📝 Contenus et listes

Cette section vous permet de gérer les données de référence utilisées dans téo : listes déroulantes, lieux, ressources, étiquettes...

Listes déroulantes

Accéder aux listes déroulantes

Menu : Admin > Contenus > Listes déroulantes

Les listes déroulantes sont regroupées par catégorie (Dossier, Agenda, Personnes...). Chaque catégorie contient les listes utilisées dans les formulaires correspondants.

Listes disponibles (exemples)

Catégorie	Liste	Utilisation
Dossier	Origines	D'où vient le bénéficiaire
Dossier	Motifs de sortie	Pourquoi un dossier se termine
Dossier	Motifs de relance	Raisons de relancer un dossier
Agenda	Demandes de congés ou absences	Types de congés proposés dans le formulaire de demande (CP, RTT, Maladie...)
Agenda	Motifs d'absence	Pourquoi un RDV est manqué
Personnes	Civilités	M., Mme, Dr...
Personnes	Modes de paiement	Chèque, virement, CB...
...	Et bien d'autres	Selon votre configuration

Types de congés

La gestion des types de congés implique deux éléments liés :

• Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences : les types proposés dans le formulaire de demande de congé
• Étiquettes : la représentation visuelle dans l'agenda (nom, couleur, activation/désactivation)

→ En savoir plus sur la gestion des congés

Unité : jours ou heures ?

Chaque type de demande (CP, RTT, Formation, Maladie…) est paramétré avec une unité : jours ou heures.

• En jours → la demande occupe la journée entière : il n'est plus possible d'ajouter d'autres séances ce jour-là (entretiens, déplacements, étiquettes…). C'est volontaire pour les congés/RTT.
• En heures → la demande occupe uniquement le créneau saisi (ex : 9 h 00 → 12 h 30) et laisse libre le reste de la journée pour d'autres séances.

Cas typique : une journée de formation déclarée via une demande paramétrée en jours bloque tout autre rendez-vous. Si vos conseillers doivent pouvoir ajouter un déplacement avant ou un temps administratif après, paramétrez le type Formation en heures.

Une fois le paramétrage modifié, les demandes déjà saisies conservent leur ancienne unité : vous devez les annuler et les recréer pour qu'elles prennent en compte la nouvelle valeur.

Modifier une table

1. Cliquez sur la table pour afficher ses valeurs
2. Vous pouvez :
   • Ajouter une valeur (bouton +)
   • Modifier une valeur existante (cliquez sur la ligne concernée)
   • Supprimer une valeur (bouton avec l'icône corbeille dans le formulaire de la valeur)

Au moins un champ à renseigner

Pour ajouter une valeur, renseignez au moins un champ. Si vous enregistrez un formulaire vide, téo affiche le message « Veuillez renseigner au moins un champ avant d'enregistrer. » et la valeur n'est pas créée.

Suppression bloquée si la valeur est utilisée

La suppression demande une confirmation. Pour les principales listes de référence, si la valeur est déjà utilisée (dossiers, séances, documents…), téo bloque l'opération et affiche « Suppression impossible ! ». Modifiez la valeur plutôt que de la supprimer.

Listes prédéfinies

Les listes et tables disponibles sont prédéfinies dans téo : vous gérez librement leurs valeurs (ajout, modification, suppression), mais la liste des tables elle-même ne se crée pas depuis cet écran.

Centres et lieux

Accéder aux centres et lieux

Menu : Admin > Contenus > Centres & lieux

Structure

Les lieux sont organisés sous des centres :

Lieux sans centre

Chaque lieu doit être rattaché à un centre. Les lieux qui ne sont rattachés à aucun centre (ou à une entité qui n'est plus un centre) sont regroupés dans une liste « Lieux sans centre » en bas de la page Centres & lieux. Ouvrez-les pour leur attribuer un centre.

Créer un centre

1. Bouton Ajouter un centre
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Agence Paris Nord"
Adresse	Adresse complète (apparaît sur les factures émises par ce centre)
Téléphone	Contact
Email	Contact
SIRET	Identification légale du centre — apparaît sur les factures
N° TVA intracommunautaire	Numéro avec préfixe pays ISO (ex. FR12345678901). Requis dès qu'une TVA est facturée pour produire un export Factur-X conforme.
Préfixe de facture	3 caractères : chronologue de numéros propre au centre
Centre principal	Centre utilisé par défaut quand un dossier n'en porte pas

Numéro de TVA mal formé

À l'enregistrement, téo refuse un numéro de TVA qui ne commence pas par un préfixe pays ISO (ex. FR, BE, DE…). Sans préfixe pays, les factures du centre ne pourraient pas être exportées au format Factur-X.

