Bien démarrer en tant qu'Administrateur ⚙️
En tant qu'administrateur, vous configurez téo pour qu'il corresponde aux besoins de votre structure. Ce guide vous présente les paramétrages essentiels.
Vos responsabilités
Étape 1 : Créer des utilisateurs
Créer le compte utilisateur
- Menu Administration > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur
- Renseignez Nom, Prénom et e-mail
- Assignez une Équipe
- Cliquez sur Enregistrer
La fiche personne est créée automatiquement dans l'annuaire (profil Utilisateur téo).
Activer le compte
- Vérifiez que l'e-mail et une Équipe sont renseignés
- Cochez J'accepte les conditions de facturation
- Cliquez sur Envoyer le mail de création de mot de passe
- L'utilisateur reçoit un email avec un lien pour définir son mot de passe
Le mot de passe n'est jamais défini par l'administrateur. L'utilisateur le crée lui-même.
Configurer les droits
Les droits viennent d'abord de l'Équipe. Pour un cas particulier, ouvrez la fiche, puis Droits utilisateur (interrupteurs rouges = équipe, les autres = individuels) et Droits sur les agendas.
→ Détail : Utilisateurs
Étape 2 : Créer des équipes
Les équipes permettent de définir des droits communs :
- Menu Administration > Utilisateurs & droits > Équipes
- Cliquez sur Nouvelle équipe
- Saisissez le Nom de l'équipe (ex. « Conseillers », « Gestionnaires »)
- Activez Gérer les droits, puis définissez les permissions dans l'onglet Droits de l'équipe
- Cliquez sur Enregistrer
Pour affecter un utilisateur à une équipe, ouvrez sa fiche ou Droits utilisateur, puis choisissez l'Équipe. Il hérite des droits de l'équipe, complétés le cas échéant par des droits individuels.
Voir Équipes.
Étape 3 : Paramétrer les prestations
Les prestations définissent vos types d'accompagnement (bilan, formation, coaching...).
Créer une prestation
- Menu Administration > Production > Prestations
- Cliquez sur Nouvelle prestation
- Remplissez les informations de base :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Libellé de la prestation |
| Code | Identifiant court |
| Famille | Catégorie (formation, conseil...) |
| Durée prévisionnelle | Durée standard |
| Tarif par défaut | Prix unitaire |
Configurer le parcours
Le menu Parcours définit les étapes de l'accompagnement :
- Ouvrez la prestation, puis cliquez sur Parcours
- Cliquez sur Créer une action
- Sélectionnez une action existante ou cliquez à nouveau sur Créer une action pour en créer une nouvelle
- Pour chaque action, définissez notamment :
- le Nom, le Code et le Type
- si elle s'applique au Bénéficiaire et/ou au Conseiller
- si elle est Facturable, Hors parcours, etc.
- l'ordre et, si besoin, Séance obligatoire et les délais
Définir les pièces obligatoires
- Menu Options > Pièces de la prestation
- Cochez les documents requis (CV, Attestation, Justificatif...)
- Ces pièces seront contrôlées lors de la facturation
Lier une activité flo
Pour que les dossiers de cette prestation aient accès à un formulaire flo :
- Champ Activité flo
- Sélectionnez le processus dans la liste
- Tous les dossiers créés avec cette prestation auront le bouton flo
Étape 4 : Configurer les tarifications
Menu : Administration > Production > Tarification
- Nouvelle tarification
- Onglet Description : Nom, éventuellement une Prestation, Date début / Date fin
- Onglet Facturation : Ajouter un financeur
- Onglet Échéancier : Ajouter un tarif, puis Ajouter une échéance
Les tarifs au catalogue (paliers de quantité d'un devis), distincts de ces marchés, se règlent sur les produits.
Étape 5 : Créer des modèles de documents
Les modèles permettent de générer des documents personnalisés (attestations, convocations, bilans...).
Créer un modèle
- Menu Administration > Documents & messages > Documents (téo edit)
- Cliquez sur Ajouter un modèle
- Renseignez le Nom du modèle et la Catégorie
- Si le champ apparaît, associez éventuellement des Prestations (laissez vide pour toutes)
- Choisissez un fichier ODT (PDF) ou DOCX (Word), puis activez Document modifiable (Word) si besoin
- Cliquez sur Enregistrer
Détails : Modèles de documents.
Utiliser les variables
Dans votre fichier ODT ou DOCX, insérez des marqueurs qui seront remplacés par les vraies données :
| Variable | Donnée insérée | Documentation |
|---|---|---|
{d.benef.nom} | Nom du bénéficiaire | Marqueurs Bénéficiaire |
{d.benef.prenom} | Prénom du bénéficiaire | Marqueurs Bénéficiaire |
{d.dossier.prestation} | Nom de la prestation | Marqueurs Dossier |
{d.conseiller.nom} | Nom du conseiller | Marqueurs Conseiller |
{d.form.xxx} | Données du formulaire flo | Activité flo |
Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.benef.nom} et non {benef.nom}).
