier apparaîtra dans la vue "Hors délais" pour alerter les gestionnaires.

Options avancées

Option	Description
Identifiant (UUID)	Identifiant unique de l'action, utilisé pour les intégrations via l'API téo
Lien téo edit	Code pour filtrer les actions affichées dans la feuille d'émargement téo edit (saisissez le code de la prestation pour n'afficher que les actions de cette prestation)

Activer / Désactiver une action

Une action peut être désactivée sans être supprimée :

• Cliquez sur le badge "Activée" en haut de la fiche
• L'action n'apparaîtra plus dans les listes de choix
• Les séances existantes utilisant cette action sont conservées

Rattacher aux prestations

Une action peut être :

• Rattachée à une seule prestation : elle n'apparaît que pour cette prestation
• Rattachée à plusieurs prestations : elle est partagée (les modifications s'appliquent à toutes)
• Non rattachée : elle reste disponible dans Admin > Actions mais n'apparaît pas lors de la planification

→ Voir Prestations > Le déroulé

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Questions fréquentes

Puis-je supprimer une valeur utilisée ?

Non, téo vous empêche de supprimer une valeur de table si elle est utilisée quelque part. Modifiez-la plutôt ou désactivez-la.

Comment fusionner deux valeurs de table ?

Il n'y a pas de fusion automatique. Modifiez manuellement les enregistrements qui utilisent la valeur à supprimer, puis supprimez-la.

Les étiquettes sont-elles visibles par tous ?

Oui, les étiquettes sont partagées. Tout utilisateur peut voir les étiquettes appliquées.

Combien d'étiquettes puis-je appliquer ?

Il n'y a pas de limite. Mais pour la lisibilité, évitez d'en mettre trop sur un même élément.

Bonnes pratiques

Standardisez les listes

Des listes cohérentes facilitent l'analyse des données. Évitez les doublons ou variantes (Ex: "France Travail" et "France travail").

Limitez les valeurs

Une liste trop longue est difficile à utiliser. Regroupez si possible.

Colorez intelligemment

Utilisez les couleurs de manière cohérente : rouge = urgent, vert = ok, orange = attention...

Attention aux suppressions

Supprimer une valeur de table peut casser l'historique. Préférez désactiver si possible.