Activer / Désactiver un centre

Un centre peut être désactivé pour le retirer des sélecteurs tout en conservant l'historique des dossiers qui lui sont rattachés :

1. Ouvrez le centre
2. Cliquez sur le badge vert "Activé" pour le désactiver
3. Le centre n'apparaît plus dans les sélecteurs, mais les dossiers existants sont conservés

Pour le réactiver : ouvrez le centre et cliquez sur le badge "Désactivé".

Repérer un centre désactivé dans la liste

Sur la page Centres & lieux, un centre désactivé reste visible mais avec des signaux visuels : son bloc apparaît estompé (opacité réduite), un picto interdit est affiché à côté du nom et un badge gris « Désactivé » remplace le badge vert. Au survol, le bloc reprend sa pleine opacité pour rester actionnable (modifier, ajouter un lieu, réactiver…).

Les centres désactivés sont en outre rangés en bas de liste : tous les centres actifs apparaissent d'abord, puis les désactivés.

Centre par défaut

Désactiver un centre lui retire son statut de centre par défaut. La réactivation ne le rétablit pas comme centre par défaut : redéfinissez-le manuellement si besoin.

Créer un lieu

1. Depuis un centre, bouton Ajouter un lieu
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Salle A" (obligatoire)
Centre	Centre de rattachement (obligatoire)
Adresse	Adresse du lieu (peut être différente du centre)

Activer / Désactiver un lieu

Un lieu peut être désactivé pour ne plus apparaître dans les listes de choix (création de séances, dossiers...) :

1. Ouvrez le lieu
2. Cliquez sur le badge vert "Activé" pour le désactiver
3. Le lieu n'apparaît plus dans les sélecteurs, mais les séances existantes sont conservées

Pour le réactiver : ouvrez le lieu (accessible via le filtre "Inactives") et cliquez sur le badge "Désactivé".

Télétravail, distanciel...

Pour des situations comme le télétravail ou le distanciel, préférez utiliser une étiquette "Info seulement" plutôt qu'un lieu physique. Cela permet d'indiquer l'information dans l'agenda sans bloquer de créneau ni occuper de salle.

→ Voir Étiquettes > Info seulement

Utilisation

Les lieux apparaissent :

• Dans la création de séances (liste déroulante)
• Dans l'agenda (filtrer par lieu)
• Dans les documents générés
• Dans les dossiers (lieu du dossier)

Ressources

Accéder aux ressources

Menu : Admin > Ressources

Les ressources sont des équipements réservables :

• Vidéoprojecteurs
• Véhicules de service
• Matériel informatique
• etc.

Créer une ressource

1. Bouton Nouvelle ressource
2. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Ex: "Vidéoprojecteur #1"
Type	Catégorie
Lieu	Où se trouve l'équipement
Description	Détails, caractéristiques

Réserver une ressource

Lors de la création d'une séance :

1. Champ Ressources
2. Sélectionnez la ressource
3. Elle est réservée pour cette plage horaire

Étiquettes

Accéder aux étiquettes

Menu : Admin > Contenus > Étiquettes

Les étiquettes sont des labels colorés utilisés dans l'agenda pour identifier visuellement les différents types d'événements (dont les congés et absences).

Créer une étiquette

1. Bouton Nouvelle étiquette
2. Remplissez :

Champ	Description
Étiquette	Nom affiché (ex: "CP", "RTT", "Formation"...)
Couleur	Couleur de fond dans l'agenda
Info seulement	Événement purement informatif, ne bloque pas le créneau horaire (détails)
Journée entière	Occupe la journée complète
Donnée sensible	Masquer les détails aux autres utilisateurs

Étiquettes de type congé ou absence

Pour qu'une étiquette soit utilisée comme type de congé, ouvrez la section Gestion des congés et absences dans le formulaire de l'étiquette :

Option	Description
Congés ou absence	Active le traitement comme congé/absence dans l'agenda
Hors temps de travail	N'est pas comptabilisé comme temps de travail
Compteur de congés	Lien vers le type de demande pour le décompte des jours

Activer / Désactiver une étiquette

• Cliquez sur le badge vert "Activée" pour désactiver (archiver) l'étiquette
• Une étiquette désactivée n'apparaît plus dans les listes de choix mais conserve tout son historique et ses statistiques

Privilégiez la désactivation

Plutôt que de supprimer une étiquette de congé, désactivez-la. Cela préserve les statistiques associées aux congés déjà posés avec ce type.

