Bien démarrer en tant que Gestionnaire 📋

En tant que gestionnaire, vous assurez le bon fonctionnement administratif : création des dossiers, suivi des pièces, facturation. Ce guide vous accompagne dans vos premières utilisations de téo.

Votre workflow typique

Étape 1 : Créer un nouveau dossier

Vérifier si la personne existe déjà

Avant de créer un dossier, vérifiez que le bénéficiaire n'existe pas déjà :

1. Menu Annuaire > Personnes
2. Recherchez par nom, prénom ou email
3. Si la personne existe, créez le dossier via Production > Dossiers > Nouveau dossier, puis Rechercher un bénéficiaire et Utiliser ce contact

Créer le dossier

1. Production > Dossiers, puis bouton Nouveau dossier
2. Remplissez les informations :

Champ	Description
Nom, prénom	Saisissez la personne, ou cliquez sur Rechercher un bénéficiaire pour Utiliser ce contact
Prestation	Type d'accompagnement (bilan, formation...)
Tarification/Marché	Le contrat cadre qui finance cette prestation
Conseiller	Le référent qui suivra ce dossier
Dates de commande	Début et fin du bon de commande
Prescripteur	Qui a orienté cette personne (optionnel)

3. Cliquez sur Enregistrer

Recherche de doublons

Avant d'enregistrer, téo vérifie automatiquement si une personne similaire existe déjà. Cela évite de créer des doublons !

Configurer les financeurs

Si plusieurs organismes financent la prestation :

1. Dans le dossier, menu Devis & Factures > Factures
2. Cliquez sur Ajouter un financeur
3. Choisissez l'organisme ou activez l'interrupteur Bénéficiaire, puis définissez la quote-part
4. Répétez pour chaque financeur

→ Ajouter des financeurs

Étape 2 : Gérer les pièces et documents

Vérifier les pièces obligatoires

Chaque prestation peut exiger des documents (CV, attestation, justificatif...) :

1. Dans le dossier, Contrôle > Pièces du dossier
2. Les pièces requises sont listées
3. Cochez celles qui ont été reçues

Voir tous les dossiers avec pièces manquantes

1. Production > Contrôle > Pièces manquantes
2. Ouvrez le dossier, puis Contrôle > Pièces du dossier

Les données manquantes (champs du dossier) sont une autre vue : Production > Contrôle > Dossiers incomplets.

→ Contrôle qualité

Ajouter un document

1. Dans le dossier, menu > Documents (ou panneau latéral)
2. Cliquez sur Ajouter un document
3. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (ajoutés immédiatement, chacun de moins de 15 Mo)

Étape 3 : Contrôler la qualité des dossiers

Les vues de contrôle

téo propose plusieurs vues pour repérer les anomalies :

Vue	Ce qu'elle montre	Accès
Dossiers incomplets	Données obligatoires manquantes	Production > Contrôle > Dossiers incomplets
Dossiers hors délais	Séances dépassant les délais contractuels	Production > Contrôle > Dossiers hors délais
Commandes dépassées	Séances après fin du bon de commande	Production > Contrôle > Commandes dépassées
Pièces manquantes	Documents obligatoires non fournis	Production > Contrôle > Pièces manquantes

Que faire en cas d'anomalie ?

1. Cliquez sur le dossier concerné
2. Identifiez le problème (données manquantes, dates incorrectes...)
3. Corrigez ou contactez le conseiller référent

Étape 4 : Créer un devis

Avant de facturer, vous pouvez créer un devis :

1. Depuis le dossier, menu > Devis > Nouveau devis
2. Vérifiez le client (payeur)
3. Ajoutez les lignes via Ajouter une ligne : produit, prestation et tarification, ou ligne libre (libellé, prix unitaire HT, quantité)
4. Cliquez sur Générer PDF pour visualiser
5. Envoyez par email si besoin

Transformer un devis accepté

Quand le client accepte :

1. Ouvrez le devis
2. Cliquez sur Marquer accepté
3. Les échéances de facturation sont créées automatiquement (si configuré)

Étape 5 : Facturer

Créer une facture depuis les échéances

C'est la méthode la plus simple :

1. Menu Facturation > Échéances à facturer
2. Filtrez par Date, Tarification ou Gestionnaire
3. Cochez les échéances à facturer
4. Cliquez sur Facture individuelle ou Facture groupée

→ Échéanciers

Créer une facture manuellement

1. Menu Facturation > Factures, ou depuis un dossier Devis & Factures > Factures
2. Cliquez sur Nouvelle facture
3. Sélectionnez le client, ajoutez les lignes, vérifiez les montants
4. Enregistrez, puis générez le PDF

→ Factures

Facturation secteur public

Pour les clients publics, réglez le Canal de facturation électronique sur Chorus Pro (secteur public), complétez les Conditions de facturation (régime de TVA, mode de règlement, référence d'engagement si besoin), contrôlez la facture, puis envoyez depuis Facturation > Exports > Chorus Pro.

Facturation électronique B2B

Pour les clients privés, réglez le Canal de facturation électronique sur B2B — Pennylane. Un Superadministrateur active d’abord Pennylane PA. Ensuite : PDF, facture contrôlée, Envoyer.

→ Pennylane PA

Étape 6 : Enregistrer les règlements

Quand vous recevez un paiement :

1. Menu Facturation > Règlements
2. Enregistrez le règlement (client, montant, date, mode)
3. Lettrez-le avec la facture concernée

Voir les factures non réglées

1. Menu Facturation > Contrôle > Factures non réglées
2. La liste est regroupée par client, avec le retard et le délai

→ Règlements

Étape 7 : Exporter vers la comptabilité

1. Menu Facturation > Exports > Exports comptables
2. Sélectionnez la période et les pièces à exporter
3. Cliquez sur Exporter et téléchargez le fichier

→ Exports comptables

Les raccourcis utiles

Action	Comment faire
Créer un dossier	Production > Dossiers > Nouveau dossier
Voir les échéances à facturer	Facturation > Échéances à facturer
Voir les factures non réglées	Facturation > Contrôle > Factures non réglées
Exporter les factures	Facturation > Exports > Exports comptables
Contrôler les dossiers	Production > Contrôle

Pour aller plus loin

• Créer et modifier un dossier
• Gérer les documents
• La facturation en détail
• Les échéanciers
• Chorus Pro
• Pennylane PA

---

Vous avez maintenant les clés pour gérer efficacement vos dossiers et votre facturation ! 🗂️