Dossiers groupes 👥

Un dossier groupe permet de gérer une session collective : formation, atelier, accompagnement de groupe... Plusieurs bénéficiaires suivent le même parcours ensemble.

Qu'est-ce qu'un dossier groupe ?

Dossier individuel	Dossier groupe
1 bénéficiaire	Plusieurs bénéficiaires
1 parcours personnel	1 parcours commun
Séances individuelles	Séances collectives

Un groupe contient des dossiers individuels rattachés. Chaque participant a son propre dossier, mais ils partagent les séances du groupe.

Créer un groupe

Accès

Le formulaire de création de groupe est accessible depuis le bouton Nouveau groupe sur la page de recherche de groupes (Dossiers > Groupes). Il n'y a pas d'entrée "Nouveau groupe" dans le menu latéral.

Informations à renseigner

Lors de la création ou de la modification d'un groupe, vous renseignez les informations suivantes :

Champ	Description
Nom du groupe	Intitulé de la session (ex: "Bilan Mars 2024")
Prestation	Type d'accompagnement. Voir Prestations.
Conseiller	Animateur principal du groupe.
Dates	Dates de début et de fin prévisionnelles de la session.
Nombre de places	Capacité maximale du groupe.
Nombre de places minimal	Nombre minimal de participants requis pour la session.
Modalité de formation	Précise le mode de formation (présentiel, distanciel, mixte...).
Tarification	Marché ou contrat cadre auquel le groupe est rattaché. Voir Tarifications et marchés.
Sous-traitant	Organisme sous-traitant pour cette session de groupe, si applicable.
Donneur d'ordre / Prescripteur	Organisme ou personne à l'origine de la demande ou de la prescription.

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le groupe est créé avec un numéro unique.

Ajouter des participants

Voir la liste des participants

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Accédez à la section Dossiers (ou Participants).
3. La liste des participants actuels s'affiche.

Créer un nouveau dossier dans le groupe

Pour un bénéficiaire qui n'a pas encore de dossier :

1. Cliquez sur Nouveau dossier
2. Créez la fiche personne du bénéficiaire et remplissez les informations du dossier
3. Cliquez sur Enregistrer

Par défaut, le bénéficiaire est automatiquement inscrit à toutes les séances déjà planifiées pour le groupe.

Ajouter sans hériter de la planification

Si vous ne souhaitez pas inscrire le bénéficiaire aux séances déjà planifiées, cliquez sur le bouton Ajouter sans rdv au lieu de "Enregistrer". Le dossier sera rattaché au groupe mais le bénéficiaire ne sera pas ajouté aux séances existantes.

Relier un dossier existant

Si le bénéficiaire a déjà un dossier individuel dans téo :

1. Cliquez sur Relier un dossier
2. Recherchez le bénéficiaire ou le dossier
3. Sélectionnez le(s) dossier(s) à rattacher

Le dossier est rattaché au groupe mais le bénéficiaire n'est pas ajouté aux séances déjà planifiées. Vous pouvez l'ajouter manuellement aux séances souhaitées si nécessaire.

Récapitulatif

Action	Bouton	Ajout aux séances existantes
Nouveau dossier	Enregistrer	Oui, automatiquement
Nouveau dossier	Ajouter sans rdv	Non
Dossier existant	Relier un dossier	Non

Retirer un participant

Dans la liste des participants d'un groupe, vous pouvez Détacher un dossier individuel. Le dossier individuel est alors dissocié du groupe, mais il n'est pas supprimé. Toutes les séances auxquelles le participant a pris part au sein du groupe restent enregistrées dans son dossier individuel.

Supprimer un groupe

Pour supprimer un dossier groupe, toutes les séances qui lui sont rattachées doivent être supprimées ou détachées du groupe. De même, tous les dossiers individuels des participants doivent être détachés du groupe.

Planifier les séances du groupe

Les séances d'un groupe sont des séances collectives.

Via la planification du groupe

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Accédez au menu Planification.
3. Sélectionnez les actions du déroulé pédagogique.
4. Définissez les dates, horaires, lieu et salle.
5. Les séances sont créées pour le groupe, avec le nombre de places défini.

Modifier en masse les séances planifiées

Depuis l'écran de planification du groupe, vous pouvez modifier le lieu et la salle de plusieurs séances à la fois :

1. Sélectionnez les séances à modifier
2. Choisissez le nouveau lieu et/ou la nouvelle salle
3. La liste des salles se met à jour dynamiquement selon le lieu choisi
4. Appliquez la modification

Chaque séance affiche le lieu et la salle attribués (ou "Pas de lieu" / "Pas de salle" si non renseignés).

Via l'agenda

1. Dans l'agenda, créez une nouvelle séance.
2. Associez-la au dossier groupe (au lieu d'un dossier individuel).
3. Définissez le nombre de places disponibles pour cette séance.

Pour plus de détails sur la création de séances, consultez Créer et modifier des séances.

Voir les séances du groupe

Dans le dossier groupe, accédez à la section Séances pour consulter la liste de toutes les séances de la session.