Étiquettes "Info seulement"

Une étiquette avec l'option Info seulement cochée est purement informative : elle s'affiche dans l'agenda mais ne bloque pas le créneau horaire. Le conseiller reste disponible pour d'autres rendez-vous sur la même plage.

Cas d'usage typiques :

• Télétravail : indiquer qu'un conseiller travaille à distance ce jour-là
• Astreinte : signaler une période d'astreinte
• Déplacement : noter un déplacement sans bloquer l'agenda

Pourquoi utiliser une étiquette plutôt qu'un lieu ?

	Lieu	Étiquette "Info seulement"
Bloque le créneau	Oui (la séance occupe le planning)	Non (informatif uniquement)
Durée flexible	Fixe (heure début / fin)	Flexible (journée, demi-journée, heures)
Visible dans les conflits	Oui	Non
Adapté pour	Salles, bureaux, lieux physiques	Télétravail, astreinte, notes d'agenda

Exemple : gérer le télétravail

1. Créez une étiquette "Télétravail" avec une couleur distinctive
2. Cochez Info seulement
3. Les conseillers peuvent ensuite ajouter cette étiquette sur une journée, une demi-journée ou quelques heures dans leur agenda
4. L'information apparaît visuellement dans le planning sans empêcher la planification de séances

Supprimer une étiquette

1. Ouvrez l'étiquette
2. Cliquez sur le bouton Supprimer

Suppression impossible si utilisée

Si des séances utilisent cette étiquette, la suppression est bloquée. Un message vous indiquera de la désactiver à la place.

Utilisation

• Appliquer : Depuis un dossier ou une personne, ajoutez des étiquettes
• Filtrer : Dans les listes, filtrez par étiquette
• Visualiser : Les étiquettes apparaissent sur les fiches

Exemples d'étiquettes :

• "VIP" (rouge)
• "À relancer" (orange)
• "Nouveau" (vert)
• "En difficulté" (violet)

Actions

Accéder aux actions

Menu : Admin > Actions

Les actions sont les types de séances que vous pouvez planifier. Elles définissent ce qui se passe lors d'un RDV.

Où retrouver une action déjà rattachée à une prestation ?

L'écran Admin > Actions liste uniquement les actions qui ne sont rattachées à aucune prestation (actions « libres », utilisées principalement pour les réunions internes, formations, etc.).

Les actions intégrées au déroulé d'une prestation (entretien, atelier, primo-RDV…) ne s'y trouvent pas. Pour les modifier :

1. Allez dans Admin > Prestations.
2. Ouvrez la prestation concernée.
3. Onglet Déroulé : la liste des actions du parcours s'affiche, vous pouvez en modifier les paramètres (durée, ordre, options « facturable », « hors parcours »…).

C'est volontaire : une même action peut avoir des paramètres différents selon la prestation où elle est utilisée (durée d'un entretien initial de bilan ≠ durée d'un entretien initial de VAE par exemple).

Créer une action

1. Bouton Nouvelle action
2. Remplissez les informations de base :

Champ	Description
Action	Nom affiché dans les plannings et feuilles d'émargement (obligatoire)
Code	Identifiant court pour les zones d'affichage réduites
Couleur	Couleur de l'action dans l'agenda (code hexadécimal)
Type	Catégorie de l'action (configurable dans Admin > Contenus > Listes déroulantes)

À qui s'applique l'action ?

Obligatoire

Au moins une des deux options doit être cochée pour pouvoir enregistrer l'action.

Option	Description
S'applique au bénéficiaire	L'action génère du temps comptabilisé pour le bénéficiaire
S'applique au conseiller	L'action génère du temps comptabilisé pour le conseiller

Exemples :

• Entretien individuel : bénéficiaire ✅ + conseiller ✅
• Travail personnel du bénéficiaire : bénéficiaire ✅ uniquement
• Préparation / rédaction : conseiller ✅ uniquement

Émargement électronique

Si l'émargement électronique est activé sur votre instance, vous pouvez définir qui doit signer :

Option	Description
Bénéficiaire	Le bénéficiaire doit signer électroniquement
Conseiller	Le conseiller doit signer électroniquement

L'action est...

