Dossiers 📁
Le module Dossiers est le cœur de téo : il permet de suivre chaque accompagnement, de la création jusqu'à la clôture.
Qu'est-ce qu'un dossier ?
Un dossier représente un accompagnement d'un bénéficiaire. Il contient :
- Les informations du bénéficiaire
- La prestation réalisée (bilan, formation, coaching...)
- Le conseiller référent
- Les séances planifiées et réalisées
- Les documents et pièces
- L'historique complet
Types de dossiers
| Type | Description |
|---|---|
| Dossier individuel | Un bénéficiaire, un accompagnement |
| Dossier groupe | Plusieurs bénéficiaires suivent la même formation/session |
Le cycle de vie d'un dossier
Les états d'un dossier
L'état d'un dossier évolue automatiquement selon les actions réalisées (validation de séances, facturation, règlements). Seuls quelques états peuvent être définis manuellement.
États automatiques
Ces états sont calculés automatiquement par téo. Vous n'avez pas à les modifier vous-même :
| État | Description | Déclencheur automatique |
|---|---|---|
| Prévisionnel | Dossier créé, pas encore démarré | Création du dossier (état initial) |
| Attente commande | En attente du bon de commande | Séances validées mais commande obligatoire non reçue |
| Non planifié | Dossier démarré mais sans RDV futur | Validation d'une séance hors parcours uniquement |
| En cours | Accompagnement actif | Validation d'une séance "dans le parcours" |
| Terminé | Accompagnement achevé | Validation d'une séance dont l'action est marquée "termine le dossier" |
| Abandonné | Sortie anticipée | Événement de prestation configuré comme abandon |
| Facturé | Toutes les factures émises | Émission des factures (hors acomptes) |
| Soldé | Toutes les factures réglées | Enregistrement de tous les règlements |
États manuels
Ces états sont les seuls que vous pouvez choisir manuellement dans le formulaire du dossier :
| État | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Sans suite | Annulé avant démarrage | Le bénéficiaire ne donne pas suite |
| Refusé | Refusé | Refus du prescripteur ou du financeur |
| Non facturable | Annulé sans facturation possible | Annulation après démarrage, non facturable |
| Suspendu | Temporairement interrompu | Interruption temporaire (maladie, congé...) |
Les états manuels (Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu) sont gelés : une fois définis, ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques. Pour relancer un dossier suspendu ou annulé, repassez-le manuellement en Prévisionnel.
- Prévisionnel → En cours : c'est la validation d'une séance "dans le parcours" — pas la simple planification. Les séances hors parcours ne déclenchent pas ce passage.
- En cours → Terminé : c'est la validation d'une séance dont l'action est configurée pour terminer le dossier (paramétrable par votre administrateur dans le déroulé de la prestation).
Accéder aux dossiers
- Cliquez sur Dossiers dans la barre de modules
- Le menu latéral propose :
- Recherche de dossiers
- Nouveau dossier
- Vues de suivi et contrôle
- Import
Fonctionnalités principales
Rechercher un dossier
Retrouvez rapidement un dossier par nom, numéro ou critères avancés.
Créer un dossier
Créez un nouveau dossier individuel ou rattachez un bénéficiaire à un groupe.
Suivre l'accompagnement
Consultez et validez les séances, suivez le temps réalisé.
Compléter l'activité flo
Remplissez le formulaire d'accompagnement dans flo.
Gérer les documents
Ajoutez des pièces, générez des documents, contrôlez les obligatoires.
Gérer les groupes
Créez des sessions collectives avec plusieurs participants.
Toutes les vues disponibles
Recherche et suivi
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Recherche de dossiers | Dossiers > Recherche | → Rechercher |
| Recherche de groupes | Dossiers > Groupes | → Groupes |
Commercial
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Liste d'attente | Dossiers > Commercial > Liste attente | → Suivi commercial |
| Relances | Dossiers > Commercial > Relances | → Suivi commercial |
| Devis | Dossiers > Commercial > Devis | → Devis |
| Journal Prest@ppli | Dossiers > Commercial > Prest@ppli | → Import |
| Importation de dossiers | Dossiers > Commercial > Import | → Import |
Contrôle qualité
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| En cours sans RDV | Dossiers > Contrôle > En cours sans RDV | → Contrôle |
| Dossiers incomplets | Dossiers > Contrôle > Incomplets | → Contrôle |
| Pièces manquantes | Dossiers > Contrôle > Pièces manquantes | → Contrôle |
| Hors délais | Dossiers > Contrôle > Hors délais | → Contrôle |
| Hors commande | Dossiers > Contrôle > Hors commande | → Contrôle |
| Historique communications | Dossiers > Contrôle > Historique | → Contrôle |
Questionnaires
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Envoi de questionnaires | Dossiers > Suivi > Envoi questionnaires | → Questionnaires |
| Statistiques questionnaires | Dossiers > Suivi > Stats questionnaires | → Questionnaires |
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