Bien démarrer en tant qu'Administrateur ⚙️

En tant qu'administrateur, vous configurez téo pour qu'il corresponde aux besoins de votre structure. Ce guide vous présente les paramétrages essentiels.

Vos responsabilités

Étape 1 : Créer des utilisateurs

Prérequis : la fiche personne

Chaque utilisateur doit d'abord avoir une fiche personne avec le profil "Personnel" :

1. Menu Annuaire > Nouvelle personne
2. Remplissez nom, prénom, email
3. Cochez le profil Personnel
4. Enregistrez

Créer le compte utilisateur

1. Menu Admin > Utilisateurs
2. Cliquez sur Nouveau
3. Liez à la fiche personne créée
4. L'email de la fiche devient le login
5. Enregistrez

Mot de passe

Un email est envoyé automatiquement à l'utilisateur avec un lien pour créer son mot de passe.

Configurer les droits

Pour chaque utilisateur :

1. Ouvrez sa fiche utilisateur

2. Onglet Droits

3. Cochez les modules accessibles :

   • Dossiers : accès aux dossiers
   • Compta : facturation et règlements
   • Pilotage : statistiques
   • Admin : configuration (réservé aux admins)

4. Onglet Agenda

5. Définissez quels agendas il peut voir/modifier

Étape 2 : Créer des groupes d'utilisateurs

Les groupes permettent de définir des droits communs :

1. Menu Admin > Groupes
2. Cliquez sur Nouveau
3. Nommez le groupe (ex: "Conseillers", "Gestionnaires")
4. Définissez les droits du groupe
5. Enregistrez

Pour affecter un utilisateur à un groupe :

• Depuis l'utilisateur : sélectionnez le groupe
• L'utilisateur hérite des droits du groupe + ses droits individuels

Étape 3 : Paramétrer les prestations

Les prestations définissent vos types d'accompagnement (bilan, formation, coaching...).

Créer une prestation

1. Menu Admin > Prestations
2. Cliquez sur Nouvelle
3. Remplissez les informations de base :

Champ	Description
Nom	Libellé de la prestation
Code	Identifiant court
Famille	Catégorie (formation, conseil...)
Durée prévisionnelle	Durée standard
Tarif par défaut	Prix unitaire

Configurer le déroulé

Le déroulé définit les étapes de l'accompagnement :

1. Onglet Déroulé
2. Ajoutez les actions dans l'ordre (Accueil, Diagnostic, Synthèse...)
3. Pour chaque action, définissez :
   • Durée prévisionnelle
   • Si elle est facturable
   • Si elle compte comme heure conseiller/bénéficiaire

Définir les pièces obligatoires

1. Onglet Pièces
2. Cochez les documents requis (CV, Attestation, Justificatif...)
3. Ces pièces seront contrôlées lors de la facturation

Lier une activité flo

Pour que les dossiers de cette prestation aient accès à un formulaire flo :

1. Champ Activité flo
2. Sélectionnez le processus dans la liste
3. Tous les dossiers créés avec cette prestation auront le bouton flo

Étape 4 : Configurer les tarifications

Les tarifications (ou marchés) définissent les contrats avec vos financeurs.

Créer une tarification

1. Menu Admin > Tarifications
2. Cliquez sur Nouvelle
3. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Intitulé du marché
Financeur	L'organisme qui finance
Dates	Période de validité
Montant commandé	Enveloppe budgétaire

Associer des prestations

1. Onglet Prestations
2. Cochez les prestations couvertes par ce marché

Configurer la facturation

1. Onglet Facturation
2. Définissez les règles :
   • Mode : forfait, à l'heure, à l'action
   • Client facturable : qui reçoit la facture
   • Échéancier : quand facturer (acompte, mensuel, fin de prestation...)

Étape 5 : Créer des modèles de documents

Les modèles permettent de générer des documents personnalisés (attestations, convocations, bilans...).

Créer un modèle

1. Menu Admin > Documents > Modèles
2. Cliquez sur Nouveau
3. Uploadez un fichier Word ou Excel
4. Définissez le nom et la catégorie
5. Associez aux prestations concernées

Utiliser les variables

Dans votre document Word/Excel, insérez des balises qui seront remplacées par les vraies données :

Variable	Donnée insérée	Documentation
{d.benef.nom}	Nom du bénéficiaire	Marqueurs Bénéficiaire
{d.benef.prenom}	Prénom du bénéficiaire	Marqueurs Bénéficiaire
{d.dossier.prestation}	Nom de la prestation	Marqueurs Dossier
{d.conseiller.nom}	Nom du conseiller	Marqueurs Conseiller
{d.form.xxx}	Données du formulaire flo	Variables disponibles dans chaque modèle de formulaire

Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.benef.nom} et non {benef.nom}).

Consultez la documentation complète des marqueurs pour tous les détails par catégorie.

Tester un modèle

1. Bouton Tester
2. Sélectionnez un dossier existant
3. Visualisez le document généré avec les vraies données

Étape 6 : Gérer les contenus et listes

Tables de référence

Les listes déroulantes (civilités, motifs d'absence, origines...) sont personnalisables :

1. Menu Admin > Tables
2. Sélectionnez la table à modifier
3. Ajoutez, modifiez ou réordonnez les valeurs

Lieux et salles

1. Menu Admin > Lieux
2. Créez vos sites (adresse, ville)
3. Pour chaque site, ajoutez des salles (nom, capacité)

Étape 7 : Configurer les automatisations

Automatisez l'envoi de messages selon des déclencheurs :

1. Menu Admin > Automatisations
2. Cliquez sur Nouvelle règle
3. Définissez :

Paramètre	Options
Déclencheur	X jours avant/après séance, début/fin dossier
Action	Envoyer email, SMS ou questionnaire
Modèle	Le message à envoyer
Filtres	Pour quelles prestations, états...

4. Activez la règle

Étape 8 : Conformité RGPD

Configurez la purge des données personnelles :

1. Menu Admin > RGPD

2. Définissez les durées de conservation :

   • Dossiers terminés
   • Contacts inactifs
   • Documents

3. Visualisez les données à traiter

4. Anonymisez ou supprimez selon les cas

Les accès rapides admin

Configuration	Accès
Utilisateurs	Admin > Utilisateurs
Groupes	Admin > Groupes
Prestations	Admin > Prestations
Tarifications	Admin > Tarifications
Modèles de documents	Admin > Documents > Modèles
Modèles de messages	Admin > Messages
Tables de référence	Admin > Tables
Lieux et salles	Admin > Lieux
Automatisations	Admin > Automatisations
RGPD	Admin > RGPD

Accéder aux applications compagnons

Depuis le menu Admin, vous pouvez configurer les applications liées :

Application	Accès	Usage
Activités flo	Admin > Production > Activités	Gérer les formulaires
téo rdv	Admin > Applications > téo rdv	Configurer la prise de RDV en ligne
Signature électronique	Admin > Documents > Signature	Paramétrer l'émargement

Pour aller plus loin

• Gérer les utilisateurs
• Configurer les prestations
• Les tarifications et marchés
• Les connecteurs externes
• Conformité RGPD

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Votre téo est maintenant configuré pour votre structure ! N'hésitez pas à ajuster les paramètres au fil du temps. 🔧