Créer un groupe

Le groupe permet de gérer, planifier et facturer une prestation, un service ou une formation avec ou sans dossiers individuels à l'intérieur.

Qu'est-ce qu'un groupe téo ?

Quelques exemples d'utilisation d'un groupe :

• Une formation (individuelle ou en entreprise)
• Une mission de recrutement pour une entreprise où il existe des actions préalables (par exemple l'analyse, la rédaction de l'annonce de recrutement etc...) jusqu'au suivi individuel des candidats.
• Une mission de conseil auprès d'une entreprise

Créer un groupe se fait depuis le module production, l'écran Nouveau Groupe.

Le groupe contient toutes les informations s'y rapportant :

• les membres
• les séances
• les documents
• le devis, la facturation et les règlements
• les notes
• les statistiques complémentaires inhérentes à la prestation, le cas échéant
• l'historique des e-mails, sms envoyés

Groupe ou collectif ?

Créer un groupe a un intérêt si l'on veut suivre le groupe pour des raisons de planification ou de facturation sur un ensemble de séances. Il est également possible de créer des "collectifs" en y associant ponctuellement, sur une seule séance par exemple, des dossiers individuels. Les dossiers ne sont alors liés entre eux qu'à cette séance là.

Ajouter des membres au groupe

Rattacher des dossiers individuels se fait depuis la fonctionnalité Ajouter un membre en bas à droite du groupe. Aller chercher les dossiers en cliquant sur le libellé Nom. Il est conseillé de créer d'abord les dossiers individuels.

Il est possible d'ajouter autant de dossiers individuels que l'on veut. Ils héritent alors de la planification du groupe. Si leur planification varie de celle du groupe, il est possible de le préciser à téo depuis l'écran Planificateur du groupe.

Attention, la prestation reliée au groupe ne doit pas être paramétrée comme étant à "Gérer uniquement en groupe" (case dans le paramétrage). Si cette case est cochée, les champs et écrans reliés aux dossiers individuels n'apparaîtront pas.

Envoyer des mails depuis le groupe

• Un premier outil d'envoi de mails permet d'envoyer des courriels à n'importe quelle personne liée au groupe. Il est accessible depuis les données principales. Les modèles de mails proposés sont ceux liés au groupe dans l'admin.
• Un deuxième outil permet d'envoyer un mail groupé à tous les membres du groupe en même temps. Les modèles de mails proposés sont, cette fois, liés au dossier individuel. Vous trouvez cette fonctionnalité email dans la zone Membres du groupe.

Paramétrer vos modèles de mails vous permet de gagner un temps précieux.

Le groupe sans dossier individuel

Il est possible de se servir du groupe sans personne à l'intérieur (pour une mission de conseil par exemple).

Il est alors recommandé de choisir une prestation gérée seulement en groupe (case Gérer uniquement en groupe cochée dans le paramétrage de la prestation). Ainsi, les écrans concernant la gestion des dossiers individuels n'apparaîtront pas dans les écrans de contrôle du groupe.

La facturation du groupe

Les échéances de facturation du groupe apparaissent dans l'écran Comptabilité du groupe. Attention, n'oubliez pas d'indiquer le financeur dans le groupe.

Convention et facturation de groupe

Dans un groupe, il est possible de facturer le groupe ou les dossiers individuels à l'intérieur. Pour cela il est nécessaire de choisir la bonne convention (une convention de groupe ou une convention individuelle). Pour celà, posez-vous la question : à la fin, qu'est ce que je veux facturer : le dossier individuel ou le groupe ? Ces conventions se paramètrent dans l'admin. de téo

Voir comment téo gère les états du groupe et les états des dossiers individuels

Supprimer un groupe

• Aucun bénéficiaire ne doit être rattaché au groupe
• Les séances doivent être supprimées
• Etre un super admin (droits correspondant à la suppression)