Participants aux séances

Gérer la présence aux séances

Par défaut, tous les membres du groupe sont considérés comme participants aux séances collectives. Pour personnaliser la liste des présents ou marquer des absences :

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Dans la section Participants, cochez ou décochez les personnes présentes.
3. Vous pouvez également indiquer un motif d'absence si nécessaire.

Suivre les inscrits et les places

Pour les séances collectives, téo affiche le nombre de places prévues et le nombre de participants réellement inscrits. Cela vous permet de suivre l'occupation des sessions.

Voir les places disponibles

Pour les séances collectives avec un nombre de places limité, vous pouvez consulter les places restantes :

1. Accédez à l'Agenda.
2. Utilisez la vue Places disponibles (si configurée).
3. Cette vue liste les séances collectives et indique le nombre de places restantes, ce qui est utile pour la prise de rendez-vous en ligne via téo rdv. Pour en savoir plus sur la prise de rendez-vous en ligne, consultez téo rdv.

Facturation du groupe

La facturation des dossiers groupes peut être gérée de différentes manières :

Options de facturation

• Par participant : Une facture est générée pour chaque bénéficiaire du groupe.
• Globale : Une facture unique est émise pour l'ensemble du groupe.
• Par financeur : Des factures sont générées pour chaque organisme financeur impliqué dans le groupe.

Calcul du montant prévisionnel

Le montant prévisionnel d'un groupe est calculé en priorité à partir des devis rattachés. S'il n'y a pas de devis retenu, le calcul se base sur la tarification et les prestations définies pour le groupe.

Accéder à la facturation

Dans le dossier groupe, accédez à la section Comptabilité pour consulter l'échéancier et les factures du groupe. Pour plus de détails sur la facturation, consultez Devis et Échéanciers.

Documents du groupe

Générer des documents

Vous pouvez générer des documents spécifiques au groupe à l'aide de modèles. Ces documents peuvent inclure :

• Les informations générales du groupe (nom, dates, animateur).
• La liste des participants.
• Le planning des séances.
• Des documents d'émargement collectif.

Générer un émargement collectif

L'émargement collectif (feuille de présence avec tous les bénéficiaires du groupe) est accessible uniquement depuis le dossier groupe, pas depuis l'agenda.

Procédure :

1. Ouvrez le dossier groupe
2. Accédez à la section Séances
3. Cliquez sur la séance concernée (elle s'ouvre en fenêtre modale)
4. Cliquez sur le bouton Document (icône fichier) dans la barre d'actions
5. Sélectionnez le modèle d'émargement collectif
6. Le document est généré avec la liste de tous les participants du groupe

Pas disponible depuis l'agenda

Le bouton Document n'apparaît pas quand vous ouvrez une séance directement depuis l'agenda. Vous devez obligatoirement passer par le dossier groupe > Séances pour accéder aux modèles d'émargement collectif.

Séances avec plusieurs dossiers individuels ≠ groupe

Si vous avez inscrit plusieurs bénéficiaires à une même séance sans passer par un dossier groupe, vous n'aurez pas accès à l'émargement collectif. Pour en bénéficier, créez un dossier groupe et rattachez-y les dossiers individuels.

Documents individuels

Chaque participant conserve également la possibilité d'avoir des documents spécifiques à son dossier individuel.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Nommez clairement vos groupes	Facilite la recherche et l'identification des sessions.
Définissez le nombre de places	Permet de contrôler la capacité d'accueil et d'éviter le surbooking.
Vérifiez les participants avant les séances	Assure un émargement précis et une bonne gestion des présences.
Utilisez la planification du groupe	Pour créer toutes les séances d'une session collective en une seule fois et gagner du temps.
Renseignez la modalité de formation	Pour une meilleure traçabilité et conformité des parcours.

Cas particuliers

Participant qui quitte le groupe

Si un participant quitte le groupe en cours de session, vous pouvez Détacher son dossier individuel du groupe. Son dossier individuel conservera l'historique de toutes les séances auxquelles il a participé jusqu'à son départ. Les séances futures du groupe ne lui seront plus attribuées.

Participant qui rejoint en cours

Lorsqu'un nouveau participant est ajouté à un groupe existant via Nouveau dossier + Enregistrer, il est automatiquement inscrit à toutes les séances du groupe (y compris les séances passées).

Si vous souhaitez qu'il ne soit inscrit qu'aux séances à venir :

1. Utilisez le bouton Ajouter sans rdv lors de la création du dossier
2. Puis ajoutez-le manuellement aux séances souhaitées

Si vous rattachez un dossier existant via Relier un dossier, le participant n'est inscrit à aucune séance : ajoutez-le manuellement aux séances concernées.

Groupe avec plusieurs animateurs (co-animation)

Si une séance de groupe est animée par plusieurs conseillers (co-animation), téo permet de l'indiquer. Cela peut avoir un impact sur le calcul des temps passés et la valorisation des séances pour chaque intervenant.