Dossiers 📁
Le module Dossiers est le cœur de téo : il permet de suivre chaque accompagnement, de la création jusqu'à la clôture.
Qu'est-ce qu'un dossier ?
Un dossier représente un accompagnement d'un bénéficiaire. Il contient :
- Les informations du bénéficiaire
- La prestation réalisée (bilan, formation, coaching...)
- Le conseiller référent
- Les séances planifiées et réalisées
- Les documents et pièces
- L'historique complet
Types de dossiers
| Type | Description |
|---|---|
| Dossier individuel | Un bénéficiaire, un accompagnement |
| Dossier groupe | Plusieurs bénéficiaires suivent la même formation/session |
Le cycle de vie d'un dossier
Les états d'un dossier
| État | Description | Ce qui déclenche le changement |
|---|---|---|
| Prévisionnel | Dossier créé, pas encore démarré | Création du dossier |
| Attente commande | En attente du bon de commande | Option "Commande obligatoire" dans la prestation |
| Non planifié | Dossier démarré mais sans RDV futur | Validation d'une séance hors parcours uniquement |
| En cours | Accompagnement actif | Validation d'une séance "dans le parcours" |
| Terminé | Accompagnement terminé | Changement manuel |
| Abandonné | Sortie anticipée | Changement manuel |
| Suspendu | Temporairement interrompu | Changement manuel |
| Facturé | Toutes les factures émises | Automatique après facturation |
| Soldé | Toutes les factures réglées | Automatique après paiement |
C'est la validation d'une séance "dans le parcours" qui fait passer le dossier en cours — pas la simple planification ! Vous pouvez planifier plusieurs RDV et rester en prévisionnel. Les séances hors parcours (RDV d'info, préparation...) ne déclenchent pas ce passage.
Accéder aux dossiers
- Cliquez sur Dossiers dans la barre de modules
- Le menu latéral propose :
- Recherche de dossiers
- Nouveau dossier
- Vues de suivi et contrôle
- Import
Fonctionnalités principales
Rechercher un dossier
Retrouvez rapidement un dossier par nom, numéro ou critères avancés.
Créer un dossier
Créez un nouveau dossier individuel ou rattachez un bénéficiaire à un groupe.
Suivre l'accompagnement
Consultez et validez les séances, suivez le temps réalisé.
Compléter l'activité flo
Remplissez le formulaire d'accompagnement dans flo.
Gérer les documents
Ajoutez des pièces, générez des documents, contrôlez les obligatoires.
Gérer les groupes
Créez des sessions collectives avec plusieurs participants.
Toutes les vues disponibles
Recherche et suivi
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Recherche de dossiers | Dossiers > Recherche | → Rechercher |
| Recherche de groupes | Dossiers > Groupes | → Groupes |
Commercial
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Liste d'attente | Dossiers > Commercial > Liste attente | → Suivi commercial |
| Relances | Dossiers > Commercial > Relances | → Suivi commercial |
| Devis | Dossiers > Commercial > Devis | → Devis |
| Journal Prest@ppli | Dossiers > Commercial > Prest@ppli | → Import |
| Importation de dossiers | Dossiers > Commercial > Import | → Import |
Contrôle qualité
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| En cours sans RDV | Dossiers > Contrôle > Sans RDV | → Contrôle |
| Dossiers incomplets | Dossiers > Contrôle > Incomplets | → Contrôle |
| Pièces manquantes | Dossiers > Contrôle > Pièces | → Contrôle |
| Hors délais | Dossiers > Contrôle > Hors délais | → Contrôle |
| Hors commande | Dossiers > Contrôle > Hors commande | → Contrôle |
| Historique communications | Dossiers > Contrôle > Historique | → Contrôle |
Questionnaires
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Envoi de questionnaires | Dossiers > Suivi > Envoi questionnaires | → Questionnaires |
| Statistiques questionnaires | Dossiers > Suivi > Stats questionnaires | → Questionnaires |
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