Bien démarrer en tant que Gestionnaire 📋

En tant que gestionnaire, vous assurez le bon fonctionnement administratif : création des dossiers, suivi des pièces, facturation. Ce guide vous accompagne dans vos premières utilisations de téo.

Votre workflow typique

Étape 1 : Créer un nouveau dossier

Vérifier si la personne existe déjà

Avant de créer un dossier, vérifiez que le bénéficiaire n'existe pas déjà :

1. Menu Annuaire > Personnes
2. Recherchez par nom, prénom ou email
3. Si la personne existe, vous pourrez créer un dossier directement depuis sa fiche

Créer le dossier

1. Menu Dossiers > Nouveau dossier
2. Remplissez les informations :

Champ	Description
Bénéficiaire	Créez ou sélectionnez la personne
Prestation	Type d'accompagnement (bilan, formation...)
Tarification/Marché	Le contrat cadre qui finance cette prestation
Conseiller	Le référent qui suivra ce dossier
Dates de commande	Début et fin du bon de commande
Prescripteur	Qui a orienté cette personne (optionnel)

3. Cliquez sur Enregistrer

Recherche de doublons

Avant d'enregistrer, téo vérifie automatiquement si une personne similaire existe déjà. Cela évite de créer des doublons !

Configurer les financeurs

Si plusieurs organismes financent la prestation :

1. Dans le dossier, section Financeurs
2. Cliquez sur Ajouter financeur
3. Sélectionnez l'organisme et définissez sa quote-part (% ou montant)
4. Répétez pour chaque financeur

Étape 2 : Gérer les pièces et documents

Vérifier les pièces obligatoires

Chaque prestation peut exiger des documents (CV, attestation, justificatif...) :

1. Dans le dossier, menu > Pièces
2. Les pièces requises sont listées
3. Cochez celles qui ont été reçues
4. Les pièces manquantes apparaissent en rouge

Voir tous les dossiers avec pièces manquantes

Pour un suivi global :

1. Menu Dossiers > Pièces manquantes
2. Liste de tous les dossiers incomplets
3. Cliquez sur un dossier pour le compléter

Ajouter un document

1. Dans le dossier, menu > Documents (ou panneau latéral)
2. Cliquez sur Ajouter
3. Sélectionnez le fichier
4. Choisissez la catégorie (CV, Contrat, Attestation...)
5. Enregistrez

Étape 3 : Contrôler la qualité des dossiers

Les vues de contrôle

téo propose plusieurs vues pour repérer les anomalies :

Vue	Ce qu'elle montre	Accès
Dossiers incomplets	Données obligatoires manquantes	Dossiers > Contrôle > Incomplets
Dossiers hors délais	Séances dépassant les délais contractuels	Dossiers > Contrôle > Hors délais
Dossiers hors commande	Séances après fin du bon de commande	Dossiers > Contrôle > Hors commande
Pièces manquantes	Documents obligatoires non fournis	Dossiers > Pièces manquantes

Que faire en cas d'anomalie ?

1. Cliquez sur le dossier concerné
2. Identifiez le problème (données manquantes, dates incorrectes...)
3. Corrigez ou contactez le conseiller référent

Étape 4 : Créer un devis

Avant de facturer, vous pouvez créer un devis :

1. Depuis le dossier, menu > Devis > Nouveau devis
2. Vérifiez le client (payeur)
3. Ajoutez les lignes : prestation, quantité, prix unitaire
4. Cliquez sur Générer PDF pour visualiser
5. Envoyez par email si besoin

Transformer un devis accepté

Quand le client accepte :

1. Ouvrez le devis
2. Cliquez sur Marquer accepté
3. Les échéances de facturation sont créées automatiquement (si configuré)

Étape 5 : Facturer

Créer une facture depuis les échéances

C'est la méthode la plus simple :

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez par date, client ou tarification
3. Cochez les échéances à facturer
4. Cliquez sur Facturer
5. La facture est pré-remplie avec les bonnes informations

Créer une facture manuellement

1. Menu Compta > Nouvelle facture
2. Sélectionnez le client
3. Ajoutez les lignes
4. Vérifiez les montants (HT, TVA, TTC)
5. Générez le PDF et vérifiez
6. Cliquez sur Émettre pour verrouiller la facture

Facturation secteur public

Pour les clients publics, pensez à renseigner le n° d'engagement et le code service avant d'envoyer vers Chorus Pro.

Étape 6 : Enregistrer les règlements

Quand vous recevez un paiement :

1. Menu Compta > Nouveau règlement
2. Sélectionnez le client
3. Saisissez le montant, la date et le mode (chèque, virement...)
4. Lettrez avec la facture concernée (sélectionnez-la dans la liste)
5. Enregistrez

Voir les impayés

1. Menu Compta > Impayés
2. Liste des factures non réglées avec leur ancienneté
3. Cliquez sur un client pour voir le détail
4. Bouton Relancer pour envoyer un rappel

Étape 7 : Exporter vers la comptabilité

Pour transmettre les données à votre logiciel comptable :

1. Menu Compta > Export
2. Sélectionnez la période
3. Choisissez le format (CODA, SAGE, Quadratus, CSV...)
4. Cochez Factures et/ou Règlements
5. Cliquez sur Exporter
6. Téléchargez le fichier généré

Les raccourcis utiles

Action	Comment faire
Créer un dossier	Dossiers > Nouveau dossier
Voir les échéances à facturer	Compta > Échéances
Voir les impayés	Compta > Impayés
Exporter les factures	Compta > Export
Contrôler les dossiers	Dossiers > Contrôle

Pour aller plus loin

• Créer et modifier un dossier
• Gérer les documents
• La facturation en détail
• Les échéanciers
• Chorus Pro

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Vous avez maintenant les clés pour gérer efficacement vos dossiers et votre facturation ! 🗂️