Paramétrer une convention

La convention au sens de téo est un regroupement de toutes les règles de facturation concernant une prestation. Pour faire simple, c'est le tarif de la prestation.

Le paramétrage de ces règles en amont permet que les échéances de facturation se déclenchent automatiquement au fur et à mesure de l'avancement de la prestation ou en cas d'abandon.

Paramétrage de la convention

Le paramétrage de la prestation se fait dans l'admin>Ecran Convention

Les données indispensables

• Le libellé : choisissez un libellé clair pour tous les membres de votre structure
• Rattacher la convention à la prestation
• La date de début et la date de fin correspondent à la date de début et de fin du marché. Elles sont informatives.
• Les boutons radio devis indiquent qu'il est possible de faire remonter cette donnée dans un devis flash afin de réaliser un devis d'un seul clic.
• Dans le champ calcul d'encours, renseigner le montant d'une heure de production. Téo ira s'appuyer sur cette valorisation pour calculer vos encours fin de mois mais aussi, par exemple, une échéance de facturation sur le nombre d'heures réalisées (cad validées dans l'agenda).
• Si vous êtes sous traitant sur cette convention, cochez la case sous traitance. L'information entrera dans le Bilan Pédagogique et Financier (tableau G)
• La case convention inactive permet de supprimer la convention de vos listes tout en gardant les statistiques et les dossiers liés

Les champs de la facturation

• Les boutons radios sur les heures facturées indiquent les heures qui sont réellement facturées. Si la convention est un forfait, cliquez sur Tout.
• Relier la convention à la bonne sous famille. Cette liste est alimentée lors de la construction du plan comptable. La sous famille porte le compte comptable qui va être alimenté par les factures de cette convention. En savoir plus sur les sous familles
• Si le tarifs de ce marché est un tarif de groupe (quelque soit le nombre de bénéficiaires, vous facturez le même montant), cochez la case facturez le groupe.
• La règle d'abandon n'est plus à renseigner ici. Elle s'appuiera sur le paramétrage de l'échéancier.

Le financeur par défaut

• Si, pour cette convention, le financeur est toujours le même, vous pouvez le renseigner ici. Il sera alors automatiquement renseigné dans le champ financeur du dossier du bénéficiaire.

Les champs de la tarification

Ce sont des champs obligatoires !

• Les types de tarif disponibles sont :
• Le forfait. Entrez alors le tarif global dans le champ Montant
• Le tarif horaire. Entrez alors le prix de l'heure facturée dans le champ Montant
• Le tarif par action permet de déclencher une facturation une fois qu'un certain rendez-vous a été validé (le diag 360 de la prestation pôle emploi PES par exemple). Les actions de la prestation liée se déploient alors. Entrez les tarifs de CHAQUE action.
• La tarification sur devis ne s'utilise plus. Si vous réalisez un devis, dans le groupe ou le dossier, c'est le montant de ce devis qui "l'emportera", même si une autre convention a été renseignée.

L'échéancier de facturation

L'échéancier de facturation permet de renseigner des règles de facturation simples ou complexes. Par exemple, vous pouvez déclencher une facturation à la fin de la prestation (100 % quand le dossier passera à l'état terminé) mais aussi déclencher une échéance de facturation de 35 % en plein parcours, quand une action aura été validée, si et seulement si un type de livrable est présent dans le dossier du bénéficiaire... L'échéancier permet aussi de déclencher les échéances en cas d'abandon ou de sortie anticipée.

Deux champs doivent être renseignés (avec les valeurs qui correspondent) :

• Ce que l'on veut facturer (un pourcentage, un forfait etc...) dans le champ Facturer
• Le déclenchement de la facturation dans le champ Déclenchement

Un champ est facultatif :

• La condition du déclenchement (si elle existe) dans le champ Condition (avec les valeurs correspondantes).

Pour plus de détails, consultez la documentation sur le paramétrage de l'échéancier de facturation.

Pour prendre en main l'échéancier, il existe aussi un tuto