Paramétrer l'échéancier de facturation

Parlons téo

L'échéancier de facturation est un outil vous permettant d'automatiser vos règles de facturation des plus simples au plus complexes. Une fois paramétré, il déclenche des échéances de facturation tout seul selon l'avancement de la prestation.

Une échéance est un moment de facturation. Quand vous délivrez une prestation, il peut exister plusieurs moments où vous avez besoin de déclencher une facturation (et donc une échéance). Exemples :

• 25 % au démarrage de la prestation et 75% à la fin
• 100 % à la fin de la prestation
• 100% à la fin mais seulement si une pièce obligatoire est bien présente
• Les heures réalisées si la prestation est abandonnée
• Et autres règles démoniaques des financeurs

L'échéance n'est pas un tarif

Ne confondez pas le tarif, qui est le prix de votre prestation et qui se paramètre dans le bloc Tarification et l'échéancier de facturation qui est l'ensemble des règles de facturation de votre prestation.

Où le paramétrer ?

• Dans le paramétrage de la convention, tout en bas. C'est le dernier bloc à paramétrer. Il est important d'avoir d'abord paramétré le bloc tarif juste au dessus.
• Dans le devis

Corriger les échéances

Une fois paramétrées et enregistrées grâce à la coche bleue en bout de ligne, les échéances de facturation s'affichent au dessus. Pour les corriger, cliquer sur l'échéance. Attention de ne pas corriger une échéance qui a déjà été déclenchée.

On y va ?

Pour paramétrer zen, ayez bien en tête vos règles de facturation :

• En cas de complétude de la prestation
• En cas de sorties anticipée / abandon

Paramétrer le champ Tarification

Le champ tarification sert à entrer vos prix. La liste déroulante à gauche sert à indiquer ce que vous voulez facturer. Pour ça, posez-vous la question "je facture QUOI sur cette prestation ?"

• Forfait : la prestation au forfait
• L'heure : un tarif à l'heure
• Par action : si vous choisissez une tarification à l'action (au rendez-vous), la liste des actions de la prestation se déploient : indiquer le prix en face de chaque action si celui-ci est différent selon les actions (rendez-vous) concernés
• Par séance : vous voulez facturer par séance
• Sur devis : choisir cette ligne permet d'indiquer qu'un devis est nécessaire pour facturer. L'échéancier peut se construire ici même, dans la convention, s'il s'agit du prix "catalogue" (appliqué la plupart du temps) ou dans le devis même, si vous pratiquez souvent des prix "personnalisés".

Paramétrer le champ Facturer

Pour ce champ Facturer, demandez-vous COMMENT vous voulez facturer votre échéance. Le choix que vous avez fait dans la ligne tarification décidera des solutions proposées par l'échéancier.

Si vous avez choisi de facturer au forfait dans la ligne tarification, seules les possibilités de facturer un forfait ou un pourcentage seront alors proposées. téo vous demandera la valeur de ce choix :

• Le forfait : entrer alors le montant du forfait à facturer
• Le pourcentage : entrer le pourcentage du forfait à facturer. Préférer indiquer 100 % si vous voulez facturer la prestation en une seule fois.

Si vous avez choisi une tarification autres (horaires, actions...), téo vous propose de facturer :

• Au réalisé : la facturation s'appuiera alors sur ce qui a été réalisé (validé) dans l'agenda, que ce soit des heures, des actions, des séances... selon le choix indiqué dans la ligne Tarification.
• Au réalisé détaillé : on obtient alors un affichage détaillé dans l'échéance : le prix unitaire de l'heure X par le nombre d'heures dans le cas d'une tarification horaire; le prix unitaire par action dans le cas d'une tarification à l'action.

Paramétrer le champ Déclenchement

Ce choix va indiquer à téo QUAND il devra déclencher l'échéance de facturation. Quand le choix du déclenchement est réalisé, téo demandera de préciser la valeur de ce déclenchement, par exemple une date si vous avez choisi que l'échéance doit se déclencher un jour fixe dans le mois.