Consultez la référence des marqueurs pour tous les détails par catégorie. Le bouton Marqueurs de la page Documents (téo edit) ouvre aussi la liste des marqueurs.
Vérifier un modèle
- Dans la liste Documents (téo edit), cliquez sur Aperçu pour un rendu avec des données d'exemple
- Pour un rendu avec des données réelles, générez le document depuis l'emplacement correspondant à la Catégorie (dossier, facture, société…)
Étape 6 : Gérer les contenus et listes
Tables de référence
Les listes déroulantes (civilités, motifs d'absence, origines...) sont personnalisables :
- Menu Administration > Contenus > Listes déroulantes
- Sélectionnez la liste à modifier
- Ajoutez ou modifiez les valeurs
Centres, lieux et salles
- Menu Administration > Contenus > Centres & lieux
- Ajouter un centre, puis Enregistrer
- Sur le bloc du centre : Ajouter un lieu (nom Lieu, Centre obligatoire)
- Sur un lieu existant : Salles pour les salles de ce lieu
Le n° de Tva intracommunautaire et le Préfixe de facture sont sur la fiche complète du centre (Ajouter un centre, ou Modifier puis Ouvrir). Le badge Activé / Désactivé est sur le volet Modifier.
Étape 7 : Configurer les automatisations
Automatisez l'envoi de messages selon des déclencheurs :
- Menu Administration > Documents & messages > Automatisation
- Cliquez sur Nouvelle règle
- Définissez :
| Paramètre | Options |
|---|---|
| Déclencheur | X jours avant/après séance, début/fin dossier |
| Action | Envoyer email, SMS ou questionnaire |
| Modèle | Le message à envoyer |
| Filtres | Pour quelles prestations, états... |
- Activez la règle
Étape 8 : Conformité RGPD
Menu : Administration > Contrôles des données > RGPD
Simulez, puis confirmez, la suppression des dossiers jusqu'à une date, et des fiches annuaire sans dossier. Il n'y a pas de durée de conservation à paramétrer ni d'anonymisation.
→ RGPD
Les accès rapides admin
| Configuration | Accès |
|---|---|
| Utilisateurs | Administration > Utilisateurs & droits > Utilisateurs |
| Équipes | Administration > Utilisateurs & droits > Équipes |
| Prestations | Administration > Production > Prestations |
| Tarification | Administration > Production > Tarification |
| Modèles de documents | Administration > Documents & messages > Documents (téo edit) |
| Modèles de messages | Administration > Documents & messages > Messages |
| Listes déroulantes | Administration > Contenus > Listes déroulantes |
| Centres & lieux | Administration > Contenus > Centres & lieux |
| Étiquettes | Administration > Contenus > Étiquettes |
| Paramètres globaux | Administration > Paramètres généraux > Installation |
| Paramètres comptables | Administration > Paramètres généraux > Comptabilité · ou Facturation > Paramétrage > Paramètres comptables |
| Automatisations | Administration > Documents & messages > Automatisation |
| Requêteur | Administration > Contrôles des données > Requêteur |
| RGPD | Administration > Contrôles des données > RGPD |
Communiquer avec votre équipe
Pour diffuser une annonce interne (nouvelle procédure, réunion, changement de paramétrage…), utilisez le volet Les infos depuis l'icône 📰 du bandeau :
- Ouvrez le volet Les infos
- Cliquez sur + Ajouter
- Rédigez un titre et un contenu (éditeur enrichi)
- Publiez : l'info apparaît immédiatement chez tous vos collaborateurs, et la modale d'accueil la leur présentera à leur prochaine connexion.
Les administrateurs peuvent publier des infos sans configuration particulière. Pour qu'un collaborateur puisse publier (par exemple un référent qualité ou RH), activez le droit « Création d'informations » sur son équipe (→ Équipes).
→ En savoir plus sur les infos internes
Accéder aux applications compagnons
Depuis le menu Admin, vous pouvez configurer les applications liées :
| Application | Accès | Usage |
|---|---|---|
| Activités flo | Admin > Production > Activités | Gérer les formulaires |
| téo rdv | Admin > Applications > téo rdv | Configurer la prise de RDV en ligne |
| Pennylane PA | Administration > Facturation > Pennylane PA | Factures électroniques B2B (détail) |
| Émargement électronique | Administration > Production > Prestations > Parcours (ou Actions seules) ; Administration > Documents & messages > Messages | Cases Émargement électronique de l'action, et le modèle d'email de demande |
Pour aller plus loin
- Gérer les utilisateurs
- Configurer les prestations
- Les tarifications et marchés
- Les connecteurs externes
- Paramètres globaux
- Paramètres comptables
- Conformité RGPD
Votre téo est maintenant configuré pour votre structure ! N'hésitez pas à ajuster les paramètres au fil du temps. 🔧
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