Relance des bénéficiaires
Véritable outil de téléprospection, l'écran de relance propose toute une palette de fonctionnalités destinée à faciliter et à rendre plus efficace la gestion de l'avant-vente.
Si vous préférez la version animée, un tuto sympa est ici
Trois écrans pour trois situations
Les relances s'organisent en trois listes distinctes accessibles simplement en cliquant sur la situation correspondante : sans rendez-vous, non-venus, déjà venus.
Les sans rendez-vous sont les nouveaux inscrits pour lesquels aucune séance n'a été programmée. Cette liste peut être prise en charge par une équipe commerciale dont l'objectif est de positionner le bénéficiaire sur un rendez-vous.
Les bénéficiaires disparaissent de la liste sans rendez-vous dès qu'un rendez-vous est pris ou que le dossier change d'état (sans-suite ou refusé).
Les non-venus sont les bénéficiaires qui étaient convoqués et dont le premier rendez-vous est passé en absence. Cette liste peut être traitée par l'équipe commerciale, seul contact connu du bénéficiaire.
Les déjà venus sont les bénéficiaires ayant honoré leur premier rendez-vous mais qui n'ont pas encore pris la décision de poursuivre la démarche.
Les déjà venus sortent de la liste dès lors qu'ils sont positionnés sur un rendez-vous dit non masqué dans le planning. Pour en savoir plus sur cette notion, se référer à l'aide sur le paramétrage des actions.
Affichage & fonctionnalités
Cet article décrit une ligne complète de relance.
Ne pas relancer
La première colonne affiche un picto sens-interdit sur lequel un clic permet de passer le bénéficiaire en ne pas relancer. Ceci est alors inscrit dans sa fiche annuaire et permet d'éviter les contacts inutiles.
Données du dossier
Quelques données du dossier bénéficiaire s'affichent dans la première colonne à des fins de contrôle :
- Nom et prénom
- Prestation si connue
- Lieu si connu
- Ville du bénéficiaire
Notons qu'un clic sur le nom du bénéficiaire ouvre son dossier.
Date & positionnement
La date qui s'affiche au-dessus des pictogrammes dépend de la situation :
| Situation | Date |
|---|---|
| Sans rendez-vous | Création du dossier |
| Non-venus | Date du rendez-vous en absence |
| Déjà venus | Date du rendez-vous honoré |
Il existe deux manières de positionner un bénéficiaire, autrement dit, de lui donner un rendez-vous :
- En cliquant sur le picto prendre un rendez-vous. Dans ce cas, l'utilisateur est renvoyé vers l'agenda où il peut utiliser les écrans mis à sa disposition pour créer une séance
- En cliquant sur le picto disponibilités qui ouvre la liste des primo rendez-vous. Il suffit alors de sélectionner un rendez-vous, d'en changer le cas échéant la modalité (type de contact) puis de valider. Notons que le picto des disponibilité se colore en vert (sur fond blanc) ou jaune (sur fond vert) lorsque des primos rendez-vous existent pour le dossier.
Les primos rendez-vous sont automatiquement filtrés par prestation et/ou lieu si ces éléments sont présents dans le dossier. Si aucun PRDV ne correspond à ces critères, cliquez sur Réinitialiser pour les afficher tous.
Contacts
Le bénéficiaire peut être contacté d'un simple clic :
- Par e-mail, en cliquant sur le picto enveloppe qui ouvre l'outil d'envoi des e-mails types
- Par SMS, en cliquant sur le picto bulle qui ouvre l'outil d'envoi des SMS types
- Par téléphone en cliquant sur le numéro souhaité (mobile, fixe personnel, fixe professionnel).
Les SMS et la téléphonie IP étant optionnels, ces fonctionnalités ne sont pas forcément disponibles dans votre TéO.
Compteurs de relances
Deux colonnes donnent des indications sur les relances effectuées :
- La première affiche, en orange sur fond blanc ou blanc sur fond coloré, le chiffre du nombre de relances effectuées
- La seconde affiche le nombre de jours passés depuis la dernière relance.
Saisir une relance
Les relances permettent d'historiser la relation avec le bénéficiaire prospect. Leur bonne utilisation permet non seulement au commercial de reprendre aisément le fil de la relation avec le prospect mais également de mesurer la pression commerciale.
Il existe plusieurs manières de saisir une relance :
| Contact et/ou note | Date de relance | Lier note et relance | Résultat obtenu |
|---|---|---|---|
| OUI | NON | - | Création d'une ligne "relancé" à la date courante |
| NON | OUI | - | Création d'une ligne "à relancer" |
| OUI | OUI | OUI | Création d'une ligne "à relancer" avec contact et note |
| OUI | OUI | NON | Création de deux lignes, l'une "relancé" l'autre "à relancer" |
Dès lors qu'une relance est enregistrée, la couleur de fond de la ligne change :
- Gris : relance effectuée ce jour
- Vert : bénéficiaire à relancer (échéance lointaine)
- Orange : bénéficiaire à relancer (échéance proche)
- Rouge : bénéficiaire à relancer (en retard)
Sortie infructueuse
Deux raisons peuvent amener le commercial à décider la sortie infructueuse du bénéficiaire :
- Il a eu un retour du bénéficiaire lui indiquant qu'il n'était pas intéressé. Dans ce cas, il change l'état du dossier en Refusé puis il ajoute un motif de refus à des fins de statistiques
- Il a effectué suffisamment de relances non abouties. Dans ce cas, il passe le dossier en Sans-suite
Affectation
La dernière colonne affiche un pictogramme qui indique si le bénéficiaire est affecté ou non à un commercial.
Lorsque le picto est vert, cela signifie que le bénéficiaires est disponible pour affectation. Le commercial peut alors, d'un simple clic sur ce picto, s'affecter ce contact.
Lorsque le picto est rouge, le bénéficiaire est déjà affecté et le nom du commercial en charge de le relancer s'affiche en approchant la souris.
Statistiques
L'utilisation des relances permet d'obtenir des statistiques telles que le chiffre d'affaires vendu (voir l'aide sur les statistiques commerciales).
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