Option	Description
Facturable	Cette action compte dans le calcul de la facturation
Termine la prestation	La validation de cette action déclenche automatiquement la fin du dossier
Un primo rendez-vous	Cette action est considérée comme le premier RDV du parcours (utilisé pour les statistiques et les filtres)
Hors parcours	Cette action ne compte PAS dans les heures du parcours bénéficiaire
Toujours visible	L'action est mise en évidence (en bleu) dans les listes de sélection

Actions "Facturable"

Une action facturable génère du temps qui sera pris en compte dans le calcul des échéances de facturation. Une action non facturable (ex: temps de préparation) ne sera pas comptabilisée dans les montants à facturer.

Actions "Termine la prestation"

Utilisez cette option pour la dernière action du parcours (ex: "Remise de synthèse", "Bilan final"). Quand cette séance est validée, le dossier peut passer automatiquement à l'état "Terminé".

Actions "Primo rendez-vous"

Cette option identifie le premier vrai RDV du parcours. Elle est utilisée pour :

• Les statistiques de primo RDV
• Le calcul des délais (délai min/max depuis le 1er RDV)
• Les filtres dans certaines vues

Actions "Hors parcours"

Cochez cette option pour les RDV d'information gratuits (avant inscription), les temps de préparation, la rédaction de rapports, le travail conseiller seul…

Ces séances :

• Ne comptent pas dans les heures du parcours du bénéficiaire
• Ne déclenchent pas le passage du dossier "En cours"
• Ne sont pas visibles dans le planning du bénéficiaire
• Ne décalent pas la date de fin du dossier (cette date sert sur les factures)

Si la date de fin d'un dossier est faussée parce qu'une dernière séance de préparation/rédaction se positionne après la séance qui clôt le parcours, il suffit de cocher « Hors parcours » sur l'action correspondante et de ré-enregistrer le dossier pour forcer le recalcul.

→ En savoir plus

Obligation & délais

Ces options sont configurées par prestation quand l'action est rattachée au déroulé :

Option	Description
Séance obligatoire	Cette action doit obligatoirement être réalisée dans le parcours
Délai minimum	Nombre de jours minimum depuis le 1er RDV avant de pouvoir planifier cette action
Délai maximum	Nombre de jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action

Contrôle des délais

Si une séance est planifiée ou réalisée hors des délais configurés, le dossier apparaîtra dans la vue "Hors délais" pour alerter les gestionnaires.

Options avancées

Option	Description
Identifiant (UUID)	Identifiant unique de l'action, utilisé pour les intégrations via l'API téo
Lien téo edit	Code pour filtrer les actions affichées dans la feuille d'émargement téo edit (saisissez le code de la prestation pour n'afficher que les actions de cette prestation)

Activer / Désactiver une action

Une action peut être désactivée sans être supprimée :

• Cliquez sur le badge "Activée" en haut de la fiche
• L'action n'apparaîtra plus dans les listes de choix
• Les séances existantes utilisant cette action sont conservées

Rattacher aux prestations

Une action peut être :

• Rattachée à une seule prestation : elle n'apparaît que pour cette prestation
• Rattachée à plusieurs prestations : elle est partagée (les modifications s'appliquent à toutes)
• Non rattachée : elle reste disponible dans Admin > Actions mais n'apparaît pas lors de la planification

→ Voir Prestations > Le déroulé

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Questions fréquentes

Puis-je supprimer une valeur utilisée ?

Non, téo vous empêche de supprimer une valeur de table si elle est utilisée quelque part. Modifiez-la plutôt ou désactivez-la.

Comment fusionner deux valeurs de table ?

Il n'y a pas de fusion automatique. Modifiez manuellement les enregistrements qui utilisent la valeur à supprimer, puis supprimez-la.

Les étiquettes sont-elles visibles par tous ?

Oui, les étiquettes sont partagées. Tout utilisateur peut voir les étiquettes appliquées.

Combien d'étiquettes puis-je appliquer ?

Il n'y a pas de limite. Mais pour la lisibilité, évitez d'en mettre trop sur un même élément.

Bonnes pratiques

Standardisez les listes

Des listes cohérentes facilitent l'analyse des données. Évitez les doublons ou variantes (Ex: "France Travail" et "France travail").

Limitez les valeurs

Une liste trop longue est difficile à utiliser. Regroupez si possible.

Colorez intelligemment

Utilisez les couleurs de manière cohérente : rouge = urgent, vert = ok, orange = attention...

Attention aux suppressions

Supprimer une valeur de table peut casser l'historique. Préférez désactiver si possible.