• Signature : l'échéance est déclenchée quand le devis est accepté
• Démarrage réel : l'échéance est déclenchée quand la première séance est validée
• Date : entrer une date
• Nombre de jours : l'échéance est déclenchée après qu'un nombre de jours après le démarrage du dossier se soit écoulé
• Heures bénéficiaire: l'échéance est déclenchée après qu'un nombre d'heures bénéficaire se soit écoulé après le démarrage du dossier
• Actions : l'échéance est déclenchée quand une action de la prestation est validée
• Evénement : l'échéance est déclenchée quand un événement est entré dans le dossier du bénéficiaire
• Fin de mois : l'échéance est déclenchée le dernier jour de chaque mois
• Jour fixe du mois : l'échéance est déclenchée chaque mois le jour que vous décidez
• Etat : l'échéance est déclenchée quand le dossier change d'état. Par exemple ue échéance doit se déclencher quand le dossier atteint l'état terminé.
• Issue positive : l'échéance est déclenchée quand un événement issue positive est entrée dans le dossier du bénéficiaire
• A la création du dossier : une échéance se déclenche dès que le dossier est crée

les événements

Les événements sont des ruptures dans le parcours d'un bénéficiaire, comme par exemple une sortie anticipée ou un abandon. Ils se paramètrent depuis la prestation. N'hésitez pas à nous contacter si vous pensez avoir besoin de paramétrer des événements : nous vous aiderons à les mettre en place.

Paramétrer une condition

Il peut être nécessaire d'entrer une condition au déclenchement de votre échéance. C'est par exemple le cas si vous ne pouvez facturer si, et seulement si, un livrable est bien présent dans le dossier du bénéficiaire. Ces conditions peuvent être :

• Un livrable : un certain montant sera déclenché si le livrable est présent dans l'écran Pièces obligatoires du dossier ou du groupe
• Un événement : l'échéance et son montant seront déclenchés si, par exemple, l'abandon est assorti d'une raison de force majeure.
• L'assiduité : l'échéance et son montant seront déclenchée seulement si la prestation a connu un certain taux de réalisation. Par exemple, une facturation de 30% sera déclenchée en cas d'abandon, seulement si le taux d'assiduité est compris entre 25 et 80 % de la prestation.
• Un délai en jours (calendaires) ou un mois : un montant de facturation se déclenchera si un nombre de mois ou de jours est atteint.

Paramétrer l'assiduité

Si vous devez paramétrer plusieurs conditions d'assiduité (les montants de facturation fluctuent selon le taux de réalisation), prenez garde à bien délimiter le montant des taux de réalisation. Par exemple si une condition du déclenchement est un taux d'assiduité compris entre 20 et 80 % et qu'une autre condition est un taux d'assiduité entre 80 et 100%, le taux d'assiduité de la première condition doit être paramétré 20 (le minimum) et 79.9 (le maximum), puis 80 et 100 pour l'autre condition. Attention, pas de virgule dans téo, seulement des points.

Solde et Acompte à déduire

• La case Solde doit être cochée quand il s'agit de la dernière échéance, ainsi le dossier passera en soldé quand il aura été facturé. Les échéances non cochées en solde sont des acomptes et ne seront pas déduits des échéances suivantes.
• La case Acompte à déduire doit être cochée pour déduire l'acompte de la prochaine échéance. La ligne d'acompte apparaîtra alors sur votre facture.

Facturer les collectifs (ateliers)

Si vous devez facturer un groupe de personnes, quel que soit le nombre de personnes :

• Créer un groupe
• La convention doit être une convention de groupe (cocher la case Facturer le groupe)
• Choisissez le type de facturation par action et donnez un prix à cette action collective
• Choisissez de facturer le forfait
• Choisissez, par exemple, un déclenchement à la fin du mois.

Le dernier jour de chaque mois, l'échéance de facturation de votre groupe se déclenchera, selon le nombre de séances planifiées dans le mois.

Où retrouver les échéances de facturation ?

Quand elles sont déclenchées, vous pouvez les facturer d'un seul clic. Vous les trouvez depuis :

• L'écran comptabilité du dossier et du groupe
• L'écran échéances à facturer du module Production (Dossiers)

Pour vous aider nous avons réalisé ce document : il récapitule le paramétrage des échéanciers des principales prestations.

Vous pouvez aussi consulter la documentation Facturer les échéances